Visame pasaulyje veikianti ABB grupė yra energetikos ir automatikos technologijų lyderė. ABB Vokietijoje visas su apskaita susijusias paslaugas teikia ABB Business Services GmbH (BIS). Siekdamas nuolat didinti efektyvumą, našumą ir kokybę, apskaitos centras remiasi bendradarbiavimu su Unifiedpost Group ir plečia elektroninių sąskaitų mainus.
Nuo 2013 m. ABB Vokietijoje naudojasi Unifiedpost Groupelektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo paslaugomis. Bendrovė ir penki jos verslo padaliniai kasmet gauna daugiau kaip 600 000 sąskaitų faktūrų, todėl įmonei reikėjo elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo (e. sąskaitų faktūrų išrašymo) sprendimo, kuris galėtų susidoroti su dideliais sąskaitų faktūrų kiekiais.
ABB procesas iki e. sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimo
Iki naujojo e. sąskaitų faktūrų išrašymo sprendimo įdiegimo tiekėjai paprastai ABB siųsdavo popierines sąskaitas faktūras. Jos buvo nuskenuojamos ir per teksto atpažinimo sistemas perkeliamos į ERP sistemą, kur jas toliau apdorodavo ABB mokėtinų sumų komanda. Iki tol tik 6 % sąskaitų faktūrų buvo siunčiamos skaitmeniniu formatu. Komanda žinojo, kad šį skaičių galima gerokai padidinti.
Ankstesnė standartinė procedūra neatrodė tinkama skaitmeniniam procesui. Be kita ko, standartinėms procedūroms reikėjo daug rankinio darbo, dėl to vėlavo laikas ir buvo ribotos tolesnio optimizavimo galimybės.
Todėl ABB BIS nusprendė pasirinkti elektroninį sąskaitų faktūrų mainų sprendimą, kad padidintų savo efektyvumą.
ABB tikslas: didinti automatizavimą ir efektyvumą
"Siekėme padidinti automatizavimo lygį, kad sumažintume išlaidas ir padidintume procesų efektyvumą", - sako Franka Strache, ABB e. sąskaitų faktūrų projekto vadovė Vokietijoje. "Taip pat norėjome pagerinti esamos e. sąskaitų faktūrų išrašymo sistemos duomenų kokybę ir pagerinti pralaidumo laiką, pavyzdžiui, padidinti nuolaidų panaudojimo lygį."
Unifiedpost Group"paramą
Norint užtikrinti sklandų tikslų įgyvendinimą, reikėjo išorės paramos. Įmonė gavo kelių e. sąskaitų faktūrų teikėjų pasiūlymus ir atliko tiekėjų palyginimą su esamais Unifiedpost Group klientais.
"Tai, kad nemažai ABB tiekėjų jau bendradarbiavo su vietine verslo sritimi, bylojo Unifiedpost Group naudai", - sako Strache. "Be to, Unifiedpost Group turi platų tarptautinių partnerių tinklą, todėl ateityje internacionalizuodami elektroninių sąskaitų faktūrų gavimą galėsime pasinaudoti esamomis tarptinklinio ryšio sutartimis."
2013 m. liepos mėn. pasirašius sutartį, projektas buvo pradėtas įgyvendinti ir baigtas 2013 m. spalio mėn.
"Iš pradžių į tiekėjus buvo kreiptasi per atitinkamus ABB pirkimų kontaktus. Tada mes teikėme technines konsultacijas atskiriems tiekėjams. Esami Unifiedpost Group klientai ir taip jau buvo prisijungę. Atlikus ABC analizę pagal dokumentų kiekį, pirmas žingsnis buvo sujungti A tiekėjus ir tuos, kurie jau dirbo su mumis", - prisimena Unifiedpost Group.
Aukšta duomenų ir sąskaitų faktūrų kokybė
Kadangi Unifiedpost Group sprendimas gali būti pritaikytas pagal konkrečius klientų reikalavimus, todėl lengva pasiekti aukštą duomenų ir sąskaitų faktūrų kokybės lygį. Tai yra esminė sąlyga siekiant didelio automatizavimo ir trumpo apdorojimo laiko.
Taip pat sumažėja rankinio patikrinimo, kurį reikia atlikti įmonėje, apimtis. Pavyzdžiui, galima patikrinti privalomų laukų apibrėžtis ir užsakymų numerių skaičių intervalus. Pradinį sąskaitų faktūrų patvirtinimą pagal UStG 14 dalį atlieka Unifiedpost Group. Jei šio patvirtinimo rezultatas teigiamas, struktūrizuotas duomenų įrašas ir sąskaitos faktūros atvaizdas perduodamas ABB. Jei jis nepatenkinamas (patvirtinimo taisyklės, privalomi laukai), sąskaita faktūra siunčiama atgal tiekėjui su atitinkamu klaidos kodu. Kiti patvirtinimai naudojant atvaizdavimo lenteles, pavyzdžiui, raktinių žodžių nuskaitymas, papildo elektroninės sąskaitos faktūros gavimo procesą ir prisideda prie jo veiksmingumo.
Automatizuoti procesai užtikrina galimą taupymą
"E. sąskaitų faktūrų išrašymo plėtra padidins visą sąskaitų faktūrų gavimo procesą ir automatizuos įtraukimo į apskaitą lygį. Taip ABB sutaupys brangaus laiko, o kartu ir išlaidų", - pabrėžia Jacqueline Sikora, Mokėtinų sumų skyriaus vadovė.
Todėl naudojimasis Unifiedpost Grouppaslaugomis ir partnerystė su ABB atsipirko jau po trumpo laiko. Be to, palyginti su praėjusiais metais, skaitmeniniu būdu gautų sąskaitų faktūrų procentinė dalis padvigubėjo.
Remdamasi teigiama patirtimi, ABB toliau skatina pereiti prie e. sąskaitų faktūrų išrašymo. Nuolat prijungiami nauji verslo partneriai, o pirmieji tiekėjai iš kitų Europos šalių taip pat buvo įtraukti į e. sąskaitų faktūrų išrašymą su ABB ir Unifiedpost Group.
Atvejo tyrimas iš pradžių buvo atliktas vokiečių kalba, jį sukūrė "crossinx", buvęs "Unifiedpost Germany" - Vokietijos Unifiedpost Group padalinio - pavadinimas.
