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E-Invoicing

Was ist die elektronische Rechnungsstellung?

27. November 2023
9:00 Uhr

Die elektronische Rechnungsstellung (oder E-Invoicing) wird bei Unternehmen aller Größenordnungen weltweit immer beliebter. Auch wenn die elektronische Rechnungsstellung in den letzten Jahren rasant zugenommen hat, profitieren viele Unternehmen schon seit über 30 Jahren von der elektronischen Rechnungsstellung. Doch was genau bedeutet die elektronische Rechnungsstellung und warum stellen so viele Unternehmen um?

Was ist elektronische Rechnungsstellung? Definition der elektronischen Rechnungsstellung

E-Invoicing, kurz für elektronische Rechnungsstellung, ist ein digitalisierter Ansatz für den gesamten Rechnungsstellungsprozess. Von der Erstellung der Rechnung über den Austausch und die Verarbeitung bis hin zur Archivierung. Jeder Schritt des Rechnungsprozesses wird digitalisiert, was es sowohl für Lieferanten als auch für Käufer einfacher macht, ihre Rechnungsprozesse zu beschleunigen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung spart Papier und macht die manuelle Bearbeitung überflüssig, da der Prozess vollständig digital ist.

Mit einem E-Invoicing-Tool wird eine elektronische Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format erstellt. Das Format der elektronischen Rechnung kann zwischen vielen verschiedenen Standards variieren - von XML über EDITFACT bis hin zu CSV. Der Grund für die Verwendung strukturierter Formate? Damit die Rechnung leicht ausgetauscht und dann in ERP- und Buchhaltungssystemen verarbeitet werden kann. Alle Prozesse sollen den Teams der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung die Arbeit erleichtern.

Was E-Invoicing nicht ist

Es kann leicht passieren, dass man denkt, dass es sich bei der elektronischen Rechnungsstellung um eine beliebige Rechnung handelt, die elektronisch versandt wird, z. B. eine Rechnung, die als PDF-Datei versandt wird, was jedoch nicht der Fall ist.

Im Beispiel der PDF-Datei handelt es sich um unstrukturierte Rechnungsdaten und nicht um eine elektronische Rechnung, da der Empfänger die PDF-Datei in der Regel nicht automatisch verarbeiten und der Absender die Datei nicht vollständig verfolgen kann.

Papierrechnungen oder OCR-gescannte Papierrechnungen zum Beispiel wurden nicht mit strukturierten Daten erstellt. Einige führende E-Invoicing-Anbieter können jedoch sowohl mit strukturierten als auch mit unstrukturierten Daten arbeiten und sie in elektronische Rechnungen umwandeln.

Dieses Format ermöglicht die automatische Verarbeitung der Rechnung von einem Unternehmen zum anderen ohne manuelle Kontrollen.

Was sind die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung?

Die elektronische Rechnungsstellung ist ebenso wie die herkömmliche Rechnungsstellung ein wichtiger Bestandteil jeder Käufer- und Lieferantenbeziehung. Sie stellt einen modernen Ansatz für die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung dar, um von der Prozessautomatisierung zu profitieren und Maßnahmen umzusetzen, die die Gesamteffizienz steigern und viele Kosteneinsparungen ermöglichen.

Die Vorteile sind aber noch nicht alles:

  • Vereinfachung der Verfahren und Zeitersparnis - Während herkömmliche Rechnungsstellungsprozesse stark papierbasiert, manuell, zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler sind, vereinfacht die elektronische Rechnungsstellung das Verfahren und spart viel Zeit. Diese Rationalisierung des Prozesses ist für die Unternehmen wertvoll, da sie dadurch Kosten einsparen können. Nach Angaben desIOFM(Institute of Finance & Management) können die Kosten für die Bearbeitung von Rechnungen zwischen 1 und 21 Dollar liegen.
  • Vollständige Transparenz - Führende E-Invoicing-Anbieter sind in der Lage nachzuvollziehen, wann eine Rechnung versandt, empfangen, geöffnet, angesehen und sogar bezahlt wurde. Die Bedeutung dieser Funktion sollte bei der Auswahl eines Anbieters nicht unterschätzt werden, da sie den Unternehmen einen 360°-Blick auf ihren Prozess ermöglicht.
  • Schnellere Zahlungen - Die elektronische Rechnungsstellung erfolgt automatisch, präzise und sofort, ohne dass physische Ausdrucke und Postsendungen erforderlich sind. Da weniger Schritte notwendig sind und weniger Daten eingegeben werden müssen, können Unternehmen von schnelleren und genaueren Zahlungszyklen profitieren. Außerdem können Sie mit bestimmten E-Invoicing-Tools eine digitale Zahlungstaste zu Ihrer Rechnung hinzufügen, was die Zahlung für den Empfänger noch einfacher macht.
  • Sinnvolle Arbeit - Für die Mitarbeiter passieren deutlich weniger Fehler, und sie kommen in den Genuss einer innovativen Arbeitsweise, bei der sie keine Daten eingeben und Finanzdokumente abgleichen müssen - alles geschieht über einen Weg, statt über einzelne Schritte.
  • Verbesserte Sicherheit - Verschlüsselte Dateiübertragungen und sichere Netzwerke machen den elektronischen Rechnungsstellungsprozess im Vergleich zu seinem manuellen Pendant sicherer.

