EDI (elektroniniai duomenų mainai) sprendimas leidžia perduoti duomenis iš sistemos į sistemą - taip mažinant rankinio duomenų įvedimo darbą ir klaidų tikimybę. Tipinis EDI pavyzdys: pirkėjas (prekybos tinklas) iš savo užsakymų valdymo sistemos siunčia elektroninį užsakymą, kuris patenka į tiekėjo sandėlio valdymo sistemą, o tuomet sukomplektavus prekes - išsiunčiama elektroninė sąskaita pirkėjui. Sklandu, mažiau darbo apskaitai, nereikia spausdinti popierinių dokumentų ir visi patenkinti!
Tačiau realybėje tiekėjai ne visada pilnai išnaudoja EDI paslaugą, o tai reiškia, kad patiriamos papildomos išlaidos ir švaistomas brangus laikas. Todėl dalinamės su jumis, ko reikėtų vengti, ką galima patobulinti, kad galėtumėte naudotis sprendimu patogiai, greitai ir be vargo.
Naudojatės tik EDI portalu, o ne integruota EDI paslauga
Prekių užsakymas ateina ne į verslo valdymo (buhalterinę, sandėlio valdymo) programą, bet į EDI portalą internete, kur tiekėjas jame sukuria elektroninę sąskaitą ir/arba važtaraštį. Nors portalu naudotis paprasta ir nereikia investicijų, tačiau jame tenka suvedinėti prekių kainas ir kitus duomenis rankomis - tai ypač nepatogu, kai skirtingos prekių kainos taikomos įvairiems pirkėjams. Taip pat didžiausias trūkumas - visus dokumentus reikia dubliuoti įmonės buhalterijoje. Todėl, jei turite verslo valdymo, buhalterinę ar sandėlio programą, rekomenduojame pasidaryti integraciją su EDI sistema, nes visus veiksmus galėsite atlikti vieną kartą ir visi duomenys (pvz, kainos, dokumento numeris) bus užpildyti automatiškai iš jūsų naudojamos sistemos.
Negaunate elektroninių užsakymų
Yra pirkėjų, kurie prašo savo tiekėjų pateikti elektronines sąskaitas, tačiau užsakymų tokiu būdu tiekėjams nesiunčia. Šiuo atveju pirkėjas jaučia visą skaitmenizavimo naudą, o tiekėjas ne.
Jei turite tokių pirkėjų, paprašykite jų siųsti ir el. užsakymus. Tuo tarpu, jei naudojatės integruota EDI paslauga, o užsakymus iš kai kurių pirkėjų gaunate el. paštu excel, txt ar kita forma - jums būtų patogiau, jei šie failai būtų konvertuojami į tikruosius EDI užsakymus ir visus duomenis gautumėte tiesiai į savo naudojamą sistemą.
Siunčiate sąskaitas el. paštu
Kai kurie tiekėjai nenaudoja EDI portalo, o sąskaitas siunčia el. paštu prikabindami excel, csv, txt ar xml failą, kurį EDI operatorius gali konvertuoti į pirkėjui reikiamą formatą. Jei jums EDI operatorius padeda konvertuoti sąskaitą į pirkėjo naudojamą formatą, tuomet labai svarbu nekeisti sutartos formos, nes netgi vieno langelio pakeitimas gali paversti failą neįskaitomu, neapdorojamu ir nenusiunčiamu pirkėjui. O tai reiškia, kad gali kilti visiems papildomo darbo ar patirti išlaidų.
Tad šiuo atveju rekomenduojama apsvarstyti apie EDI integracijos arba portalo naudojimą, nes išlaikyti sutartą failo struktūrą, ypač pildant rankomis, dažnai sudėtinga ir tai sukelia daug problemų visoms pusėms.
Išrašote sąskaitas skirtingose sistemose
Būna atvejų, kai išrašius elektroninę sąskaitą EDI portale, buhalterinėje programoje sukuriama dar ir atskira sąskaita-faktūra tai pačiai prekių siuntai, kuri keliauja su popierine sąskaita, o jos duomenys siunčiami į VMI. Dėl skirtingų sistemų algoritmų atsiranda apvalinimų skirtumai, todėl gali skirtis sumos, o tai gali sukelti problemas tiek vidinėje apskaitoje, tiek bendraujant su partneriais ir VMI. Tokiu atveju, geriausia naudoti vieną ERP (verslo valdymo) sistemą - tai yra integruotą EDI sprendimą, o jei neišeina - tuomet užtikrinti, kad būtų naudojama ta pati skaičiavimo logika visose sistemose.
Naudojate nesuderintus prekybos taškų ir prekių asortimento kodus
Naudojantis integruotu EDI sprendimu ypač svarbu, kad tiek pirkėjo, tiek tiekėjo sistemos tinkamai „susikalbėtų“. Kai pirkėjas siunčia prekių užsakymą, tiekėjo sistema turi suprasti, kokių ir kiek prekių bei kur ir kada jas reikia atvežti, t.y. prekės ir pristatymo vietos turi suderintus kodus tarp pirkėjo ir tiekėjo. Tačiau, kai šie kodai nėra suderinti - iškyla problemos, pvz.: pirkėjas užsako prekes, kurių tiekėjo sistemoje jau nebėra, arba tos prekės pas pirkėją ir tiekėją įvestos skirtingais kodais. Analogiška situacija kyla ir su skirtingais pristatymo vietų kodais.
Jei neturite suderintų kodų su savo partneriais, EDI operatorius gali pakeisti kodus, tačiau tam jums reikia užpildyti kodų atitikmenų lenteles, jas įkelti į EDI sistemą ir svarbiausia - reguliariai jas atnaujinti. Mažiausia klaidų ir problemų tikimybė yra tada, kai yra naudojami vienodi (ir standartizuoti) kodai abiejose verslo partnerių sistemose, o jei to neįmanoma turėti - tik tuomet reikėtų taikyti perkodavimą. Tačiau tam turi būti vykdomas reguliarus asortimento pokyčių duomenų apsikeitimas.
Neperduodate informacijos apie naujus partnerius ir pristatymo taškus
Kiekvieno tiekėjo pirkėjai kartas nuo karto keičiasi - atsiranda nauji arba jie uždaro esamas ar atidaro naujas parduotuves ir prekybos taškus. Tokiu atveju, visada reikia pranešti apie tai EDI operatoriui, nes kitu atveju - užsakymo tiesiog negausite.
Dėl saugumo dokumentai yra siunčiami tik tarp tų partnerių ir taškų, kurie turi susitarimą tai daryti. Todėl svarbu, kad informuotumėte iš anksto EDI operatorių apie naujus pristatymo taškus - tai padės išvengti negautų dokumentų ir susijusių nuostolių, pvz. baudų už nepristatytas prekes.
Neinformuojate apie pokyčius įmonės infrastruktūroje
Kiekvienos įmonės IT ūkyje vyksta pasikeitimai - verslo valdymo ar buhalterinės sistemos keitimas, serverio atnaujinimas ar keitimas, migravimas į kitą infrastruktūrą ir panašiai. Tokiu atveju, visada informuokite iš anksto EDI operatorių apie tai, nes visi šie pokyčiai nėra savaime atspindimi EDI sistemoje. O atsiradus nesklandumams dėl to, tenka papildomai mokėti už skubų tvarkymą, duomenų atkūrimą ar gresia nuostoliai dėl negautų ir išsiųstų dokumentų, nepristatytų prekių ir pan.
