Facturas electrónicas obligatorias en Estonia. ¿Cómo afectará a las empresas lituanas?

Estonia se prepara para cambios importantes: a partir del 1 de julio de 2025, todas las facturas entre empresas estonias deberán ser electrónicas (conformes con la norma EN16631) si el destinatario lo solicita. Además, el Gobierno está trabajando en una nueva legislación que obligaría, a partir de 2027, a enviar y recibir facturas electrónicas a todos los contribuyentes del IVA.

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Facturas electrónicas B2B en Estonia. ¿Qué va a cambiar?

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Las facturas electrónicas entre empresas y administraciones públicas (B2G) son obligatorias en Estonia desde el 1 de julio de 2019. Sin embargo, el nuevo requisito a partir del 1 de julio de 2025 también incluirá las facturas B2B. Esto significa que las empresas estonias podrán exigir que sus socios les envíen únicamente facturas electrónicas que cumplan la norma EN16931, la norma europea de la factura electrónica. El Gobierno ha establecido un plan para que en 2027 todas las empresas estén obligadas a intercambiar únicamente facturas electrónicas. El proyecto establece una obligación total de factura electrónica para los segmentos B2B y B2G de los contribuyentes. 

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Estos cambios beneficiarán a las empresas:

• La transmisión normalizada de documentos reducirá las cargas administrativas.
• Las facturas electrónicas se procesarán automáticamente, evitando los errores derivados de la introducción manual de datos.
• El control financiero y la administración fiscal mejorarán.

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Nuevos requisitos de facturación electrónica en los países vecinos

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‍Estoniano es el único país donde las empresas se enfrentarán a nuevos requisitos de facturación electrónica. En los países vecinos también se están produciendo cambios significativos:

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• Letonia. Desde enero de este año, todas las transacciones con las instituciones públicas letonas deben realizarse mediante facturas electrónicas (conformes con la norma EN16931) presentadas a través del sistema "e-adrese". Para 2026, todas las empresas letonas deberán intercambiar facturas electrónicas cuando suministren bienes y servicios a otras empresas.

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• Polonia. A partir de 2026, Polonia introducirá gradualmente la facturación electrónica obligatoria tanto para las transacciones B2G como B2B, en función de los ingresos de la empresa y de los importes de las facturas.

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Además, la directiva ViDA (IVA en la Era Digital) de la Comisión Europea pretende que toda la UE pase a soluciones digitales como las facturas electrónicas B2B para una recaudación más eficiente del IVA. La directiva prevé una aplicación gradual para que las empresas intercambien facturas electrónicas en las transacciones transfronterizas de la UE, lo que impulsaría también la facturación electrónica nacional.

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‍¿Cómoafectará esto a las empresas lituanas?

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‍Lasempresas lituanas no estarán obligadas a enviar facturas electrónicas B2B a las empresas estonias. Sin embargo, si un socio lo solicita, tendrán que adaptarse a estas expectativas. Esto puede requerir la actualización de los sistemas contables y la adopción de soluciones que faciliten la facturación electrónica. Por lo tanto, se aconseja a las empresas que comercian con socios extranjeros que preparen soluciones de antemano para garantizar intercambios de facturas electrónicas sin problemas.Observando los cambios en los países vecinos, las empresas lituanas pueden enfrentarse a:

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• Requisitos para socios. Las empresas que trabajan con socios en Letonia u otros países pueden recibir solicitudes de facturas electrónicas. Estos mercados ya habrán implantado procesos más eficientes, por lo que las facturas en PDF resultan poco recomendables. Como consecuencia, las empresas pueden tener que actualizar sus sistemas contables para cumplir las exigencias de los clientes. En los mercados escandinavos se observan tendencias similares.

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• Cambios normativos. El Gobierno lituano podría considerar iniciativas para fomentar u obligar a emitir facturas electrónicas, inspirándose en las experiencias exitosas de los países vecinos. El objetivo sería lograr una mayor transparencia y una recaudación del IVA más eficaz. Además, la directiva ViDA de la UE prevé la integración gradual de las facturas electrónicas en las transacciones transfronterizas, haciendo de su uso una parte inevitable de las operaciones comerciales.

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‍¿Cómoprepararse para los cambios de la factura electrónica?

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‍Paraseguir siendo competitivas y satisfacer las expectativas de sus socios, las empresas lituanas deben invertir en soluciones digitales. Con las herramientas adecuadas, las empresas pueden garantizar una transición fluida a la facturación electrónica:

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• Para las pequeñas y medianas empresas, el Banqup permite enviar facturas electrónicas a través de Peppol (red europea de facturación electrónica), SABIS (sistema lituano de facturación electrónica B2G), "e-adrese" (sistema letón de facturación electrónica B2G) y la red de intercambio de facturas de Estonia. En el futuro, Banqup dará soporte al sistema local polaco KsEF cuando Peppol no sea aplicable. La plataforma también genera facturas electrónicas estándar europeasXMLUBL), que pueden enviarse fácilmente por correo electrónico.

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• Para las grandes empresas que desean automatizar el envío y la recepción de facturas, existen soluciones tecnológicas más avanzadas:

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1. Euroconector. Una herramienta de intercambio de datos basada en API iniciada por el Ministerio lituano de Economía e Innovación, diseñada para enviar facturas a través de la red Peppol . Al integrar los sistemas contables con Euroconnector, las empresas no sólo pueden enviar facturas electrónicas, seguir su estado e intercambiar mensajes, sino también recibir automáticamente facturas electrónicas de tus socios comerciales.
2. ‍Unifiedpost ofrece soluciones de facturación integradas tanto para Peppol como para las plataformas de factura electrónica locales, lo que garantiza la correcta creación de facturas electrónicas y su transformación en archivos de datos estándar europeos.

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‍Los requisitos obligatorios de facturación electrónica B2G y B2B introducidos en Estonia y otros países no sólo son un paso importante para los mercados locales, sino que también tienen un impacto directo en las empresas lituanas. Si su empresa trabaja con socios extranjeros en mercados en los que la facturación electrónica se está convirtiendo en obligatoria, ahora es el mejor momento para prepararse para estos cambios. Esto no sólo le ayudará a cumplir la normativa, sino también a optimizar los procesos empresariales, ahorrando tiempo y costes.