Peppol ist ein sicheres, internationales Netzwerk, das es Unternehmen ermöglicht, Dokumente und Daten mit allen anderen registrierten Mitgliedern des Netzwerks auszutauschen.
Wofür steht die Abkürzung Peppol ?
Peppol steht für Pan-European Public Procurement Online (Paneuropäisches Öffentliches Beschaffungswesen Online). Peppol begann als Projekt für das Programm für Wettbewerbsfähigkeit und Innovation der Europäischen Union, das von Mai 2008 bis August 2012 lief.
Das Projekt wurde entwickelt, um Probleme bei der elektronischen Vergabe öffentlicher Aufträge zu lösen und den europäischen Regierungen den Handel zu erleichtern. Letztendlich war das Ziel, grenzüberschreitende, elektronisch unterstützte Beschaffungsverfahren für europäische Länder zu standardisieren.
Nach dem Abschluss des erfolgreichen Projekts wurde in Belgien die OpenPeppol Association gegründet, um die Arbeit fortzusetzen. Die OpenPeppol Association ist eine gemeinnützige Organisation, die sich sowohl aus Mitgliedern des öffentlichen Sektors als auch aus Privatpersonen zusammensetzt.
Peppol Einhaltung der Vorschriften: Warum nutzen Unternehmen Peppol?
Unternehmen bevorzugen Peppol , weil es eine einfache und sichere Möglichkeit ist, elektronische Transaktionen wie elektronische Rechnungen und Beschaffungsdokumente abzuwickeln.
Die elektronische Rechnungsstellung setzt sich immer mehr durch, weil sie die Geschäftsprozesse vereinfacht, sicherer macht und vor allem Zeit und Kosten spart. Darüber hinaus führen Regierungen auf der ganzen Welt E-Invoicing-Mandate ein, um die Steuergesetze besser überwachen und durchsetzen zu können und die Mehrwertsteuer von den Unternehmen einzuziehen.
Seit dem 18. April 2020 sind alle Organisationen des öffentlichen Sektors in der EU gesetzlich verpflichtet, Peppol-Rechnungen zu erhalten. Die Theorie hinter dieser Entscheidung ist, dass sie es für Unternehmen einfacher macht, in ganz Europa zu handeln, ohne sich mit verschiedenen nationalen Standards auseinandersetzen zu müssen.
Peppol ist ein offenes Netz und interoperabel, d. h., es ermöglicht die reibungslose Kommunikation zwischen verschiedenen Geräten und Systemen, ohne dass der Nutzer etwas dafür tun muss. Jeder, der registriert ist, kann es nutzen. So müssen beispielsweise Regierungen kein eigenes System einrichten, sondern können das Peppol-Netz landesweit nutzen.
Darüber hinaus setzen sich einige öffentliche Einrichtungen wie der britische National Health Service (NHS) für die Nutzung des Netzes ein. In den letzten Jahren hat der NHS seine Lieferkette auf die Verwendung von Peppol-Standards umgestellt. Es wurde angekündigt, dass ab dem 1. Oktober 2019 der gesamte elektronische Datenaustausch (der Austausch von Geschäftsdokumenten von Computer zu Computer in einem standardisierten elektronischen Format, bekannt als EDI) über das Peppol-Netzwerk erfolgen soll.
Wer kann Peppol verwenden?
Derzeit gibt es OpenPeppol-Mitglieder in 38 Ländern, und die Unternehmen in diesen Ländern können vom einfachen grenzüberschreitenden Austausch von Dokumenten profitieren.
In Europa sind unter anderem Deutschland, Frankreich, das Vereinigte Königreich, Spanien, Schweden und Italien Teil des Netzes. Außerhalb Europas haben auch Länder wie Singapur, Australien und Neuseeland das Netz für den Austausch elektronischer Rechnungen genutzt.
Wie funktioniert Peppol ?
