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Transport

Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung bei MSC Belgien

MSC, die Mediterranean Shipping Company, ist der unangefochtene Weltmarktführer im Containerumschlag und in der Containerschifffahrt. MSC ist bekannt für sein unübertroffenes Fachwissen und seine Fähigkeiten und verbindet mit seinen umfassenden Transport- und Logistiklösungen nahtlos Gemeinden, Kunden und internationale Geschäftspartner weltweit. MSC ist bestrebt, dauerhafte Partnerschaften mit Kunden aller Größenordnungen aufzubauen und verfügt über ein ausgedehntes Netz von über 500 Niederlassungen. Diese weitreichende Präsenz gewährleistet einen wahrhaft globalen Service mit lokalem Bezug, da MSC bestrebt ist, maßgeschneiderte Lösungen und persönliche Unterstützung für seine geschätzte Kundschaft zu bieten.

Die Herausforderung

MSC Belgium NV stand aufgrund des hohen Containeraufkommens, das zu einer großen Anzahl von Rechnungen (ca. 550.000 pro Jahr) und umfangreichem Papierkram führte, vor großen Herausforderungen. Die manuelle Bearbeitung der Rechnungen war zeitaufwändig und fehleranfällig. Außerdem führte die Notwendigkeit, physische Dokumente zu verwalten und zu lagern, zu logistischen Schwierigkeiten und zusätzlichen Kosten. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, erkannte MSC Belgium NV, wie wichtig es ist, die Arbeitsabläufe bei der Rechnungsbearbeitung zu digitalisieren, um die Effizienz und den Kundenservice zu verbessern.

Die Lösung

Unifiedpost Group bot MSC Belgium NV eine umfassende Digitalisierungslösung an, um ihre Herausforderungen zu bewältigen. Als Pionier bei der Einführung fortschrittlicher Praktiken hat MSC Belgium NV für den Versand von Rechnungen zusätzlich zum PDF-Format auch XML eingesetzt. Durch die Einführung moderner Technologien konnte MSC Belgium NV seine Arbeitsabläufe bei der Rechnungsbearbeitung optimieren und sich auf den Weg der digitalen Transformation begeben.

Im Rahmen der Lösung erhielten die Kunden von MSC Belgium NV über das Portal UP Presentment bequemen Zugang zu ihren Rechnungen. Darüber hinaus entschied sich MSC Belgium NV für die Implementierung der E-Archiv-Lösung von Unifiedpost Group, die die Digitalisierung ihrer Papierdokumente und Rechnungen ermöglicht. Dieser umfassende Ansatz gewährleistet, dass MSC Belgium NV seine elektronischen Dokumente sicher und effizient speichern, verwalten und abrufen kann.

Durch die Kombination von elektronischer Rechnungsstellung(e-invoicing), fortschrittlichen Datenformaten wie XML und der e-archive-Lösung erzielte MSC Belgium NV erhebliche Verbesserungen bei Effizienz, Kosteneinsparungen und Kundenzufriedenheit. Die Kunden hatten die Möglichkeit, über das Portal Unifiedpost Group auf die Rechnungen zuzugreifen oder sie über vertrauenswürdige Netzwerke wie Peppolzu übermitteln, was eine nahtlose Kommunikation und den Austausch von Dokumenten gewährleistet.

"Durch die Umstellung auf die digitale Transformation und die Einführung der umfassenden Digitalisierungslösung von Unifiedpost Group konnte MSC erhebliche Kosteneinsparungen, eine verbesserte Effizienz und eine höhere Kundenzufriedenheit erzielen. Unsere Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung und die elektronische Dokumentenablage führte zu erheblichen Papiereinsparungen und machte den Bedarf an gemieteten Lagerräumen überflüssig. Durch diese Zusammenarbeit haben wir unsere Abläufe gestrafft, die Kosten gesenkt und einen wirklich globalen Service mit lokalem Bezug angeboten." - Patrick van Dessel, Finanzvorstand von MSC Belgien

Die Vorteile

MSC Belgium NV hat durch die Einführung unserer Digitalisierungslösung zahlreiche Vorteile erfahren.

Erstens konnten durch die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung die Kosten für den Papierverbrauch und die Aufbewahrung von Dokumenten erheblich gesenkt werden. Das Unternehmen brauchte keine großen Mengen an Rechnungen mehr zu drucken und sparte so jedes Jahr kilometerweise Papier. Außerdem benötigte MSC Belgium NV keine angemieteten Firmenhallen mehr für die Lagerung eingehender Dokumente, was zu erheblichen Einsparungen bei den Gebäudekosten führte.

Außerdem brachten die Digitalisierungsbemühungen den Kunden von MSC Belgium NV einen Mehrwert. Die Verfügbarkeit von Rechnungen in elektronischem Format über das Portal oder vertrauenswürdige Wettbewerber verbesserte den Komfort und die Zugänglichkeit für Kunden. MSC Belgium NV erreichte eine höhere Effizienz und Genauigkeit bei der Rechnungsverarbeitung, was zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit und rationalisierten Abläufen führte. Im Durchschnitt versendet das Unternehmen rund 46.000 Rechnungen pro Monat, was das Ausmaß der erzielten Vorteile verdeutlicht.

Die wichtigsten Zahlen

  • Einsparungen bei den Gebäudekosten durch den Wegfall von gemieteten Firmenhallen
  • Monatliches Rechnungsvolumen: 46.000 Rechnungen

Schlussfolgerung

MSC Belgium NV, das weltweit führende Unternehmen im Bereich Containerumschlag und -verschiffung, sah sich mit einem hohen Rechnungs- und Papieraufkommen konfrontiert. Unifiedpost Group bot eine umfassende Digitalisierungslösung, einschließlich elektronischer Rechnungsstellung und Dokumentenablage. Die Lösung führte zu erheblichen Kosteneinsparungen, verbesserter Effizienz und höherer Kundenzufriedenheit. MSC Belgium NV versendet nun mehr als 40.000 monatliche Rechnungen digital, spart dadurch jährlich kilometerweise Papier und macht die Anmietung von Lagerräumen überflüssig. Durch die Zusammenarbeit zwischen MSC Belgium NV und Unifiedpost Group wurden die Betriebsabläufe erfolgreich rationalisiert und die digitale Transformation vorangetrieben.