ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH, onderdeel van de ASSA ABLOY Groep, produceert en distribueert mechanische en elektromechanische beveiligingsoplossingen voor bescherming, beveiliging en comfort in particuliere en openbare gebouwen. De internationale groep heeft meer dan 43.000 werknemers in meer dan 40 landen.
ASSA ABLOY, het grootste bedrijf in zijn sector, heeft zichzelf altijd gezien als technologisch leider en geeft er de voorkeur aan om zijn investeringen te richten op gebieden die rechtstreeks ten goede komen aan de klant: Hoogwaardige producten en uitstekende service. Administratieve processen die de klant niet direct ten goede komen, worden versneld en op een laag niveau gehouden.
Handmatige processen domineerden het werk van het boekhoudteam
In Duitsland heeft ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH momenteel ongeveer 10.000 klanten, wat neerkomt op 230.000 uitgaande en 35.000 inkomende facturen per jaar.
De boekhouding, verwerking en afstemming van deze documenten wordt afgehandeld door een shared service center. In het verleden was dit een handmatig reconciliatieproces van alle afzonderlijke papieren facturen en inkooporders. Het handmatige werk legde een beslag op de middelen, aangezien het tot vier minuten duurde om elke factuur te verwerken.
De centralisatie van de boekhouding voor de verschillende locaties in een shared service center was een stap in de richting van meer efficiëntie. De omschakeling van handmatige facturatieprocessen naar elektronische was de volgende logische stap met de introductie van een elektronisch bestelsysteem.
Een uniform standaardproces voor elektronische facturatie
ASSA ABLOY stelde zich daarom tot doel om de uitwisseling van order- en factuurgegevens om te zetten naar elektronische processen en om een eigen standaardformaat te creëren. Hierdoor kunnen klanten en leveranciers nu informatie uitwisselen op een uniforme basis.
"Bij het zoeken naar een geschikte partner richtten we ons op vier criteria," herinnert Jürn Jakob Schultze-Berndt, hoofd van het Shared Service Center Accounting bij ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH zich. "Het was belangrijk voor ons dat de gekozen oplossing onafhankelijk van SAP zou werken, individueel zou meegroeien met de behoeften van ons bedrijf en zou passen in het ongelijksoortige IT-landschap van de ASSA ABLOY Groep. We waren ook op zoek naar een leverancier die ons kon begeleiden bij de implementatie en ons zou begeleiden tijdens de omschakeling."
Na een grondige marktanalyse werd gekozen voor de e-factuuroplossing van Unifiedpost Group.
Het begin van de overgang
Eerst werd de factuurontvangst geconverteerd. Unifiedpost Group nam ook de onboarding over van de 150 grootste leveranciers van ASSA ABLOY.
Unifiedpost Group herinnert zich: "Tijdens de onboarding van de leveranciers moesten we ook een groot aantal kleine en middelgrote bedrijven integreren. Daarnaast moesten we ook een breed scala aan technische oplossingen bieden om te voldoen aan de infrastructurele behoeften en eisen van deze leveranciers - van middelgrote productiebedrijven tot kleine ambachtelijke bedrijven. Een andere uitdaging was het feit dat ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH verschillende ERP-systemen gebruikt in haar vestigingen in Albstadt en Berlijn. De systemen werken met verschillende logica's, waarmee we rekening moesten houden en die we moesten weerspiegelen in onze oplossing."
Scannen en converteren van de factuurverzendingstaken voltooien het proces
In de volgende stap besloot ASSA ABLOY om de OCR-oplossing voor scannen van Unifiedpost Group te integreren. Leveranciers die nog steeds papieren facturen gebruiken, kunnen deze naar het Shared Service Center sturen.
Het Service Center stuurt ze naar Unifiedpost Group om ze te scannen. Daar worden ze verwerkt, elektronisch voorbereid en één keer per dag gebundeld en verstuurd naar ASSA ABLOY. Dit is een belangrijk aspect met betrekking tot een uniforme bestandsstandaard: ongeacht of de factuur elektronisch of op papier is. Unifiedpost Group zet een grote verscheidenheid aan factuurformaten om in een door ASSA ABLOY gespecificeerd gestandaardiseerd formaat, dat het bedrijf vervolgens probleemloos kan verwerken.
Tot slot nam Unifiedpost Group ook het volledige uitgaande factuurproces over voor ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH; zowel in elektronische vorm als - voor de ontvangers die nog steeds papieren documenten ontvangen - in gedrukte vorm.
Sindsdien profiteert ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH van de duidelijke voordelen van elektronische boekhouding. Naast de aanzienlijke tijdsbesparing heeft het bedrijf de betrouwbaarheid van het factuurproces vergroot, dat wordt beveiligd door passende foutenlogboeken. Facturen die elektronisch gecontroleerd zijn en overeenkomen met de orderdocumenten gaan helemaal niet meer door de handen van medewerkers, maar worden in plaats daarvan direct geboekt via een digitale workflow.
Samen actief vormgeven aan nieuwe oplossingen
In de nabije toekomst worden nog meer processen toegevoegd, zoals een workflow voor de digitale verwerking van facturen zonder inkooporderreferentie. Hierbij zal de uitwisseling van documenten, inclusief de goedkeuringsprocessen, volledig elektronisch verlopen via een bijbehorend portaal.
"Onze beslissing om Unifiedpost Group te gebruiken was absoluut juist. De toename in efficiëntie die we hebben bereikt door over te schakelen op elektronische boekhouding spreekt voor zich. Maar wat de meeste indruk op ons maakt, is het vermogen van Unifiedpost Group om technische ontwikkelingen actief te stimuleren," voegt Jürn Jakob Schultze-Berndt toe. "Met Unifiedpost Group als partner maken we deel uit van deze verdere ontwikkelingen en kunnen we onze claim als marktleider waarmaken om ontwikkelingen in onze branche te initiëren en vorm te geven."
De casestudy was oorspronkelijk in het Duits, gemaakt door crossinx, de voormalige naam van Unifiedpost Germany - de Duitse entiteit van Unifiedpost Group.
