Verpflichtende elektronische Rechnungen in Estland. Wie wird sich dies auf litauische Unternehmen auswirken?

Estland bereitet sich auf bedeutende Veränderungen vor: Ab dem 1. Juli 2025 müssen alle B2B-Rechnungen zwischen estnischen Unternehmen elektronisch (gemäß EN16631) übermittelt werden, wenn der Empfänger dies verlangt. Darüber hinaus arbeitet die Regierung an neuen Rechtsvorschriften, nach denen ab 2027 der Versand und Empfang elektronischer Rechnungen für alle Mehrwertsteuerzahler obligatorisch sein soll.

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Elektronische B2B-Rechnungen in Estland. Was wird sich ändern?

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Elektronische Rechnungen zwischen Unternehmen und Behörden (Business-to-Government, B2G) sind in Estland seit dem 1. Juli 2019 Pflicht. Die neue Anforderung ab dem 1. Juli 2025 wird jedoch auch B2B-Rechnungen umfassen. Das bedeutet, dass estnische Unternehmen von ihren Partnern verlangen können, dass sie ihnen nur noch elektronische Rechnungen schicken, die der EN16931 entsprechen - der europäischen Norm für elektronische Rechnungen. Die Regierung hat angekündigt, dass bis 2027 alle Unternehmen verpflichtet sein werden, nur noch elektronische Rechnungen auszutauschen. Der Entwurf sieht eine vollständige Verpflichtung zur elektronischen Rechnung für B2B- und B2G-Segmente der Steuerzahler vor. 

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Diese Änderungen werden den Unternehmen Vorteile bringen:

• Die standardisierte Übermittlung von Dokumenten wird den Verwaltungsaufwand verringern.
• Die elektronischen Rechnungen werden automatisch verarbeitet, so dass Fehler durch manuelle Dateneingabe vermieden werden.
• Finanzkontrolle und Steuerverwaltung werden sich verbessern.

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Neue Anforderungen für elektronische Rechnungen in den Nachbarländern

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‍Estlandist nicht das einzige Land, in dem Unternehmen mit neuen Anforderungen für elektronische Rechnungen konfrontiert werden. Auch in den Nachbarländern finden bedeutende Veränderungen statt:

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• Lettland. Seit Januar dieses Jahres müssen alle Transaktionen mit öffentlichen Einrichtungen in Lettland über elektronische Rechnungen (gemäß EN16931) abgewickelt werden, die über das System "e-adrese" übermittelt werden. Bis 2026 werden alle lettischen Unternehmen verpflichtet sein, elektronische Rechnungen auszutauschen, wenn sie Waren und Dienstleistungen an andere Unternehmen liefern.

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• Polen. Ab 2026 wird Polen schrittweise die elektronische Rechnungsstellung sowohl für B2G- als auch für B2B-Transaktionen verpflichtend einführen, je nach Umsatz und Rechnungsbetrag des Unternehmens.

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Darüber hinaus zielt die Richtlinie ViDA (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter) der Europäischen Kommission darauf ab, die gesamte EU auf digitale Lösungen wie elektronische B2B-Rechnungen für eine effizientere Mehrwertsteuererhebung umzustellen. Die Richtlinie sieht eine schrittweise Einführung des Austauschs elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen bei grenzüberschreitenden Transaktionen in der EU vor, was auch für die elektronische Rechnungsstellung im Inland ein Anreiz wäre.

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‍Wiewird sich dies auf die litauischen Unternehmen auswirken?

