Deutsche Bahn heeft zich gecommitteerd aan het stroomlijnen en standaardiseren van haar uitgaande factureringsprocessen in de hele organisatie. Om het grote project voort te zetten, zal de digitale partner van Deutsche Bahn, DB Systel, samenwerken met de wereldwijde factureringsprovider Unifiedpost Group.
Het proces begon bij DB Cargo met het standaardiseren van de uitgaande factuurprocessen van alle vijftien entiteiten van DB Cargo. Het standaardiseren van 15 entiteiten in verschillende landen had zeker zijn uitdagingen. Met landspecifieke wettelijke vereisten en ongeveer 150.000 uitgaande facturen per jaar had het zeer complexe, grootschalige internationale project veel bewegende delen. Maar na een succesvolle negen maanden van procesveranderingen was het project voltooid!
Verken de reis van het grootschalige project gedurende de negen maanden en duik in de details.
DB Cargo: een geschiedenis van internationaal zakendoen
DB Cargo AG is een internationaal transport- en logistiekbedrijf dat alle nationale en internationale spoorvrachtactiviteiten van Deutsche Bahn bundelt. Dochterondernemingen in achttien verschillende Europese landen behoren tot het moederbedrijf.
Gemeten naar het aantal afgelegde kilometers is DB Cargo marktleider in Europa. Het bedrijf is ook een pionier als het gaat om de digitalisering van de verzending van facturen: de beslissende koers werd meer dan tien jaar geleden uitgezet en alle processen werden dienovereenkomstig aangepast.
De complexiteit van grensoverschrijdende bedrijfsprocessen neemt echter voortdurend toe en de inconsistente wettelijke vereisten in verschillende EU-landen vormen een nieuwe uitdaging. Dit was voor de financiële afdeling van DB aanleiding om zijn digitaliseringspartner, DB Systel, de opdracht te geven om een uniforme service voor uitgaande facturen aan te bieden voor alle entiteiten.
Uniformiteit maakt het makkelijker
Het standaardiseren van de systemen over de verschillende entiteiten heen is sinds 2018 een doel voor DB. DB Cargo was de eerste entiteit die het project uitvoerde met Unifiedpost Group eind 2019.
"Onze uitgangssituatie was zeker vrij ongebruikelijk voor Unifiedpost Group: we waren al gedigitaliseerd, maar we wilden af van de bestaande oplossing, die in tien jaar was gegroeid en niet meer toekomstgericht was", zegtIngo von Ammon van DB Cargo.
In 2016 was het aandeel elektronische facturen ten opzichte van fysiek geposte facturen nog 42:58. In 2019 was dat al 65:35 en in 2020 71:29!
Het bedrijf ging nog een stap verder met betrekking tot hun factureringsprocessen met Unifiedpost Group door ook hun factuurmailings te verwerken.
"Met Unifiedpost Groupheeft DB een dienstverlener gevonden die het mogelijk maakt om via een centraal uitvoerkanaal te voldoen aan de meest uiteenlopende internationale eisen op het gebied van digitalisering van de verzending van facturen", aldus von Ammon.
Ook alle wettelijke vereisten, zoals audit-proof archivering, werden geïmplementeerd. DB Cargo ontvangt alle facturen teruggestuurd naar het eigen archief. Speciaal hiervoor werd een retourkanaal naar het archiefsysteem van DB Cargo geïmplementeerd.
Complexe berekeningen, enorme hoeveelheden gegevens en een eenvoudige digitale oplossing
De facturen van DB - met een breed scala aan bijlagen zoals treinreizen, routegegevens, wagontypes en inzet - bevatten enorme hoeveelheden gegevens, soms met wel vijf niveaus per factuuritem.
Het maken van zulke grote PDF-bestanden vereist een enorme rekenkracht van Unifiedpost Group. Bovendien was de structuur van de factuurposten onderworpen aan een logica die gedurende vele jaren individueel was ontwikkeld door de interne IT-afdelingen voor de specifieke eisen van individuele bedrijven.
"Het was een grote uitdaging om deze logica in detail te begrijpen en opnieuw in kaart te brengen. Unifiedpost Group", zegt von Ammon. "Een eenvoudige 1:1 implementatie was niet mogelijk, maar Unifiedpost Group Werkte voortdurend alle speciale functies uit en vond voor bijna elke eis een oplossing. Vandaag de dag zijn sommige toepassingen misschien niet meer zo flexibel als vroeger, maar afgezien daarvan levert de standaardisatie ons duidelijke voordelen op in het proces, in het onderhoud en als investering in de toekomst", vat de projectmanager samen.
Alle achttien landen werden geleidelijk geconverteerd. Het plan was om geleidelijk alle klanten van de toenmalige vijftien bedrijven en het moederbedrijf te activeren en snel bij te sturen op basis van de resultaten. De grote omvang van het project vereiste een bijzonder intensieve uitwisseling binnen het projectteam.
"In het begin hebben we de noodzaak en inspanning van beide kanten zeker onderschat", herinnert Von Ammon zich. "Allereerst moesten we termen definiëren, zodat alle betrokkenen dezelfde bewoordingen gebruikten. We hadden toen meer tijd en personele capaciteit nodig. We gebruikten een Kanban-bord als projectmanagementtool, omdat de vorige uitwisseling via telefoon en e-mail niet voldoende effectief was."
Uiteindelijk waren er aan beide kanten tot acht projectleden bij betrokken en werden de online conferenties teruggebracht tot één keer per week en uiteindelijk tot om de week.
Als u de toekomstbestendige processen van DB Cargo wilt volgen en ook uw factureringswerkzaamheden wilt digitaliseren, bekijk dan vandaag nog onze wereldwijde facturatie-oplossing.
De casestudy was oorspronkelijk in het Duits, gemaakt door crossinx, de voormalige naam van Unifiedpost Germany - de Duitse entiteit van Unifiedpost Group.
