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Herstellung

Leica Geosystems setzt auf Unifiedpost Group für gesetzeskonforme Abrechnungsprozesse in Italien

Leica Geosystems - ein weltweit tätiger Hersteller von Präzisionsmessinstrumenten für die Bauvermessung - hat die notwendigen Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass seine italienische Tochtergesellschaft die nationalen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung einhält. Und das mit Hilfe von Unifiedpost Group.

Seit Januar 2019 ist die elektronische Rechnungsstellung(E-Invoicing) in Italien für alle inländischen Unternehmen, die Rechnungen an italienische Kunden senden, obligatorisch. Die Unternehmen müssen ihre Rechnungen zunächst an die offizielle italienische Plattform "Sistema di Interscambio" (SdI) senden, bevor sie den Empfänger erreichen. Leica Geosystems hat die notwendigen Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass ihre italienische Tochtergesellschaft die lokale Gesetzgebung einhält.

Anlass: Italiens obligatorische E-Invoicing-Revolution

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Kommission zielt darauf ab, die "Verwendung der elektronischen Rechnungsstellung für öffentliche Aufträge durch die Gewährleistung der semantischen Interoperabilität und die Verbesserung der Rechtssicherheit" zu fördern. Zu diesem Zweck hat Italien eine offizielle Plattform (SdI) eingerichtet, über die alle Rechnungen laufen müssen.

Thomas Pitscheider, SAP-Projektleiter bei Leica Geosystems und verantwortlich für die Umstellung in Italien, wollte keine Komplikationen bei der Umstellung der italienischen Geschäftseinheit auf reklamationsfreie, elektronische Prozesse haben. Mit kompetenten Servicepartnern hat Thomas die notwendigen Maßnahmen in angemessener Zeit in Angriff genommen.

"Generell unterstützt uns die Digitalisierung bei der Erreichung unserer Unternehmensziele und ermöglicht optimierte Prozesse, effizienteres Arbeiten und Kosteneinsparungen. Allerdings kommen durch die länderspezifischen E-Invoicing-Anforderungen in der EU derzeit zusätzliche Anforderungen hinzu. Einige davon stellen uns vor echte technische Herausforderungen", sagt Pitscheider.

Die Ausschreibung: Die Wahl von Unifiedpost Group als Partner

Pitscheider erinnert sich an den Zeitdruck, unter dem er Mitte 2018 stand:

"Ab dem 1. Januar 2019 waren alle Unternehmen in Italien verpflichtet, elektronische Rechnungen im B2B- und B2C-Bereich auszustellen, diese ausschließlich über das offizielle Austauschsystem SdI zu versenden und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. Um diese Frist einhalten zu können, mussten wir sehr schnell kompetente Partner für die technische Umsetzung finden. Anfang 2018 haben wir zunächst versucht, selbst auf dem Markt nach Anbietern zu suchen, mussten uns dann aber aufgrund der Vielzahl und der Unübersichtlichkeit sowie des Zeitdrucks entscheiden. Wir haben uns dann schnell entschieden, einen Berater hinzuzuziehen", sagt Pitscheider.

Das Projekt: Später Start und enger Zeitrahmen

Mitte Oktober 2018 hat Leica nach einer erfolgreichen Ausschreibung den Unifiedpost Group den Auftrag. Da jedoch nur noch zwölf Wochen bis zur Inbetriebnahme des Projekts zur Verfügung standen, wurde das Projektteam in großer Eile zusammengestellt und das Kick-off-Meeting fand Anfang November statt.

Auf Empfehlung von Unifiedpost Group hatte Pitscheider die Anbindung an das SAP-System an die Experten von Arvato Bertelsmann vergeben. Die Projektverteilung war damit klar:

  • Leica Geosystems sorgte für die Extraktion der Daten aus SAP.
  • Arvato Bertelsmann programmierte die Schnittstelle zu Unifiedpost Group und kümmerte sich um den Verbindungsaufbau zur Lösung von Unifiedpost Group und die Rückmeldung der Quittungszustände an SAP.
  • Unifiedpost Group konvertierte das von SAP gelieferte IDOC in ein FatturaPA-Format (das in Italien gesetzlich vorgeschriebene Format). Nach einer internen Prüfung übermittelte Unifiedpost Group die Daten an die italienische Plattform SdI und gab die Bestätigungsmeldungen zurück.

Mitte November 2018 wurde das Konzept schließlich genehmigt und das Projektteam konnte mit der Umsetzung beginnen.

Die staatliche Plattform: Herausforderung angenommen

Pitscheider fasst zusammen: "Technisch war das Projekt sicherlich eine Herausforderung, wobei der schwierigste Teil darin bestand, das FatturaPA-Format der Plattform zu verstehen. Im Hinblick auf unseren Termindruck hatte Unifiedpost Group glücklicherweise bereits Erfahrung in Italien. Trotzdem waren die Tests schwierig, weil die XML Dateien nur auf technische Korrektheit, nicht aber auf den Inhalt geprüft werden konnten. Leider gab es auch niemanden, den wir dazu hätten befragen können. Und die vorhandene Dokumentation war nur auf Italienisch verfügbar."

Trotz aller Widrigkeiten konnte Leica Geosystems Mitte Januar die ersten produktiven Rechnungen an ihre Kunden über das italienische Portal SdI versenden!

In Italien verzeichnet Leica Geosystems durchschnittlich zwischen 9.000 und 10.000 Ausgangsrechnungen pro Jahr. Als besonders schwierig erwies sich der Versand von so genannten Split-Payment-Rechnungen an Business-to-Government (B2G)-Kunden. Nur sie durften Rechnungen elektronisch zurückweisen. Dafür hatten sie 14 Tage Zeit, und diese Frist wurde in der Regel ausgeschöpft, um eine korrigierte Rechnung anzufordern. Bei Rechnungen mit geteilter Zahlung wird nur der Nettobetrag von der Behörde an den Lieferanten gezahlt. Die Steuern werden direkt an die Steuerbehörde gezahlt.

Rechnungseingang: Unifiedpost Group ruft die Daten von der Plattform ab

Leica Geosystems verarbeitet Eingangsrechnungen in vielen ihrer Unternehmen mit einem intelligenten, selbstlernenden System, das von Tanro entwickelt wurde.

Dabei kommen die Rechnungen per Post mit PDF-Anhang und werden mittels OCR-Scan verarbeitet; insgesamt handelt es sich um etwa 100.000 Rechnungen pro Jahr. Unifiedpost Group "holt die Rechnung auf der Landesplattform ab, wandelt sie in ein PDF-Format mit SdI Struktur um und schickt sie in dieser Form an Leica zur Weiterverarbeitung.

Ausblick: Europa wird digital

Nach der erfolgreichen Umstellung auf digitalisierte Prozesse stehen nun weitere europäische Länder auf der Digitalisierungsagenda von Leica. Als international tätiges Unternehmen mit mehr als 130 Landesgesellschaften hat Leica Geosystems sicherlich viel zu tun, um die Einhaltung von Steuervorschriften rund um den Globus zu gewährleisten.

Selbstverständlich setzt Leica Geosystems auch in diesem Jahr wieder auf seinen bewährten Partner Unifiedpost Group.

Die Fallstudie wurde ursprünglich in deutscher Sprache von crossinx, dem früheren Namen von Unifiedpost Germany - der deutschen Einheit von Unifiedpost Group- erstellt.