Count-e, de boekhoudsoftware van Linkmanage uit Leuven, heeft 25 jaar ervaring in de schoolsector met expertise in financieel beheer voor onderwijsinstellingen. De boekhoudsoftware wordt gebruikt door meer dan 80% van de vrij gesubsidieerde Vlaamse scholen. Bij Count-e geloven ze in het vereenvoudigen van financiële processen zodat scholen zich kunnen focussen op hun kerntaak: het aanbieden van kwalitatief hoogstaand onderwijs. Hun geavanceerde softwareoplossingen bieden een waaier aan toepassingen, allemaal gecentraliseerd in één krachtige database.
De uitdaging
Veel scholen werden geconfronteerd met aanzienlijke uitdagingen op het gebied van administratieve taken. Het verwerken van facturen was een bijzonder problematisch gebied, waar papieren facturen handmatig verwerkt en ingevoerd moesten worden, een tijdrovende en foutgevoelige taak. Daarnaast waren er problemen met het optimaliseren van betalingen, waarbij betalingen van ouders voor schoolrekeningen vaak leidden tot verwarring en fouten, zoals dubbele betalingen. Een ander groot probleem was de noodzaak om contant geld op school uit te bannen, aangezien kinderen vaak contant geld bij zich moesten hebben om schoolbenodigdheden te kopen, wat problemen opleverde op het gebied van veiligheid en beheer.
De oplossing
Unifiedpost Group voorzag Count-e van de technologische hulpmiddelen om deze uitdagingen aan te gaan. De oplossingen, afgestemd op de behoeften van scholen, omvatten digitale facturering, elektronische schoolfacturen met een betaalknop en een cashless systeem waarmee kinderen hun schoolpas digitaal kunnen opladen.
Met deze oplossingen kunnen scholen hun factuurverwerking volledig digitaliseren, waardoor handmatige verwerking en invoer tot het verleden behoren. De elektronische schoolfacturen, die via e-mail naar de ouders worden gestuurd, zijn voorzien van een betaalknop. Dit systeem zorgt ervoor dat er maar één keer per factuur betaald kan worden, waardoor het risico op dubbele betalingen en de verwarring en problemen die daarmee gepaard gaan, wordt geëlimineerd.
Het cashless systeem is een andere belangrijke innovatie. Kinderen kunnen hun schoolpas digitaal opladen, waardoor het niet meer nodig is om contant geld mee naar school te nemen. Dit systeem maakt het hele proces van schoolbenodigdheden kopen veiliger en efficiënter en zorgt ervoor dat scholen geen contant geld meer hoeven te beheren.
"Al 25 jaar ondersteunen we scholen bij hun financiële processen met onze software Count-e. Ook bij scholen is er een grote behoefte en interesse om te digitaliseren, maar de middelen zijn soms beperkt. Door strategische partnerships aan te gaan, willen we inzetten op digitalisering en professionalisering, maar wel tegen een betaalbare prijs. Door samen te werken met Unifiedpost Group geven we scholen en schoolbesturen toegang tot technologie die anders buiten hun bereik ligt. Dit is een win-winsituatie voor alle partijen." - Dirk Fannes, CEO van Count-e
De voordelen
De samenwerking tussen Count-e en Unifiedpost Group heeft al verschillende voordelen opgeleverd:
- Digitalisering: Scholen hebben hun factuurverwerking kunnen stroomlijnen en automatiseren, wat heeft geleid tot aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen. Het elimineren van handmatige verwerking heeft de kans op fouten verkleind en de efficiëntie van het facturatieproces verbeterd.
- Optimalisatie van betaling: De introductie van elektronische schoolfacturen met een betaalknop heeft het risico van dubbele betalingen en verwarring bij ouders weggenomen. Dit maakt het betalingsproces veel efficiënter en gemakkelijker voor alle betrokkenen.
- Cashless systeem: Het digitale oplaadsysteem voor schoolkaarten heeft contante transacties op school volledig uitgebannen, waardoor de veiligheid en efficiëntie aanzienlijk zijn verbeterd. Bovendien is het dankzij dit systeem niet meer nodig om contant geld op school te beheren, waardoor de administratieve last aanzienlijk is verminderd.
Conclusie
Dankzij de samenwerking tussen Count-e en Unifiedpost Group kunnen scholen hun administratieve taken nu veel efficiënter beheren. Ze hebben ook een veiligere omgeving voor hun leerlingen kunnen creëren. Door deze belangrijke stappen naar de toekomst te zetten, zijn deze scholen nu beter uitgerust om de uitdagingen van de 21e eeuw aan te gaan.
