"Leica Geosystems" - pasaulinė tiksliųjų matavimo prietaisų, skirtų statybiniams matavimams, gamintoja - ėmėsi būtinų priemonių, kad užtikrintų, jog jos dukterinė įmonė Italijoje atitiktų nacionalinius elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo reikalavimus. Visa tai padėjo padaryti Unifiedpost Group.
Nuo 2019 m. sausio mėn. elektroninės sąskaitos faktūros(e. sąskaitos faktūros) Italijoje privalomos visoms šalies įmonėms, siunčiančioms sąskaitas faktūras Italijos klientams. Prieš pasiekdamos gavėją, įmonės pirmiausia turi siųsti sąskaitas faktūras į oficialią Italijos platformą "Sistema di Interscambio" (SdI). Bendrovė "Leica Geosystems" ėmėsi būtinų priemonių, kad užtikrintų, jog jos Italijos filialas laikytųsi vietos teisės aktų.
Proga: Privaloma e. sąskaitų faktūrų revoliucija Italijoje
Europos Komisijos ES direktyva 2014/55/ES ketinama skatinti "elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymą viešosiose sutartyse, užtikrinant semantinį sąveikumą ir didinant teisinį tikrumą". Šiuo tikslu Italija sukūrė oficialią platformą (SdI), per kurią turi būti perduodamos visos sąskaitos faktūros.
Thomas Pitscheideris, "Leica Geosystems" SAP projektų vadovas, atsakingas už perėjimą prie SAP Italijoje, nenorėjo, kad perkeliant įmonės padalinį Italijoje prie skundų ir elektroninių procesų kiltų kokių nors sunkumų. Tomas, pasitelkęs kompetentingus paslaugų partnerius, per tinkamą laiką ėmėsi reikiamų priemonių.
"Apskritai, skaitmeninimas padeda mums siekti įmonės tikslų, leidžia optimizuoti procesus, efektyviau dirbti ir taupyti sąnaudas. Tačiau šiuo metu dėl konkrečiose ES šalyse taikomų e. sąskaitų faktūrų išrašymo reikalavimų atsiranda papildomų reikalavimų. Kai kurie iš jų kelia realių techninių iššūkių", - sako A. Pitscheideris.
Konkursas: Pasirinkti Unifiedpost Group partnerį
Pitscheideris prisimena, kad 2018 m. viduryje jis susidūrė su laiko trūkumu:
"Nuo 2019 m. sausio 1 d. visos Italijos įmonės privalėjo išrašyti elektronines sąskaitas faktūras B2B ir B2C sektoriuose, siųsti jas tik per oficialią mainų sistemą SdI ir pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu. Siekdami laikytis šio termino, turėjome labai greitai surasti kompetentingus partnerius techniniam įgyvendinimui. 2018 m. pradžioje iš pradžių bandėme patys ieškoti paslaugų teikėjų rinkoje, tačiau vėliau dėl didelio skaičiaus ir neaiškumo bei laiko stokos turėjome priimti sprendimą. Netrukus nusprendėme pasitelkti konsultantą", - sako A. Pitscheideris.
Projektas: Vėlyva pradžia ir trumpas terminas
2018 m. spalio viduryje, po sėkmingo konkurso projekto, "Leica" skyrė Unifiedpost Group sutartį. Tačiau iki projekto įgyvendinimo pradžios buvo likę tik dvylika savaičių, todėl projekto komanda buvo suburta labai skubiai, o lapkričio pradžioje įvyko įvadinis susitikimas.
Remdamasis Unifiedpost Group rekomendacija, Pitscheideris pavedė "Arvato Bertelsmann" ekspertams prisijungti prie SAP sistemos. Tuomet projekto paskirstymas buvo aiškus:
- "Leica Geosystems" pasirūpino duomenų gavimu iš SAP.
- "Arvato Bertelsmann" suprogramavo sąsają su Unifiedpost Group ir pasirūpino ryšio su Unifiedpost Group sprendimu užmezgimu bei patvirtinimo būsenų grąžinimu į SAP.
- Unifiedpost Group iš SAP gautą IDOC konvertavo į FatturaPA formatą (Italijos teisiškai reikalaujamas formatas). Po vidinio patikrinimo Unifiedpost Group nusiuntė duomenis į Italijos SdI platformą ir grąžino patvirtinimo būsenas.
2018 m. lapkričio viduryje koncepcija pagaliau buvo patvirtinta ir projekto komanda galėjo pradėti ją įgyvendinti.
Valstybės platforma: iššūkis priimtas
Apibendrindamas Pitscheideris sako: "Techniniu požiūriu projektas tikrai buvo iššūkis, o sunkiausia buvo suprasti platformos "FatturaPA" formatą. Atsižvelgiant į mūsų spaudimą dėl terminų, Unifiedpost Group , laimei, jau turėjo patirties Italijoje. Nepaisant to, testai buvo sudėtingi, nes XML failus buvo galima patikrinti tik dėl techninio teisingumo, bet ne dėl turinio. Deja, taip pat nebuvo nė vieno, kurio galėjome apie tai paklausti. O esama dokumentacija buvo prieinama tik italų kalba".
Nepaisant visų sunkumų, sausio viduryje "Leica Geosystems" galėjo išsiųsti pirmąsias produktyvias sąskaitas faktūras savo klientams per Italijos portalą SdI !
Italijoje "Leica Geosystems" per metus vidutiniškai užregistruoja nuo 9 000 iki 10 000 išeinančių sąskaitų faktūrų. Ypač sudėtinga buvo siųsti vadinamąsias sąskaitas faktūras su padalytu mokėjimu verslo ir vyriausybės (B2G) klientams. Tik jiems buvo leidžiama elektroniniu būdu atmesti sąskaitas faktūras. Tam jie turėjo 14 dienų, ir šis laikotarpis paprastai būdavo išnaudojamas prašant pataisytos sąskaitos faktūros. Išrašant sąskaitas faktūras su daliniu apmokėjimu, institucija tiekėjui sumoka tik grynąją sumą. Mokesčiai mokami tiesiogiai mokesčių institucijai.
Sąskaitos faktūros gavimas: Unifiedpost Group gauna duomenis iš platformos.
"Leica Geosystems" daugelyje savo įmonių gautas sąskaitas faktūras tvarko naudodama "Tanro" sukurtą pažangią, savaime besimokančią sistemą.
Vykstant šiam procesui, sąskaitos faktūros gaunamos paštu su PDF formato priedais ir apdorojamos naudojant OCR nuskaitymo funkciją; iš viso per metus nuskaitoma apie 100 000 sąskaitų faktūrų. Unifiedpost Group "paima" sąskaitą faktūrą valstybinėje platformoje, konvertuoja ją į PDF formatą su SdI struktūra ir tokiu pavidalu siunčia į "Leica" tolesniam apdorojimui.
Perspektyvos: Europa tampa skaitmeninė
Sėkmingai perėjus prie skaitmeninių procesų, "Leica" skaitmeninimo darbotvarkėje atsirado ir kitų Europos šalių. Tarptautiniu mastu veikianti ir daugiau nei 130 nacionalinių bendrovių turinti "Leica Geosystems" neabejotinai turi daug ką nuveikti, kad užtikrintų atitiktį mokesčių įstatymų reikalavimams visame pasaulyje.
Savaime suprantama, kad "Leica Geosystems" ir vėl remiasi savo išbandytu partneriu Unifiedpost Group.
Atvejo tyrimas iš pradžių buvo atliktas vokiečių kalba, jį sukūrė "crossinx", buvęs "Unifiedpost Germany" - Vokietijos Unifiedpost Group padalinio - pavadinimas.
