"Murrelektronik GmbH" visus sąskaitų faktūrų išrašymo dokumentus apdorodavo rankiniu būdu. Dabar įmonė vis daugiau jų tvarko elektroniniu būdu, naudodama Unifiedpost Group sprendimą.
"Murrelektronik GmbH" yra pasaulinė pramonės automatizavimo pramonės taikomųjų sprendimų tiekėja. 1975 m. Oppenveileryje įkurtoje įmonėje šiuo metu dirba beveik 2 000 darbuotojų ir ji yra tarptautinė savo srities lyderė.
"Murrelektronik" turi apie 60 000 klientų. Kiekvieną dieną išsiunčiamų sąskaitų faktūrų skyrius apdoroja nuo 1 000 iki 1 500 dokumentų. Dar prieš ketverius metus šis procesas buvo vykdomas tik paštu - šiandien vis didesnė dalis siunčiama elektroniniu būdu.
Perėjimas prie elektroninių ir skaitmeninių procesų
Prieš pereinant prie elektroninių, skaitmeninių procesų, visas "Murrelektronik" užsakymų ir sąskaitų faktūrų išrašymo procesas buvo popierinis. Įmonė užsakymus gaudavo elektroniniu būdu, raštu arba telefonu ir kiekvieną užsakymą į ERP sistemą turėjo įvesti rankiniu būdu. Pristatymo važtaraščiai ir sąskaitos faktūros buvo skenuojami ir OCR (optinio ženklų atpažinimo) programine įranga perkeliami į esamą SAP ERP sistemą, kur juos toliau apdorodavo apskaitos skyrius arba pardavimų komanda.
Didėjo efektyvesnės darbo eigos poreikis. Tiek "Murrelektronik" klientai, tiek vadovybė.
Elektroninių, automatizuotų procesų poreikis
Pirma, "Murrelektronik" klientai patys vis dažniau naudojo elektroninius procesus, todėl paskatino "Murrelektronik" apsvarstyti visiškai elektroninį, skaitmeninį procesą. Augo elektroninio duomenų apdorojimo poreikis, nes didelės įmonės jau seniai dirbo EDI (elektroninių duomenų mainų) pagrindu.
Skaitmeninių sąskaitų faktūrų pridėtinė vertė gavėjui šiame procese yra didžiausia, nes gavėjui nebereikia rankiniu būdu įvesti ar apdoroti duomenų. Sąskaitas faktūras išrašančios šalies pusėje duomenys eksportuojami tiesiai iš vietinės ERP sistemos.
Antrą įtaką padarė "Murrelektronik" vadovų komanda. Sunkumai, susiję su užsakymo ir pristatymo pažymomis, didžiulės laiko sąnaudos ir didelis klaidų skaičius lėmė dideles išlaidas. Vadovybė suprato, kad optimizavus procesus sumažėtų išlaidos.
Išteklių taupymas pasitelkiant tinkamo paslaugų teikėjo patirtį
Tinkamo skaitmeninimo paslaugų teikėjo paieškos truko kiek daugiau nei dvylika mėnesių. Heidrun Beck, "Murrelektronik" SAP diegimo ir EDI projektų vadovė, dalyvavo atrankos procese nuo pat pradžių:
"Palyginome keturis paslaugų teikėjus ir galiausiai nusprendėme pasirinkti Unifiedpost Group. Mus įtikino ne tik pasiūlymas, bet ir tai, kad Unifiedpost Group jau veikė tarptautiniu mastu ir turėjo patirties. Taip pat buvo keletas teigiamų rekomendacijų."
Be to, "Murrelektronik" buvo labai svarbu, kad tiekėjas pasiūlytų individualų sprendimą.
Pirmiausia buvo analizuojamas sąskaitų faktūrų išsiuntimas. Paaiškėjo, kad įmonėje įdiegta SAP sistema galėjo be problemų kurti ir siųsti elektronines sąskaitas faktūras. Atitinkamai, Unifiedpost Group veikė kaip duomenų apdorojimo partneris ir tvarkė užsakymus, atsakymus į užsakymus, važtaraščius ir sąskaitas faktūras. Kartu buvo apibrėžtos techninės pagrindų sąlygos ir sistemos pritaikymas. Kad procesas vyktų sklandžiai, sąsają su klientu reikėjo nustatyti tik vieną kartą.
Pirmasis sėkmingas klientų prijungimas įvyko 2013 m. Nuo tada užsakymai, užsakymų patvirtinimai ir sąskaitos faktūros tvarkomi per EDI. Prisijungimo proceso metu Unifiedpost Group perėmė beveik visą bendravimą tarp "Murrelektronik" ir jos klientų.
Vieno kliento prijungimas trunka maždaug 4-6 savaites. Ypač svarbu, kad pagrindiniai duomenys būtų kruopščiai įvesti į ERP sistemą. Tai apima visus su klientu susijusius duomenis, taip pat informaciją apie kainas ir medžiagas.
Nuolat teigiama patirtis visiems
Iki šiol kai kurie pagrindiniai klientai buvo visiškai integruoti į sistemą.
Ponia Beck teigia: "Iš pirmo žvilgsnio prie sistemos prijungėme tik labai nedidelę dalį savo klientų, tačiau jau dabar per mėnesį per Unifiedpost Group , kaip komunikacijos partnerį, atliekame daugiau nei 1000 operacijų. Žinoma, partnerio įtraukimas turėjo ir finansinį pagrindą, nes taupymo galimybės yra didžiulės. Užsakydami paslaugas iš išorės, išvengėme būtinybės patiems įgyti techninių žinių, todėl sutaupome ne tik darbuotojų, bet ir laiko bei pinigų. Visiškai pasikliaujame Unifiedpost Group kompetencija."
M. Beck apskaičiavo, kad dėl daugelio automatizuotų sistemos funkcijų galima sutaupyti apie 30-40 proc. administracinio darbo. Darbas su vienu paslaugų teikėju taip pat reiškia, kad kliento naudojama sistema visiškai nesvarbi, nes skirtingi duomenų formatai tiesiogiai perkeliami į atitinkamą formatą.
Dar vienas didžiulis privalumas - smarkiai sumažėjęs klaidų skaičius procesuose. Rankinis išorinis įsikišimas būtinas tik tada, kai klientas turi individualių reikalavimų, pavyzdžiui, dėl pristatymo datos arba spontaniškai pasikeitusio kiekio. Jei pagrindiniai duomenys buvo kruopščiai įvesti į ERP, užsakymo procesų klaidų praktiškai galima išvengti.
Tikslas: tęsti perėjimą prie visiško skaitmeninimo
M. Beck aiškina, kad iki metų pabaigos "Murrelektronik" planuoja prijungti dar tris stambius klientus. Artimiausiu metu bus siekiama per metus prijungti dar dešimt klientų. Kol kas pastangos pasiteisino tik didiesiems klientams, tačiau ilgainiui negalima atmesti visiško perėjimo prie naujos sistemos.
"Kol kas esame labai patenkinti. Bendradarbiavimas vyksta sklandžiai, galime greitai reaguoti į spontaniškus pokyčius ir, žinoma, skaičiai kalba patys už save. Svetainėje Unifiedpost Group, radome techninį partnerį, kuris už mus perima komunikaciją duomenų apdorojimo procese ir tvarkingai ją valdo."
Atvejo tyrimas iš pradžių buvo atliktas vokiečių kalba, jį sukūrė "crossinx", buvęs "Unifiedpost Germany" - Vokietijos Unifiedpost Group padalinio - pavadinimas.
