
Murrelektronik GmbH era solita elaborare manualmente tutti i documenti di fatturazione. Ora l'azienda gestisce una percentuale crescente di documenti in formato elettronico grazie alla soluzione di Unifiedpost Group.
Murrelektronik GmbH è un fornitore globale di soluzioni applicative per l'industria dell'automazione industriale. Fondata a Oppenweiler nel 1975, l'azienda conta oggi quasi 2.000 dipendenti ed è leader internazionale nel suo settore.
Murrelektronik ha circa 60.000 clienti. Ogni giorno, il reparto fatture in uscita elabora tra i 1.000 e i 1.500 documenti. Fino a poco meno di quattro anni fa, questo processo veniva gestito interamente per posta - oggi, una percentuale in costante crescita viene inviata elettronicamente.
Il passaggio a processi elettronici e digitali
Prima della transizione verso processi elettronici e digitali, l'intero processo di ordinazione e fatturazione di Murrelektronik era basato sulla carta. L'azienda riceveva gli ordini per via elettronica, scritta o telefonica e doveva inserire manualmente ogni ordine nel sistema ERP. Le bolle di consegna e le fatture venivano scansionate e trasferite al sistema ERP SAP esistente tramite il software OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) per l'ulteriore elaborazione da parte del reparto contabilità o del team di vendita.

La richiesta di un flusso di lavoro più efficiente era in aumento. Sia da parte dei clienti di Murrelektronik che da parte del management.
La richiesta di processi elettronici e automatizzati
In primo luogo, i clienti di Murrelektronik utilizzavano sempre più spesso processi elettronici, incoraggiando quindi Murrelektronik a considerare un processo completamente elettronico e digitalizzato. La domanda di elaborazione elettronica dei dati era in crescita, dato che le grandi aziende lavoravano da tempo su base EDI (electronic data interchange).
Le fatture digitalizzate hanno il massimo valore aggiunto per il destinatario, che non deve più inserire o elaborare manualmente i dati. Dal lato del fatturatore, i dati vengono esportati direttamente dall'ERP locale.
La seconda influenza è stata esercitata dal management di Murrelektronik. Le difficoltà con le bolle d'ordine e di consegna, l'enorme dispendio di tempo e l'alto tasso di errori causavano grandi spese. Il management ha capito che ottimizzando i processi si sarebbe ottenuta una riduzione dei costi.
Risparmiare risorse con la competenza del fornitore giusto
La ricerca di un fornitore di servizi di digitalizzazione adeguato è durata poco più di dodici mesi. Heidrun Beck, Project Manager SAP Rollout and EDI di Murrelektronik, ha partecipato al processo di selezione fin dall'inizio:
"Abbiamo confrontato quattro fornitori e alla fine abbiamo deciso per Unifiedpost Group. Non ci ha convinto solo l'offerta, ma anche il fatto che Unifiedpost Group fosse già attivo a livello internazionale e avesse esperienza. C'erano anche alcune referenze positive".
Per Murrelektronik era inoltre fondamentale che il fornitore offrisse una soluzione personalizzata.
In primo luogo, è stata analizzata la spedizione delle fatture. È emerso che il sistema SAP installato nell'azienda era in grado di creare e inviare fatture elettroniche senza problemi. Di conseguenza, Unifiedpost Group funzionava come partner per l'elaborazione dei dati e gestiva ordini, risposte agli ordini, bolle di consegna e fatture. Le condizioni tecniche e la personalizzazione del sistema sono state definite insieme. Per garantire un processo senza intoppi, l'interfaccia con il cliente doveva essere configurata una sola volta.

Il primo collegamento con un cliente è avvenuto nel 2013. Da allora, l'inserimento degli ordini, le conferme d'ordine e le fatture sono state elaborate tramite EDI. Durante il processo di onboarding, Unifiedpost Group si è occupato di quasi tutte le comunicazioni tra Murrelektronik e i suoi clienti.
Il collegamento richiede circa quattro-sei settimane per cliente. È particolarmente importante che i dati anagrafici siano inseriti con cura nel sistema ERP. Ciò include tutti i dati relativi al cliente, nonché le informazioni sui prezzi e sui materiali.
Un'esperienza sempre positiva per tutti
Finora alcuni grandi clienti sono stati completamente integrati nel sistema.
La signora Beck afferma che: "A prima vista, abbiamo collegato al sistema solo una minima parte dei nostri clienti, ma stiamo già elaborando oltre 1.000 transazioni al mese tramite Unifiedpost Group come partner di comunicazione. Naturalmente, l'ingresso a bordo di un partner ha avuto anche uno sfondo finanziario, poiché il potenziale di risparmio è enorme. Con l'outsourcing abbiamo evitato di dover acquisire noi stessi le competenze tecniche, risparmiando non solo personale, ma anche tempo e denaro. Ci affidiamo completamente alla competenza di Unifiedpost Group".
La signora Beck stima che circa il 30-40% del lavoro amministrativo possa essere risparmiato grazie alle numerose funzioni automatizzate del sistema. Lavorare con un unico fornitore significa anche che il sistema utilizzato dal cliente è del tutto irrilevante, poiché i diversi formati di dati si traducono direttamente nel formato appropriato.
Un altro enorme vantaggio è la drastica riduzione degli errori all'interno dei processi. L'intervento manuale esterno è necessario solo se il cliente ha esigenze specifiche, ad esempio per quanto riguarda la data di consegna o una quantità modificata spontaneamente. Se i dati anagrafici sono stati inseriti con cura nell'ERP, gli errori nei processi di ordinazione possono essere praticamente esclusi.
Obiettivo: proseguire la transizione verso la piena digitalizzazione
La signora Beck spiega che Murrelektronik prevede di collegare altri tre grandi clienti entro la fine dell'anno. L'obiettivo è di collegare altri dieci clienti all'anno nel prossimo futuro. Finora lo sforzo è stato proficuo solo per i clienti principali, ma non si può escludere un passaggio completo a lungo termine.
"Finora siamo estremamente soddisfatti. La collaborazione procede senza intoppi, possiamo reagire rapidamente ai cambiamenti spontanei e, naturalmente, i dati parlano da soli. In Unifiedpost Group abbiamo trovato un partner tecnico che si occupa per noi della comunicazione nel processo dei dati e la gestisce in modo pulito."
Il caso di studio era originariamente in tedesco, creato da crossinx, il nome precedente di Unifiedpost Germany - l'entità tedesca di Unifiedpost Group.