Hier finden Sie noch mehr Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung für kleine und große Unternehmen.

Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung?

Die elektronische Rechnungsstellung mag kompliziert klingen, aber sie ist eigentlich ganz einfach zu handhaben. Diese Einfachheit bedeutet, dass Unternehmen jeder Form und Größe die elektronische Rechnungsstellung nutzen und davon profitieren können.

Wie man eine elektronische Rechnung erstellt

Um Ihre elektronische Rechnung zu erstellen, verwenden Sie zunächst Tools wie Ihr ERP-System oder eine spezielle Software für die elektronische Rechnungsstellung. Führende E-Invoicing-Software ist extrem einfach zu bedienen. Sie müssen lediglich einige Rechnungsfelder ausfüllen, die je nach E-Invoicing-Anbieter oft schon vorausgefüllt sind.

Wie man eine elektronische Rechnung versendet

Elektronische Rechnungen werden im Allgemeinen auf zwei verschiedene Arten übermittelt. Der erste Weg ist eine Punkt-zu-Punkt-Verbindung zwischen dem Sender und dem Empfänger, um die Dokumente auszutauschen - oft bekannt als elektronischer Datenaustausch (EDI).

Zweitens, und in letzter Zeit immer beliebter, ist ein Netzwerkmodell wie Unifiedpost Group's Crossnet. Crossnet verbindet mehrere Käufer und Verkäufer und ermöglicht die Konvertierung und den Austausch verschiedener e-Invoicing-Formate. Unserer Ansicht nach ist dies der einzige Weg in die Zukunft für die moderne Netzwerkwirtschaft.

Bei beiden Lösungen müssen Sie nur drei Dinge tun, um Ihre Rechnung an den Empfänger zu senden.

  1. Empfängeradresse - Wie bei einer Papierrechnung benötigen Sie auch für den Versand einer elektronischen Rechnung die Adresse des Empfängers. Bei elektronischen Rechnungen verwenden Sie in der Regel eine Kennung wie eine Mehrwertsteuernummer oder eine GLN. Einige Netze, wie zum Beispiel das Peppol Netzwerk, bieten eine zentrale Adresssuche an. Hier können Sie ganz einfach nach Ihrem Empfänger suchen und Ihre Rechnung mit nur wenigen Klicks austauschen.
  2. Rechnungsformat - Wie bereits erwähnt, gibt es elektronische Rechnungen in verschiedenen Formaten, z. B. XML und EDI. Diese strukturierten Formate können von führenden E-Invoicing-Anbietern nahtlos verarbeitet und konvertiert werden. Ein Unternehmen kann sich beispielsweise dafür entscheiden, eine elektronische Rechnung im Format XML zu erstellen und zu versenden, der Empfänger kann jedoch wählen, ob er die elektronische Rechnung in dem von ihm bevorzugten Format erhalten möchte. Dieser Konvertierungsprozess macht den Austausch elektronischer Rechnungen für alle beteiligten Unternehmen noch einfacher.
  3. Infrastruktur - Damit elektronische Dokumente über E-Invoicing-Anbieter übermittelt werden können, müssen sowohl der Absender als auch der Empfänger über kompatible Systeme verfügen. Diese Kompatibilität kann so einfach sein wie ein E-Mail-Postfach für den nahtlosen Austausch von Dokumenten.

Rechtliche Anforderungen

Weltweit gibt es eine wachsende Zahl von gesetzlichen Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung. Viele Regierungen sind proaktiv bestrebt, ihre VAP-Lücke zu schließen. Durch die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung können die Regierungen die Gültigkeit jeder Rechnung nachweisen.

Die verschiedenen Regierungen haben unterschiedliche Vorschriften und unterschiedliche E-Invoicing-Standards in ihren Mandaten, z. B. welche Unternehmen sie einhalten müssen, welche E-Invoicing-Formate und -Modelle sie verwenden müssen usw. Um auf dem neuesten Stand zu bleiben, hat Unifiedpost Group einen Leitfaden für die Einhaltung von Steuervorschriften entwickelt, in dem aufgeführt ist, welche Länder derzeit über E-Invoicing-Vorschriften verfügen.

Wie man mit der elektronischen Rechnungsstellung anfängt

Erkunden Sie Ihre Möglichkeiten und erfahren Sie mehr über die Automatisierung Ihrer Rechnungsstellungsprozesse mit der Rechnungsstellungslösung von Unifiedpost Group. Verfügbar für kleine, mittlere und große Unternehmen, die ihre eingehenden und ausgehenden Rechnungsstellungsprozesse digitalisieren möchten.

Durch Mehrwertdienste können Unternehmen auch von zusätzlichen Funktionen profitieren, die mit unserer Rechnungslösung verbunden sind. Von digitalen Zahlungsschaltflächen über elektronische Signaturen bis hin zu einem sicheren Archiv.

Entdecken Sie noch heute unsere E-Invoicing-Lösung.

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