Erstens müssen Unternehmen, die die Dienste von Peppol in Anspruch nehmen wollen, mit einem Anbieter zusammenarbeiten, der über einen zertifizierten Zugangspunkt verfügt, wie z. B. Unifiedpost Group.
Sobald dies eingerichtet ist, kann der Lieferant elektronische Rechnungen und andere elektronische Dokumenttypen an den Access Point senden, der dann das Dokument validiert, um sicherzustellen, dass es über das Netz Peppol gesendet werden kann. Nach Abschluss dieser Prüfung wird nach der Peppol ID des Empfängers gesucht, und das Dokument wird an den Access Point des Käufers gesendet, der es dann validiert und in seinem Kreditorenbuchhaltungssystem verarbeitet.
Die Rechnung des Lieferanten wird automatisch in das System des Käufers eingegeben, was Zeit spart, da die manuelle Dateneingabe und Prüfung entfällt.
Was ist ein PEPPOL-Zugangspunkt?
Ein Peppol Access Point ist eine von einem Unternehmen zur Verfügung gestellte Software, die es anderen Unternehmen ermöglicht, sich mit dem Peppol-Netzwerk zu verbinden und Dokumente gemäß den spezifischen Regeln und Standards auszutauschen.
Bei dem 4-Ecken-Modell von Peppol geht es im Wesentlichen darum, dezentralisiert und flexibel zu sein:
Die Vorteile von Peppol
- Prozessautomatisierung: Peppol erhöht die Automatisierung von Prozessen von der Bestellung bis zur Zahlung, wodurch die Notwendigkeit der E-Mail-Übertragung entfällt, was die Gesamteffizienz steigert.
- Schnelle und kosteneffiziente Implementierung: Peppol bietet eine schnelle und effiziente Möglichkeit zur Einführung der elektronischen Rechnungsstellung, ohne dass ein großes Budget benötigt wird.
- Geringere Marktfragmentierung: Durch die Standardisierung des Übertragungskanals minimiert Peppol die Marktfragmentierung und gewährleistet einen einheitlichen Ansatz für die elektronische Rechnungsstellung.
- Breiter Anwendungsbereich (B2G, B2B, B2C): Peppol ist so konzipiert, dass es vielseitig einsetzbar ist und die elektronische Rechnungsstellung nicht nur für Business-to-Government (B2G), sondern auch für Business-to-Business (B2B) und Business-to-Consumer (B2C) Transaktionen ermöglicht.
- Offenheit und Interoperabilität: Peppol fördert die Offenheit und Interoperabilität, insbesondere die grenzüberschreitende Interoperabilität, ohne die Notwendigkeit nationaler Customisation Implementations (CIUS).
Die Wahl des richtigen Anbieters
Es ist wichtig, einen E-Invoicing-Anbieter zu wählen, der sich mit Peppol und anderen lokalen Netzen verbinden kann.
Unter Unifiedpost Group sind wir ein zertifizierter Peppol Access Point-Anbieter und in über 60 Ländern steuerlich konform. Unsere Lösung für die elektronische Rechnungsstellung ist mit zahlreichen B2B- und länderspezifischen Regierungsnetzwerken kompatibel.
Mit unseren Diensten können Unternehmen auf einfache Weise elektronische Rechnungen in einem für sie geeigneten Format erstellen, und unsere Lösung wird ihre Dokumente und Daten mit dem Empfänger (Netzwerk, Unternehmen oder Einzelperson) austauschen.
Stanislava verfügt über einen umfangreichen Hintergrund in den Bereichen Buchhaltung und Finanzen, der sie 2020 zu einer Rolle in der elektronischen Rechnungsstellung und Steuereinhaltung bei Unifiedpost Group führte. Sie hat Industriemanagement studiert, was ihr ein umfassendes Verständnis von Finanz-, Management- und Ingenieurwissenschaften und -prozessen vermittelt hat. Stanislava spricht vier Sprachen fließend und hat Erfahrung in der Zusammenarbeit mit vielen internationalen Unternehmen auf der ganzen Welt.
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