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LitauischeUnternehmen werden nicht verpflichtet sein, elektronische B2B-Rechnungen an estnische Unternehmen zu senden. Wenn jedoch ein Partner dies verlangt, müssen sie sich an diese Erwartungen anpassen. Dies kann eine Aktualisierung der Buchhaltungssysteme und die Einführung von Lösungen, die die elektronische Rechnungsstellung erleichtern, erforderlich machen. Daher wird Unternehmen, die mit ausländischen Partnern Handel treiben, empfohlen, im Voraus Lösungen vorzubereiten, die einen reibungslosen Austausch von elektronischen Rechnungen gewährleisten:

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• Anforderungen an Partner. Unternehmen, die mit Partnern in Lettland oder anderen Ländern zusammenarbeiten, erhalten möglicherweise Anfragen für elektronische Rechnungen. Diese Märkte haben bereits effizientere Verfahren eingeführt, so dass PDF-Rechnungen unerwünscht sind. Infolgedessen müssen die Unternehmen möglicherweise ihre Buchhaltungssysteme aktualisieren, um die Anforderungen ihrer Kunden zu erfüllen. Ähnliche Trends sind auf den skandinavischen Märkten zu beobachten.

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• Regulatorische Änderungen. Die litauische Regierung könnte Initiativen in Betracht ziehen, um elektronische Rechnungen zu fördern oder vorzuschreiben, die sich an den erfolgreichen Erfahrungen der Nachbarländer orientieren. Dies würde zu mehr Transparenz und einer effizienteren Mehrwertsteuererhebung führen. Darüber hinaus sieht die ViDA-Richtlinie der EU die schrittweise Integration elektronischer Rechnungen in grenzüberschreitende Transaktionen vor, so dass ihre Verwendung zu einem unvermeidlichen Bestandteil der Geschäftsabläufe wird.

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‍Wiebereitet man sich auf die Änderungen bei elektronischen Rechnungen vor?

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Umwettbewerbsfähig zu bleiben und die Erwartungen der Partner zu erfüllen, sollten litauische Unternehmen in digitale Lösungen investieren. Dies wird einen reibungslosen Übergang zu den Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung gewährleisten und den Verwaltungsaufwand verringern.Mit den richtigen Tools können Unternehmen einen nahtlosen Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung sicherstellen:

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• Für kleine und mittlere Unternehmen ist das Banqup den Versand elektronischer Rechnungen über Peppol (europäisches Netz für elektronische Rechnungen), SABIS (litauisches B2G-System für elektronische Rechnungen), "e-adrese" (lettisches B2G-System für elektronische Rechnungen) und das estnische Rechnungsaustauschnetz. In Zukunft wird Banqup das polnische KsEF-System unterstützen, wenn Peppol nicht anwendbar ist. Die Plattform generiert auch elektronische Rechnungen nach europäischem StandardXMLUBL), die einfach per E-Mail verschickt werden können.

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• Für große Unternehmen, die den Rechnungsversand und -empfang automatisieren möchten, stehen fortschrittlichere technische Lösungen zur Verfügung:

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1. ‍Euroconnector. Ein API-gesteuertes Datenaustausch-Tool, das vom litauischen Ministerium für Wirtschaft und Innovation initiiert wurde und für den Versand von Rechnungen über das Peppol konzipiert ist. Durch die Integration von Buchhaltungssystemen mit Euroconnector können Unternehmen nicht nur elektronische Rechnungen versenden, ihren Status verfolgen und Nachrichten austauschen, sondern auch automatisch elektronische Rechnungen von Geschäftspartnern empfangen.
2. Unifiedpost bietet integrierte Lösungen für die Rechnungsstellung sowohl für Peppol als auch für lokale E-Invoice-Plattformen, die die korrekte Erstellung von E-Invoices und die Umwandlung in Dateien nach europäischem Standard gewährleisten.

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‍Die in Estland und anderen Ländern eingeführte Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im B2G- und B2B-Bereich ist nicht nur ein wichtiger Schritt für die lokalen Märkte, sondern hat auch direkte Auswirkungen auf litauische Unternehmen. Wenn Ihr Unternehmen mit ausländischen Partnern in Märkten arbeitet, in denen die elektronische Rechnungsstellung obligatorisch wird, ist jetzt der beste Zeitpunkt, sich auf diese Änderungen vorzubereiten. Dies wird Ihnen nicht nur helfen, die Vorschriften einzuhalten, sondern auch Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und Zeit und Kosten zu sparen.