ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH, priklausanti ASSA ABLOY grupei, gamina ir platina mechaninius ir elektromechaninius apsaugos sprendimus, skirtus privačių ir visuomeninių pastatų apsaugai, saugumui ir patogumui. Tarptautinėje grupėje dirba daugiau kaip 43 000 darbuotojų daugiau kaip 40 šalių.
Būdama didžiausia savo sektoriaus bendrovė, ASSA ABLOY visada laikė save technologijų lydere ir teikia pirmenybę investicijoms į tas sritis, kurios tiesiogiai naudingos klientui: Aukštos kokybės gaminiai ir išskirtinis aptarnavimas. Administraciniai procesai, neturintys tiesioginės naudos klientams, turi būti atitinkamai spartinami ir išlaikomi taupiame lygyje.
Apskaitos komandos darbe dominavo rankiniai procesai
Vokietijoje "ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH" šiuo metu turi apie 10 000 klientų, t. y. 230 000 išeinančių ir 35 000 gaunamų sąskaitų faktūrų per metus.
Šių dokumentų apskaitą, tvarkymą ir derinimą atlieka bendrųjų paslaugų centras. Anksčiau tai buvo rankinis visų atskirų popierinių sąskaitų faktūrų ir pirkimo užsakymų derinimo procesas. Rankinis darbas buvo susijęs su ištekliais, nes kiekvienos sąskaitos faktūros apdorojimas užtrukdavo iki keturių minučių.
Įvairių vietovių apskaitos centralizavimas bendrajame paslaugų centre buvo žingsnis didesnio efektyvumo link. Kitas logiškas žingsnis buvo sąskaitų faktūrų išrašymo rankiniu būdu proceso pakeitimas į elektroninį ir elektroninio užsakymo sistemos įdiegimas.
Vienodas standartinis elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo procesas
Todėl "ASSA ABLOY" užsibrėžė tikslą pakeisti keitimąsi užsakymų ir sąskaitų faktūrų duomenimis į elektroninius procesus ir sukurti savo standartinį formatą. Tai padarius, klientai ir tiekėjai dabar gali vienodai keistis informacija.
"Ieškodami tinkamo partnerio, daugiausia dėmesio skyrėme keturiems kriterijams", - prisimena Jürnas Jakobas Schultze-Berndtas, "ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH" Bendrojo paslaugų centro apskaitos vadovas. "Mums buvo svarbu, kad pasirinktas sprendimas veiktų nepriklausomai nuo SAP, augtų individualiai, atsižvelgiant į mūsų verslo poreikius, ir derėtų prie nevienalytės "ASSA ABLOY Group" IT aplinkos. Taip pat ieškojome tiekėjo, kuris galėtų mums padėti įgyvendinti šį sprendimą ir lydėtų mus perėjimo prie naujos sistemos metu."
Atlikus išsamią rinkos analizę, buvo nuspręsta rinktis e. sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimą iš Unifiedpost Group.
Perėjimo pradžia
Pirmiausia buvo konvertuoti sąskaitų faktūrų kvitai. Unifiedpost Group taip pat perėmė 150 didžiausių ASSA ABLOY tiekėjų įtraukimą į sistemą.
Unifiedpost Group atšaukia: "Įgyvendindami tiekėjų integraciją, taip pat turėjome integruoti daug mažų ir vidutinių įmonių. Be atitinkamų, turėjome pasiūlyti ir įvairių techninių sprendimų, kad patenkintume šių tiekėjų - nuo vidutinio dydžio gamybos įmonių iki smulkių amatininkų įmonių - infrastruktūros poreikius ir reikalavimus. Dar vienas iššūkis buvo tai, kad ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH savo padaliniuose Albštate ir Berlyne naudoja skirtingas ERP sistemas. Šios sistemos veikia pagal skirtingą logiką, į kurią turėjome atsižvelgti ir atspindėti savo sprendime."
Sąskaitų faktūrų išsiuntimo užduočių nuskaitymas ir konvertavimas užbaigia procesą
Kitame etape ASSA ABLOY nusprendė integruoti Unifiedpost Group nuskaitymo OCR sprendimą. Tuomet tiekėjai, kurie ir toliau naudoja popierines sąskaitas faktūras, gali jas siųsti į Bendrąjį paslaugų centrą.
Aptarnavimo centras siunčia juos nuskaityti į Unifiedpost Group , kur jie atitinkamai apdorojami, parengiami elektroniniu būdu, kartą per dieną supakuojami ir siunčiami į ASSA ABLOY. Tai svarbus aspektas, susijęs su vienodu rinkmenų standartu: nepriklausomai nuo to, ar sąskaita faktūra yra elektroninė, ar popierinė. Unifiedpost Group konvertuoja įvairius sąskaitų faktūrų formatus į ASSA ABLOY nurodytą standartizuotą formatą, kurį bendrovė gali sklandžiai apdoroti.
Galiausiai Unifiedpost Group taip pat perėmė visą ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH siunčiamų sąskaitų faktūrų procesą; tiek elektronine forma, tiek spausdintine forma gavėjams, kurie ir toliau gauna popierinius dokumentus.
Nuo tada "ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH" pasinaudojo akivaizdžiais elektroninės apskaitos privalumais. Įmonė ne tik sutaupė daug laiko, bet ir padidino sąskaitų faktūrų išrašymo proceso patikimumą, kurį užtikrina atitinkami klaidų žurnalai. Elektroniniu būdu patikrintos sąskaitos faktūros, kurios atitinka užsakymo dokumentus, apskritai nebepatenka į darbuotojų rankas, o yra tiesiogiai įtraukiamos į apskaitą per skaitmeninę darbo eigą.
Aktyviai kartu kurkite naujus sprendimus
Artimiausiu metu bus pridėta daugiau procesų, pavyzdžiui, skaitmeninio sąskaitų faktūrų apdorojimo be pirkimo užsakymo nuorodos darbo eiga. Šiuo atveju keitimasis dokumentais, įskaitant patvirtinimo procesus, vyks visiškai elektroniniu būdu per atitinkamą portalą.
"Mūsų sprendimas naudoti Unifiedpost Group buvo visiškai teisingas. Efektyvumo padidėjimas, kurį pasiekėme perėję prie elektroninės apskaitos, kalba pats už save. Tačiau didžiausią įspūdį mums daro Unifiedpost Group gebėjimas aktyviai skatinti techninę pažangą" , - priduria Jürn Jakob Schultze-Berndt. "Su Unifiedpost Group , kaip partneriu, mes dalyvaujame šiuose tolesniuose pokyčiuose ir galime pateisinti savo, kaip rinkos lyderio, teiginį, kad inicijuojame ir formuojame pokyčius mūsų pramonėje."
Atvejo tyrimas iš pradžių buvo atliktas vokiečių kalba, jį sukūrė "crossinx", buvęs "Unifiedpost Germany" - Vokietijos Unifiedpost Group padalinio - pavadinimas.
