Murrelektronik GmbH verwerkte vroeger alle facturatiedocumenten handmatig. Nu verwerkt het bedrijf een groeiend deel elektronisch met de oplossing Unifiedpost Group.
Murrelektronik GmbH is een wereldwijde leverancier van toepassingsoplossingen voor de industriële automatiseringsindustrie. Opgericht in Oppenweiler in 1975, heeft het bedrijf nu bijna 2.000 mensen in dienst en is een internationale leider op zijn gebied.
Murrelektronik heeft ongeveer 60.000 klanten. Elke dag verwerkt de afdeling uitgaande facturen tussen de 1.000 en 1.500 documenten. Tot iets minder dan vier jaar geleden werd dit proces volledig per post afgehandeld - vandaag de dag wordt een gestaag groeiend deel elektronisch verzonden.
De overstap naar elektronische, digitale processen
Voor de overgang naar elektronische, digitale processen was het hele bestel- en facturatieproces van Murrelektronik gebaseerd op papier. Het bedrijf ontving bestellingen elektronisch, schriftelijk of telefonisch en moest elke bestelling handmatig invoeren in het ERP-systeem. Leveringsbonnen en facturen werden gescand en via OCR-software (optische tekenherkenning) overgebracht naar het bestaande SAP ERP-systeem voor verdere verwerking door de boekhoudafdeling of het verkoopteam.
De vraag naar een efficiëntere workflow nam toe. Zowel gedreven door de klanten van Murrelektronik als door het management team.
De vraag naar elektronische, geautomatiseerde processen
Ten eerste maakten de klanten van Murrelektronik zelf steeds meer gebruik van elektronische processen, wat Murrelektronik aanmoedigde om een volledig elektronisch, gedigitaliseerd proces te overwegen. De vraag naar elektronische gegevensverwerking groeide, omdat grote bedrijven al lang op een EDI (Electronic Data Interchange) basis werken.
Gedigitaliseerde facturen hebben in dit proces de grootste toegevoegde waarde voor de ontvanger, omdat deze de gegevens niet meer handmatig hoeft in te voeren of te verwerken. Aan de kant van de facturerende partij worden de gegevens rechtstreeks geëxporteerd vanuit het lokale ERP.
De tweede invloed kwam van het managementteam van Murrelektronik. Problemen met bestel- en leveringsbonnen, enorme tijdsbesteding en een hoog foutenpercentage veroorzaakten grote kosten. Het management begreep dat door het optimaliseren van processen, een verlaging van de kosten zou optreden.
Middelen besparen met de expertise van de juiste leverancier
De zoektocht naar een geschikte digitaliseringsleverancier duurde iets meer dan twaalf maanden. Heidrun Beck, Project Manager SAP Rollout en EDI bij Murrelektronik, nam vanaf het begin deel aan het selectieproces:
"We vergeleken vier aanbieders en kozen uiteindelijk voor Unifiedpost Group. We werden niet alleen overtuigd door het aanbod, maar ook door het feit dat Unifiedpost Group al internationaal actief was en ervaring had. Er waren ook enkele positieve referenties."
Het was voor Murrelektronik ook van vitaal belang dat de leverancier een oplossing op maat bood.
Eerst werd de factuurverzending geanalyseerd. Het bleek dat het in het bedrijf geïnstalleerde SAP-systeem zonder problemen elektronische facturen kon maken en verzenden. Dienovereenkomstig, Unifiedpost Group functioneerde als een partner voor gegevensverwerking en behandelde orders, orderreacties, afleverbonnen en facturen. De technische randvoorwaarden en de aanpassing van het systeem werden samen bepaald. Om een soepel proces te garanderen, hoefde de interface naar de klant maar één keer te worden ingesteld.
De eerste succesvolle klantverbinding vond plaats in 2013. Sindsdien worden orderinvoer, orderbevestigingen en facturen via EDI verwerkt. Tijdens het onboardingproces nam Unifiedpost Group bijna alle communicatie tussen Murrelektronik en hun klanten over.
De aansluiting duurt ongeveer vier tot zes weken per klant. Het is vooral belangrijk dat de stamgegevens zorgvuldig worden ingevoerd in het ERP-systeem. Dit omvat alle gegevens met betrekking tot de klant, evenals informatie over prijzen en materialen.
Een consequent positieve ervaring voor iedereen
Tot nu toe zijn enkele grote klanten volledig in het systeem geïntegreerd.
Mevrouw Beck legt uit: "Op het eerste gezicht hebben we nog maar een heel klein deel van onze klanten aangesloten op het systeem, maar we verwerken nu al meer dan 1.000 transacties per maand via Unifiedpost Group als communicatiepartner. Natuurlijk had het aan boord halen van een partner ook een financiële achtergrond, want het besparingspotentieel is enorm. Door outsourcing hebben we voorkomen dat we zelf de technische expertise moesten verwerven, wat niet alleen personeel, maar ook tijd en geld bespaart. We vertrouwen volledig op de expertise van Unifiedpost Group."
Mevrouw Beck schat dat ongeveer 30-40% van het administratieve werk kan worden bespaard dankzij de vele geautomatiseerde functies van het systeem. Werken met één leverancier betekent ook dat het systeem dat de klant gebruikt totaal irrelevant is, aangezien verschillende gegevensformaten direct worden omgezet in het juiste formaat.
Een ander groot voordeel is de drastische vermindering van fouten binnen de processen. Handmatige tussenkomst van buitenaf is alleen nodig als de klant individuele eisen heeft, bijvoorbeeld met betrekking tot de leverdatum of een spontaan gewijzigde hoeveelheid. Op voorwaarde dat de stamgegevens zorgvuldig zijn ingevoerd in het ERP, kunnen fouten binnen de bestelprocessen vrijwel worden uitgesloten.
Doel: Doorgaan met de overgang naar volledige digitalisering
Mevrouw Beck legt uit dat Murrelektronik van plan is om tegen het einde van het jaar nog drie grote klanten aan te sluiten. Het doel is om in de nabije toekomst nog eens tien klanten per jaar aan te sluiten. Tot nu toe heeft de inspanning alleen vruchten afgeworpen voor grote klanten, maar een volledige omschakeling kan op de lange termijn niet worden uitgesloten.
"Tot nu toe zijn we zeer tevreden. De samenwerking verloopt soepel, we kunnen snel reageren op spontane veranderingen en natuurlijk spreken de cijfers voor zich. In Unifiedpost Group hebben we een technische partner gevonden die de communicatie in het dataproces voor ons overneemt en netjes beheert."
De casestudy was oorspronkelijk in het Duits, gemaakt door crossinx, de voormalige naam van Unifiedpost Germany - de Duitse entiteit van Unifiedpost Group.
