Leica Geosystems - een wereldwijde fabrikant van precisiemeetinstrumenten voor bouwmetingen - nam de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat zijn Italiaanse dochteronderneming voldeed aan de nationale regelgeving voor elektronisch factureren. Dit alles met de hulp van Unifiedpost Group.
Sinds januari 2019 is elektronisch factureren(e-factureren) verplicht in Italië voor alle binnenlandse bedrijven die facturen sturen naar Italiaanse klanten. Bedrijven moeten hun facturen eerst naar het officiële Italiaanse "Sistema di Interscambio" (SdI) platform sturen voordat ze de ontvanger bereiken. Leica Geosystems heeft de nodige maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat haar Italiaanse dochteronderneming voldoet aan de lokale wetgeving.
Gelegenheid: Italië's verplichte e-facturatierevolutie
De EU-richtlijn 2014/55/EU van de Europese Commissie wil het "gebruik van elektronische facturatie voor overheidsopdrachten bevorderen door de garantie van semantische interoperabiliteit en de verbetering van de rechtszekerheid te bevorderen". Voor dit doel heeft Italië een officieel platform (SdI) gecreëerd waarlangs alle facturen moeten passeren.
Thomas Pitscheider, SAP Project Manager bij Leica Geosystems en verantwoordelijk voor de omschakeling in Italië, wilde geen complicaties bij de overgang van de Italiaanse vestiging van het bedrijf naar elektronische processen. Thomas pakte de noodzakelijke maatregelen in een geschikte tijd aan met behulp van competente servicepartners.
"Over het algemeen ondersteunt digitalisering ons bij het behalen van onze bedrijfsdoelstellingen en maakt het geoptimaliseerde processen, efficiënter werken en kostenbesparingen mogelijk. De landspecifieke eisen voor e-facturatie in de EU voegen momenteel echter extra eisen toe. Sommige daarvan vormen echte technische uitdagingen," zegt Pitscheider.
De aanbesteding: Kiezen voor Unifiedpost Group als partner
Pitscheider herinnert zich de tijdsdruk waarmee hij medio 2018 werd geconfronteerd:
"Vanaf 1 januari 2019 waren alle bedrijven in Italië verplicht om elektronische facturen in de B2B- en B2C-sector uit te reiken, deze uitsluitend via het officiële uitwisselingssysteem SdI te verzenden en te ondertekenen met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Om deze deadline te halen, moesten we heel snel competente partners vinden voor de technische implementatie. Begin 2018 probeerden we aanvankelijk zelf op de markt te zoeken naar aanbieders, maar moesten toen een beslissing nemen vanwege het grote aantal en de onduidelijkheid en de tijdsdruk. We besloten al snel om een consultant in te schakelen", zegt Pitscheider.
Het project: Late kick-off en krap tijdschema
Medio oktober 2018, na een succesvol aanbestedingsproject, heeft Leica Unifiedpost Group het contract gegund. Er waren echter slechts twaalf weken tot het project live moest gaan, daarom werd het projectteam in grote haast samengesteld en vond de kick-off meeting begin november plaats.
Op aanraden van Unifiedpost Group had Pitscheider de verbinding met het SAP-systeem toegewezen aan de experts van Arvato Bertelsmann. De projectverdeling was toen duidelijk:
- Leica Geosystems zorgde voor het extraheren van de gegevens uit SAP.
- Arvato Bertelsmann programmeerde de interface naar Unifiedpost Group en zorgde voor het tot stand brengen van de verbinding met de oplossing Unifiedpost Group en het terugsturen van de bevestigingstoestanden naar SAP.
- Unifiedpost Group zette de IDOC van SAP om in een FatturaPA-formaat (het wettelijk vereiste formaat in Italië). Na een interne controle stuurde Unifiedpost Group de gegevens naar het Italiaanse SdI platform en stuurde de ontvangstbevestigingen terug.
Medio november 2018 werd het concept eindelijk goedgekeurd en kon het projectteam beginnen met de implementatie.
Het staatsplatform: uitdaging aanvaard
Samenvattend zegt Pitscheider: "Technisch gezien was het project zeker een uitdaging, met als moeilijkste onderdeel het begrijpen van het FatturaPA-formaat van het platform. Met het oog op onze deadlinedruk had Unifiedpost Group gelukkig al ervaring in Italië. Desondanks waren de tests moeilijk omdat de XML bestanden alleen gecontroleerd konden worden op technische correctheid, maar niet op inhoud. Helaas was er ook niemand aan wie we dit hadden kunnen vragen. En de bestaande documentatie was alleen beschikbaar in het Italiaans."
Ondanks alle tegenslagen kon Leica Geosystems half januari de eerste productieve facturen naar zijn klanten sturen via het Italiaanse SdI portaal!
In Italië registreert Leica Geosystems gemiddeld tussen de 9.000 en 10.000 uitgaande facturen per jaar. Het versturen van zogenaamde split-payment facturen naar business-to-government (B2G) klanten bleek bijzonder lastig. Alleen zij mochten facturen elektronisch afwijzen. Hiervoor hadden ze 14 dagen, en deze periode werd meestal opgebruikt om een gecorrigeerde factuur aan te vragen. Bij facturen met gesplitste betaling wordt alleen het nettobedrag door de overheid aan de leverancier betaald. Belastingen worden rechtstreeks aan de belastingdienst betaald.
Factuurontvangst: Unifiedpost Group haalt de gegevens op van het platform.
Leica Geosystems verwerkt inkomende facturen in veel van haar bedrijven met behulp van een intelligent, zelflerend systeem dat is ontwikkeld door Tanro.
De facturen komen per post binnen met PDF-bijlagen en worden verwerkt met behulp van een OCR-scan. Het gaat hierbij in totaal om ongeveer 100.000 facturen per jaar. Unifiedpost Group haalt de factuur op bij het staatsplatform, converteert deze naar een PDF-formaat met SdI structuur en stuurt deze in deze vorm naar Leica voor verdere verwerking.
Vooruitzichten: Europa gaat digitaal
Na de succesvolle overgang naar gedigitaliseerde processen, staan nu ook andere Europese landen op Leica's digitaliseringsagenda. Met een internationale aanwezigheid en met meer dan 130 nationale bedrijven, heeft Leica Geosystems zeker veel te doen om ervoor te zorgen dat het voldoet aan de belastingwetgeving over de hele wereld.
Het spreekt voor zich dat Leica Geosystems opnieuw vertrouwt op zijn beproefde partner Unifiedpost Group.
De casestudy was oorspronkelijk in het Duits, gemaakt door crossinx, de voormalige naam van Unifiedpost Germany - de Duitse entiteit van Unifiedpost Group.
