Count-e, il software di contabilità di Linkmanage, con sede a Leuven, vanta 25 anni di esperienza nel settore scolastico con competenze nella gestione finanziaria degli istituti scolastici. Il suo software di contabilità è utilizzato da oltre l'80% delle scuole fiamminghe sovvenzionate gratuitamente. Count-e crede nella semplificazione dei processi finanziari in modo che le scuole possano concentrarsi sulla loro missione principale: fornire un'istruzione di alta qualità. Le loro soluzioni software avanzate offrono una serie di applicazioni, tutte centralizzate in un unico potente database.
La sfida
Molte scuole hanno dovuto affrontare sfide significative in termini di attività amministrative. L'elaborazione delle fatture è stata un'area particolarmente problematica, in cui le fatture cartacee dovevano essere elaborate e inserite manualmente, un compito che richiedeva molto tempo ed era soggetto a errori. Inoltre, ci sono stati problemi con l'ottimizzazione dei pagamenti, dove i pagamenti dei genitori per i conti scolastici spesso portavano a confusione ed errori, come ad esempio i pagamenti doppi. Un'altra grande preoccupazione era la necessità di eliminare il contante a scuola, poiché i bambini dovevano spesso portare con sé contanti per acquistare il materiale scolastico, sollevando problemi di sicurezza e di gestione.
La soluzione
Unifiedpost Group ha fornito a Count-e gli strumenti tecnologici per affrontare queste sfide. Le soluzioni, adattate alle esigenze delle scuole, comprendono la fatturazione digitale, le fatture scolastiche elettroniche con un pulsante di pagamento e un sistema senza contanti che consente ai bambini di ricaricare le loro carte scolastiche in modo digitale.
Con queste soluzioni, le scuole possono digitalizzare completamente l'elaborazione delle fatture, rendendo l'elaborazione e l'inserimento manuale un ricordo del passato. Le fatture scolastiche elettroniche, che vengono inviate ai genitori via e-mail, sono dotate di un pulsante di pagamento. Questo sistema garantisce che i pagamenti possano essere effettuati una sola volta per fattura, eliminando il rischio di pagamenti doppi e la confusione e i problemi ad essi associati.
Il sistema cashless è un'altra innovazione fondamentale. I bambini possono ricaricare le loro tessere scolastiche in modo digitale, eliminando completamente la necessità di portare contanti a scuola. Questo sistema rende l'intero processo di acquisto del materiale scolastico più sicuro ed efficiente ed elimina la necessità per le scuole di gestire i contanti.
"Da 25 anni supportiamo le scuole nei loro processi finanziari con il nostro software Count-e. Anche nelle scuole c'è un grande bisogno e interesse a digitalizzarsi, ma le risorse sono talvolta limitate. Stringendo partnership strategiche, vogliamo scommettere sulla digitalizzazione e sulla professionalizzazione, ma a un prezzo accessibile. Collaborando con Unifiedpost Group, diamo alle scuole e ai consigli scolastici l'accesso a una tecnologia altrimenti fuori dalla loro portata. È una situazione vantaggiosa per tutte le parti". - Dirk Fannes, CEO di Count-e
I vantaggi
La collaborazione tra Count-e e Unifiedpost Group ha già prodotto diversi vantaggi:
- Digitalizzazione: Le scuole sono state in grado di semplificare e automatizzare l'elaborazione delle fatture, con un notevole risparmio di tempo e di costi. L'eliminazione dell'elaborazione manuale ha ridotto il rischio di errori e migliorato l'efficienza del processo di fatturazione.
- Ottimizzazione dei pagamenti: L'introduzione di fatture scolastiche elettroniche con un pulsante di pagamento ha eliminato il rischio di pagamenti doppi e di confusione tra i genitori. Questo rende il processo di pagamento molto più efficiente e conveniente per tutti gli interessati.
- Sistema senza contanti: Il sistema di ricarica digitale delle tessere scolastiche ha eliminato completamente le transazioni in contanti a scuola, migliorando in modo significativo la sicurezza e l'efficienza. Inoltre, questo sistema ha eliminato la necessità di gestire i contanti a scuola, riducendo in modo significativo il carico amministrativo.
Conclusione
Grazie alla collaborazione tra Count-e e Unifiedpost Group, le scuole sono ora in grado di gestire le attività amministrative in modo molto più efficiente. Inoltre, sono state in grado di creare un ambiente più sicuro per i loro studenti. Compiendo questi importanti passi verso il futuro, queste scuole sono ora meglio equipaggiate per affrontare le sfide del XXI secolo.
