De wereldwijd actieve ABB Groep is toonaangevend op het gebied van energie- en automatiseringstechnologie. Bij ABB Duitsland worden alle boekhoudkundige diensten geleverd door ABB Business Services GmbH (BIS). Om de efficiëntie, prestaties en kwaliteit voortdurend te verbeteren, vertrouwt het boekhoudcentrum op de samenwerking met Unifiedpost Group voor de uitbreiding van hun elektronische factuuruitwisseling.
Sinds 2013 maakt ABB in Duitsland gebruik van Unifiedpost Group voor elektronische facturatie. Het bedrijf en zijn vijf bedrijfsdivisies ontvangen elk jaar meer dan 600.000 facturen; daarom had het bedrijf een oplossing voor elektronische facturatie (e-facturatie) nodig die de grote hoeveelheden facturen aankon.
ABB's proces voor een e-factuuroplossing
Tot de introductie van de nieuwe e-facturatieoplossing stuurden leveranciers standaard papieren facturen naar ABB. Deze werden gescand en via tekstherkenningssystemen overgebracht naar het ERP-systeem voor verdere verwerking door het Accounts Payable (AP) team van ABB. Tot dan toe werd slechts 6% van de facturen gedigitaliseerd verzonden. Een cijfer waarvan het team wist dat het aanzienlijk verhoogd kon worden.
De vorige standaardprocedure leek niet geschikt voor een gedigitaliseerd proces. De standaardprocedures vereisten onder andere een grote hoeveelheid handmatige inspanning, wat tijdverlies met zich meebracht en beperkte mogelijkheden bood voor verdere optimalisatie.
ABB BIS besloot daarom te kiezen voor een oplossing voor elektronische uitwisseling van facturen om hun efficiëntie te verbeteren.
Het doel van ABB: Automatisering en efficiëntie verhogen
"Ons doel was om het automatiseringsniveau te verhogen om de kosten te verlagen en de processen efficiënter te maken", zegt Franka Strache, projectmanager e-facturatie ABB Duitsland. "We wilden ook de gegevenskwaliteit van het bestaande e-facturatiesysteem verhogen en de doorlooptijden verbeteren - bijvoorbeeld om de benuttingsgraad van kortingen te verhogen."
Steun van Unifiedpost Group
Er was externe ondersteuning nodig om de doelstellingen vlot te kunnen bereiken. Het bedrijf ontving offertes van verschillende leveranciers van e-facturatie en voerde een leveranciersvergelijking uit met bestaande Unifiedpost Group klanten.
"Het feit dat een aantal leveranciers van ABB al samenwerkte met het lokale bedrijfsonderdeel, sprak in het voordeel van Unifiedpost Group" , zegt Strache. "Bovendien heeft Unifiedpost Group een breed netwerk van internationale partners, zodat we bij de toekomstige internationalisering van elektronische factuurontvangst kunnen profiteren van bestaande roamingovereenkomsten."
Na de ondertekening van het contract in juli 2013 volgde de implementatie, die in oktober 2013 werd afgerond.
"De leveranciers werden in eerste instantie benaderd via de respectievelijke inkoopcontacten van ABB. Vervolgens gaven we technisch advies aan de individuele leveranciers. De bestaande Unifiedpost Group klanten waren toch al aan boord. Na een ABC-analyse op basis van het documentvolume was de eerste stap om de A-leveranciers en degenen die al met ons werkten, met elkaar in contact te brengen", herinnert Unifiedpost Group zich.
Hoge gegevens- en factuurkwaliteit
Omdat de oplossing Unifiedpost Group kan worden aangepast aan specifieke eisen van de klant, is het daarom eenvoudig om een hoog niveau van gegevens- en factuurkwaliteit te bereiken. Dit is een cruciale voorwaarde voor een hoge mate van automatisering en korte verwerkingstijden.
Het minimaliseert ook de hoeveelheid handmatige controles die intern nodig zijn. Zo kunnen bijvoorbeeld verplichte velddefinities en nummerreeksen voor bestelnummers worden gecontroleerd. Een eerste validatie van de facturen in overeenstemming met paragraaf §14 UStG wordt uitgevoerd door Unifiedpost Group. Als het resultaat van deze validatie positief is, worden het gestructureerde gegevensrecord en de afbeelding van de factuur overgedragen aan ABB. Als de validatie mislukt (validatieregels, verplichte velden), wordt de factuur teruggestuurd naar de leverancier met de overeenkomstige foutcode. Verdere validaties via mapping tabellen, bijvoorbeeld het lezen van trefwoorden, vullen het elektronische factuurontvangstproces aan en dragen bij aan de efficiëntie ervan.
Geautomatiseerde processen zorgen voor potentiële besparingen
"De uitbreiding van e-facturatie zal het hele proces van factuurontvangst en de automatiseringsgraad van boekingen verhogen. Dit bespaart ABB kostbare tijd en dus kosten," benadrukt Jacqueline Sikora, Hoofd Accounts Payable.
Het gebruik van de diensten van Unifiedpost Groupen de samenwerking met ABB hebben zich dus al na korte tijd terugbetaald. Bovendien is het percentage digitaal ontvangen facturen verdubbeld ten opzichte van vorig jaar.
Op basis van de positieve ervaringen blijft ABB de overstap naar e-facturatie stimuleren. Er worden voortdurend nieuwe zakenpartners aangesloten en de eerste leveranciers uit andere Europese landen zijn ook gewonnen voor e-facturatie met ABB en Unifiedpost Group.
De casestudy was oorspronkelijk in het Duits, gemaakt door crossinx, de voormalige naam van Unifiedpost Germany - de Duitse entiteit van Unifiedpost Group.
