"Deutsche Bahn" įsipareigojo racionalizuoti ir standartizuoti visos organizacijos išsiunčiamų sąskaitų faktūrų išrašymo procesus. Siekdama įgyvendinti šį didelį projektą, "Deutsche Bahn" skaitmeninė partnerė "DB Systel" bendradarbiaus su pasauliniu sąskaitų faktūrų išrašymo paslaugų teikėju Unifiedpost Group.
Procesą pradėjo "DB Cargo", standartizuodama visų penkiolikos "DB Cargo" padalinių išsiunčiamų sąskaitų faktūrų procesus. Be abejo, suvienodinti penkiolika įvairiose šalyse veikiančių padalinių buvo nelengva. Dėl specifinių šalių teisinių reikalavimų ir maždaug 150 000 išrašomų sąskaitų faktūrų per metus šiame labai sudėtingame, didelio masto tarptautiniame projekte buvo daug judančių dalių. Tačiau po devynis mėnesius trukusių sėkmingų procesų pakeitimų projektas buvo baigtas!
Susipažinkite su devynis mėnesius trukusia didelio masto projekto kelione ir įsigilinkite į detales.
DB Cargo: tarptautinio verslo istorija
"DB Cargo AG " yra tarptautinė transporto ir logistikos bendrovė, apimanti visą "Deutsche Bahn" nacionalinę ir tarptautinę krovinių vežimo geležinkeliais veiklą. Patronuojančiajai įmonei priklauso dukterinės įmonės aštuoniolikoje skirtingų Europos šalių.
Pagal nuvažiuotų kilometrų skaičių "DB Cargo" pirmauja Europoje. Įmonė taip pat yra sąskaitų faktūrų išsiuntimo skaitmenizavimo pradininkė: lemiama kryptis buvo nustatyta daugiau nei prieš dešimt metų, o visi procesai buvo atitinkamai pritaikyti.
Tačiau tarpvalstybinių įmonių procesų sudėtingumas nuolat didėja, o nenuoseklūs teisiniai reikalavimai įvairiose ES šalyse tampa nauju iššūkiu. Tai paskatino DB finansų skyrių pavesti skaitmeninimo partnerei "DB Systel" pasiūlyti vienodą išsiunčiamų sąskaitų faktūrų paslaugą visuose padaliniuose.
Vienodumas palengvina darbą
Nuo 2018 m. DB siekė suvienodinti įvairių subjektų sistemas. DB Cargo buvo pirmasis subjektas, kuris įgyvendino projektą su Unifiedpost Group 2019 m. pabaigoje.
"Mūsų pradinė situacija tikrai buvo gana neįprasta Unifiedpost Group: mes jau buvome skaitmenizuoti, tačiau norėjome atsisakyti esamo sprendimo, kuris augo dešimt metų ir nebebuvo orientuotas į ateitį", - sako"DB Cargo" atstovas Ingo von Ammonas.
2016 m. elektroninių sąskaitų faktūrų ir fiziškai išrašytų sąskaitų faktūrų santykis vis dar buvo 42:58. 2019 m. šis santykis jau buvo 65:35, o 2020 m. - 71:29!
Įmonė žengė dar vieną žingsnį sąskaitų faktūrų išrašymo procesų srityje. Unifiedpost Group taip pat apdorodama sąskaitų faktūrų siuntimą paštu.
"Su Unifiedpost Group, DB rado paslaugų teikėją, kuris leidžia įvykdyti įvairiausius tarptautinius reikalavimus sąskaitų faktūrų išsiuntimo skaitmenizavimo per centrinį išvesties kanalą srityje", - sako von Ammonas.
Taip pat buvo įgyvendinti visi teisiniai reikalavimai, pvz., archyvavimas, atsparus auditui. "DB Cargo" gauna visas atsiųstas sąskaitas faktūras atgal į savo archyvą. Specialiai šiam tikslui buvo įdiegtas grąžinimo į "DB Cargo" archyvų sistemą kanalas.
Sudėtingi skaičiavimai, didžiuliai duomenų kiekiai ir paprastas skaitmeninis sprendimas
DB sąskaitose faktūrose su įvairiais priedais, tokiais kaip traukinių kelionės, maršruto duomenys, vagonų tipai ir dislokacija, yra didžiuliai duomenų kiekiai, kartais iki penkių lygių kiekvienam sąskaitoje faktūroje išvardytam elementui.
Tokiems dideliems PDF failams sukurti reikia didžiulės skaičiavimo galios Unifiedpost Group. Be to, sąskaitų faktūrų straipsnių struktūrai buvo taikoma logika, kurią daugelį metų individualiai kūrė atskirų bendrovių vidaus IT skyriai, atsižvelgdami į konkrečius reikalavimus.
"Išsamus šios logikos supratimas ir jos pertvarkymas buvo didelis iššūkis svetainei Unifiedpost Group, - sako von Ammonas. "Paprastas 1:1 įgyvendinimas buvo neįmanomas, tačiau Unifiedpost Group atkakliai dirbo su visomis ypatybėmis ir rado sprendimą beveik kiekvienam reikalavimui. Šiandien kai kurios programos galbūt nebėra tokios lanksčios kaip anksčiau, tačiau, be to, standartizavimas mums suteikia akivaizdžių privalumų proceso, techninės priežiūros ir investicijų į ateitį srityje", - apibendrina projekto vadovas.
Visos aštuoniolika šalių palaipsniui atsivertė. Buvo planuojama palaipsniui aktyvuoti visus tuometinių penkiolikos bendrovių ir patronuojančiosios bendrovės klientus ir greitai atlikti koregavimus, atsižvelgiant į atitinkamus rezultatus. Dėl didelės projekto apimties reikėjo ypač intensyviai keistis informacija projekto komandoje.
"Iš pradžių tikrai neįvertinome abiejų pusių poreikio ir pastangų ", - prisimena von Ammonas. "Pirmiausia turėjome apibrėžti sąvokas, kad visi dalyviai vartotų tas pačias formuluotes. Tada mums reikėjo daugiau laiko ir personalo pajėgumų. Kaip projekto valdymo priemonę naudojome "Kanban" lentą, nes ankstesnis keitimasis informacija telefonu ir elektroniniu paštu nebuvo pakankamai veiksmingas."
Galiausiai abiejose pusėse dalyvavo iki aštuonių projekto narių, o internetinės konferencijos vykdavo kartą per savaitę, o galiausiai - kas antrą savaitę.
Jei norite vadovautis "DB Cargo" ateities procesais ir skaitmenizuoti sąskaitų faktūrų išrašymo procesus, šiandien susipažinkite su mūsų pasauliniu sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimu.
Atvejo tyrimas iš pradžių buvo atliktas vokiečių kalba, jį sukūrė "crossinx", buvęs "Unifiedpost Germany" - Vokietijos Unifiedpost Group padalinio - pavadinimas.
