Leica Geosystems - produttore globale di strumenti di misura di precisione per il rilievo edile - ha adottato le misure necessarie per garantire che la sua filiale italiana sia conforme alle normative nazionali sulla fatturazione elettronica. Il tutto con l'aiuto di Unifiedpost Group.
Da gennaio 2019, la fatturazione elettronica(e-invoicing) è obbligatoria in Italia per tutte le aziende nazionali che inviano fatture a clienti italiani. Le aziende devono inviare le loro fatture alla piattaforma ufficiale italiana "Sistema di Interscambio" (SdI) prima che arrivino al destinatario. Leica Geosystems ha adottato le misure necessarie per garantire che la sua filiale italiana sia conforme alla legislazione locale.
Occasione: La rivoluzione della fatturazione elettronica obbligatoria in Italia
La Direttiva 2014/55/UE della Commissione Europea intende promuovere "l'uso della fatturazione elettronica per gli appalti pubblici, favorendo la garanzia dell'interoperabilità semantica e il miglioramento della certezza del diritto". A tal fine, l'Italia ha creato una piattaforma ufficiale (SdI) attraverso la quale devono transitare tutte le fatture.
Thomas Pitscheider, Project Manager SAP di Leica Geosystems e responsabile del passaggio in Italia, non voleva che sorgessero complicazioni durante la transizione dell'entità italiana dell'azienda verso processi elettronici e di reclamo. Thomas ha affrontato le misure necessarie in tempi adeguati, avvalendosi di partner di servizio competenti.
"In generale, la digitalizzazione ci aiuta a raggiungere i nostri obiettivi aziendali e consente di ottimizzare i processi, lavorare in modo più efficiente e risparmiare sui costi. Tuttavia, i requisiti di fatturazione elettronica specifici per ogni Paese dell'UE stanno aggiungendo ulteriori requisiti. Alcuni dei quali rappresentano vere e proprie sfide tecniche", afferma Pitscheider.
L'offerta: Scegliere Unifiedpost Group come partner
Pitscheider ricorda la pressione temporale che ha dovuto affrontare a metà del 2018:
"A partire dal 1° gennaio 2019, tutte le aziende in Italia sono state obbligate a emettere fatture elettroniche nei settori B2B e B2C, a inviarle esclusivamente tramite il sistema di interscambio ufficiale SdI e a firmarle con una firma elettronica qualificata. Per rispettare questa scadenza, abbiamo dovuto trovare molto rapidamente partner competenti per l'implementazione tecnica. All'inizio del 2018 abbiamo provato a cercare da soli i fornitori sul mercato, ma poi abbiamo dovuto prendere una decisione a causa del numero elevato, della mancanza di chiarezza e della pressione temporale. Abbiamo presto deciso di rivolgerci a un consulente", afferma Pitscheider.
Il progetto: Inizio tardivo e tempi stretti
A metà ottobre 2018, dopo una gara d'appalto andata a buon fine, Leica si è aggiudicata il Unifiedpost Group il contratto. Tuttavia, mancavano solo dodici settimane all'avvio del progetto, pertanto il team di progetto è stato costituito in tutta fretta e la riunione di avvio si è svolta all'inizio di novembre.
Su raccomandazione di Unifiedpost Group, Pitscheider aveva affidato la connessione al sistema SAP agli esperti di Arvato Bertelsmann. La distribuzione del progetto era quindi chiara:
- Leica Geosystems si è occupata di estrarre i dati da SAP.
- Arvato Bertelsmann ha programmato l'interfaccia con Unifiedpost Group e si è occupata di stabilire la connessione alla soluzione Unifiedpost Group e di restituire gli stati di riconoscimento a SAP.
- Unifiedpost Group ha convertito l'IDOC fornito da SAP in un formato FatturaPA (il formato richiesto dalla legge italiana). Dopo un controllo interno, Unifiedpost Group ha inviato i dati alla piattaforma italiana SdI e ha restituito gli stati di riconoscimento.
A metà novembre 2018, il concetto è stato finalmente approvato e il team di progetto ha potuto iniziare l'implementazione.
La piattaforma statale: sfida accettata
Riassumendo, Pitscheider dice: "Tecnicamente il progetto è stato sicuramente una sfida, la parte più difficile è stata capire il formato FatturaPA della piattaforma. Per quanto riguarda le scadenze, fortunatamente Unifiedpost Group aveva già esperienza in Italia. Tuttavia, i test sono stati difficili perché i file di XML potevano essere controllati solo per la correttezza tecnica, ma non per il contenuto. Purtroppo non c'era nessuno a cui potessimo chiedere informazioni in merito. E la documentazione esistente era disponibile solo in italiano".
Nonostante tutte le avversità, Leica Geosystems è stata in grado di inviare le prime fatture produttive ai propri clienti attraverso il portale italiano SdI a metà gennaio!
In Italia, Leica Geosystems registra una media di 9.000-10.000 fatture in uscita all'anno. L'invio delle cosiddette fatture con split payment ai clienti business-to-government (B2G) si è rivelato particolarmente difficile. Solo a loro era consentito rifiutare le fatture per via elettronica. Per farlo, avevano 14 giorni di tempo, che di solito venivano utilizzati per richiedere una fattura corretta. Nelle fatture con pagamento frazionato, solo l'importo netto viene pagato dall'autorità al fornitore. Le imposte vengono pagate direttamente all'autorità fiscale.
Ricezione della fattura: Unifiedpost Group recupera i dati dalla piattaforma.
Leica Geosystems ha elaborato le fatture in entrata in molte delle sue aziende utilizzando un sistema intelligente di autoapprendimento sviluppato da Tanro.
Nel processo, le fatture arrivano per posta con allegati PDF e vengono elaborate con una scansione OCR; si tratta di un totale di circa 100.000 fatture all'anno. Unifiedpost Group Il sistema di scansione OCR "preleva" la fattura dalla piattaforma statale, la converte in formato PDF con la struttura SdI e la invia in questa forma a Leica per un'ulteriore elaborazione.
Prospettive: L'Europa diventa digitale
Dopo il successo della transizione ai processi digitalizzati, altri Paesi europei sono ora nell'agenda di digitalizzazione di Leica. Con una presenza internazionale e con oltre 130 società nazionali, Leica Geosystems ha certamente molto da fare per garantire il rispetto delle norme di conformità fiscale in tutto il mondo.
Va da sé che Leica Geosystems si affida ancora una volta al suo collaudato partner Unifiedpost Group.
Il caso di studio era originariamente in tedesco, creato da crossinx, il nome precedente di Unifiedpost Germany - l'entità tedesca di Unifiedpost Group.
