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Buchhaltung

Die Transformation von Count-e mit Digitalisierung und Zahlungsoptimierung

Count-e, die Buchhaltungssoftware von Linkmanage mit Sitz in Leuven, verfügt über 25 Jahre Erfahrung im Schulsektor und ist Experte für die Finanzverwaltung von Bildungseinrichtungen. Die Buchhaltungssoftware des Unternehmens wird von mehr als 80 % der flämischen Schulen mit freien Zuschüssen genutzt. Count-e setzt sich für die Vereinfachung von Finanzprozessen ein, damit sich die Schulen auf ihre Hauptaufgabe konzentrieren können: die Bereitstellung von qualitativ hochwertiger Bildung. Ihre fortschrittlichen Softwarelösungen bieten eine Reihe von Anwendungen, die alle in einer leistungsstarken Datenbank zentralisiert sind.

Die Herausforderung

Viele Schulen sahen sich mit erheblichen Herausforderungen bei den Verwaltungsaufgaben konfrontiert. Die Bearbeitung von Rechnungen war ein besonders problematischer Bereich, in dem Papierrechnungen manuell bearbeitet und eingegeben werden mussten, eine zeitaufwändige und fehleranfällige Aufgabe. Darüber hinaus gab es Probleme bei der Zahlungsoptimierung, wo die Zahlungen der Eltern für Schulkonten oft zu Verwirrung und Fehlern, wie z. B. doppelten Zahlungen, führten. Ein weiteres großes Problem war die Abschaffung des Bargelds in der Schule, da die Kinder oft Bargeld mit sich führen mussten, um Schulsachen zu kaufen, was zu Sicherheits- und Verwaltungsproblemen führte.

Die Lösung

Unifiedpost Group hat Count-e die technologischen Instrumente zur Bewältigung dieser Herausforderungen zur Verfügung gestellt. Zu den Lösungen, die auf die Bedürfnisse der Schulen zugeschnitten sind, gehören digitale Rechnungen, elektronische Schulrechnungen mit einer Zahlungstaste und ein bargeldloses System, mit dem Kinder ihre Schulkarten digital aufladen können.

Mit diesen Lösungen können die Schulen ihre Rechnungsbearbeitung vollständig digitalisieren, so dass die manuelle Bearbeitung und Erfassung der Vergangenheit angehört. Die elektronischen Schulrechnungen, die den Eltern per E-Mail zugesandt werden, sind mit einer Zahlungstaste versehen. Dieses System stellt sicher, dass Zahlungen nur einmal pro Rechnung getätigt werden können, wodurch das Risiko von Doppelzahlungen und die damit verbundenen Verwirrungen und Probleme vermieden werden.

Das bargeldlose System ist eine weitere wichtige Innovation. Die Kinder können ihre Schulkarten digital aufladen, so dass sie kein Bargeld mehr mit in die Schule bringen müssen. Dieses System macht den gesamten Prozess des Kaufs von Schulmaterial sicherer und effizienter, und die Schulen müssen kein Bargeld mehr verwalten.

"Seit 25 Jahren unterstützen wir Schulen bei ihren Finanzprozessen mit unserer Software Count-e. Auch in den Schulen gibt es einen großen Bedarf und ein großes Interesse an der Digitalisierung, aber die Ressourcen sind manchmal begrenzt. Durch das Eingehen strategischer Partnerschaften wollen wir auf Digitalisierung und Professionalisierung setzen, aber zu einem erschwinglichen Preis. Durch die Partnerschaft mit Unifiedpost Group ermöglichen wir Schulen und Schulträgern den Zugang zu Technologien, die für sie sonst unerschwinglich sind. Das ist eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten." - Dirk Fannes, CEO von Count-e

Die Vorteile

Die Zusammenarbeit zwischen Count-e und Unifiedpost Group hat bereits mehrere Vorteile mit sich gebracht:

  • Digitalisierung: Die Schulen konnten ihre Rechnungsverarbeitung rationalisieren und automatisieren, was zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen geführt hat. Die Abschaffung der manuellen Verarbeitung hat das Fehlerrisiko verringert und die Effizienz des Rechnungsprozesses verbessert.
  • Optimierung der Zahlungen: Die Einführung elektronischer Schulrechnungen mit einem Zahlungsbutton hat das Risiko von Doppelzahlungen und Verwirrung bei den Eltern beseitigt. Dies macht den Zahlungsprozess für alle Beteiligten viel effizienter und bequemer.
  • Bargeldloses System: Das digitale Abrechnungssystem für Schulkarten hat Bargeldtransaktionen in der Schule vollständig überflüssig gemacht, was die Sicherheit und Effizienz erheblich verbessert hat. Darüber hinaus hat dieses System die Notwendigkeit beseitigt, Bargeld in der Schule zu verwalten, was den Verwaltungsaufwand erheblich verringert hat.

Schlussfolgerung

Dank der Zusammenarbeit zwischen Count-e und Unifiedpost Group können die Schulen ihre Verwaltungsaufgaben jetzt viel effizienter erledigen. Außerdem konnten sie ein sichereres Umfeld für ihre Schüler schaffen. Durch diese wichtigen Schritte in Richtung Zukunft sind diese Schulen nun besser für die Herausforderungen des 21. Jahrhunderts gerüstet.