ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH, parte del Gruppo ASSA ABLOY, produce e distribuisce soluzioni di sicurezza meccaniche ed elettromeccaniche per la protezione, la sicurezza e il comfort negli edifici privati e pubblici. Il gruppo internazionale impiega più di 43.000 persone in oltre 40 Paesi.
In qualità di maggiore azienda del settore, ASSA ABLOY si è sempre considerata un leader tecnologico e preferisce concentrare i propri investimenti su aree che vanno a diretto vantaggio del cliente: Prodotti di alta qualità e servizi eccellenti. I processi amministrativi che non hanno un beneficio diretto per il cliente devono essere accelerati di conseguenza e mantenuti a un livello ridotto.
I processi manuali dominavano il lavoro del team contabile
In Germania, ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH ha attualmente circa 10.000 clienti, il che equivale a 230.000 fatture in uscita e 35.000 in entrata all'anno.
La contabilità, l'elaborazione e la riconciliazione di questi documenti sono gestite da un centro servizi condiviso. In passato, si trattava di un processo di riconciliazione manuale di tutte le singole fatture e ordini di acquisto cartacei. Il lavoro manuale impegnava le risorse, in quanto richiedeva fino a quattro minuti per elaborare ogni fattura.
La centralizzazione della contabilità per le varie sedi in un centro servizi condiviso è stato un passo verso una maggiore efficienza. La conversione dei processi di fatturazione da manuali a elettronici è stato il passo logico successivo, con l'introduzione di un sistema di ordini elettronici.
Un processo standard uniforme per la fatturazione elettronica
ASSA ABLOY si è quindi posta l'obiettivo di convertire lo scambio di dati relativi a ordini e fatture in processi elettronici e di creare un proprio formato standard. In questo modo, clienti e fornitori possono ora scambiarsi informazioni su base uniforme.
"Nella ricerca di un partner adatto, ci siamo concentrati su quattro criteri", ricorda Jürn Jakob Schultze-Berndt, responsabile dello Shared Service Center Accounting di ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH. "Per noi era importante che la soluzione scelta funzionasse indipendentemente da SAP, crescesse individualmente con le esigenze della nostra azienda e si inserisse nel panorama IT disomogeneo del Gruppo ASSA ABLOY. Eravamo inoltre alla ricerca di un fornitore che ci guidasse nell'implementazione e ci accompagnasse durante il passaggio al nuovo sistema".
Dopo un'accurata analisi di mercato, la decisione è stata presa a favore della soluzione di fatturazione elettronica di Unifiedpost Group.
L'inizio della transizione
Per prima cosa è stata convertita la ricevuta della fattura. Unifiedpost Group si è occupato anche dell'onboarding dei 150 maggiori fornitori di ASSA ABLOY.
Unifiedpost Group ricorda: "Durante l'onboarding dei fornitori, abbiamo dovuto integrare anche un gran numero di piccole e medie imprese. Oltre ai corrispondenti, abbiamo dovuto offrire anche un'ampia gamma di soluzioni tecniche per soddisfare le esigenze e i requisiti infrastrutturali di questi fornitori, dalle medie aziende di produzione alle piccole imprese artigianali". Un'altra sfida era rappresentata dal fatto che ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH utilizza sistemi ERP diversi nelle sue sedi di Albstadt e Berlino. I sistemi funzionano con logiche diverse, che abbiamo dovuto tenere in considerazione e rispecchiare nella nostra soluzione".
La scansione e la conversione delle attività di spedizione delle fatture completano il processo.
Nella fase successiva, ASSA ABLOY ha deciso di integrare la soluzione OCR di scansione Unifiedpost Group. I fornitori che continuano a utilizzare fatture cartacee possono inviarle al Centro Servizi Condivisi.
Il Centro Servizi le invia a Unifiedpost Group per la scansione, dove vengono elaborate di conseguenza, preparate elettronicamente e impacchettate una volta al giorno e inviate ad ASSA ABLOY. Si tratta di un aspetto importante in termini di standard di file uniformi, indipendentemente dal fatto che la fattura sia elettronica o cartacea. Unifiedpost Group converte un'ampia varietà di formati di fattura in un formato standardizzato specificato da ASSA ABLOY, che l'azienda può quindi elaborare senza problemi.
Infine, Unifiedpost Group si è occupata anche dell'intero processo di fatturazione in uscita per ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH, sia in formato elettronico che - per i destinatari che continuano a ricevere documenti cartacei - in forma stampata.
Da allora, ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH ha beneficiato dei chiari vantaggi della contabilità elettronica. Oltre al notevole risparmio di tempo, l'azienda ha aumentato l'affidabilità del processo di fatturazione, garantito da appositi registri degli errori. Le fatture che sono state controllate elettronicamente e che corrispondono ai documenti dell'ordine non passano più per le mani dei dipendenti, ma vengono direttamente contabilizzate attraverso un flusso di lavoro digitale.
Creare attivamente nuove soluzioni insieme
Nel prossimo futuro verranno aggiunti altri processi, come ad esempio un flusso di lavoro per l'elaborazione digitale delle fatture senza riferimento all'ordine di acquisto. In questo caso, lo scambio di documenti, compresi i processi di approvazione, avverrà in modo completamente elettronico attraverso un portale corrispondente.
"La nostra decisione di utilizzare Unifiedpost Group è stata assolutamente giusta. L'aumento di efficienza che abbiamo ottenuto passando alla contabilità elettronica parla da sé. Ma ciò che ci colpisce di più è la capacità di Unifiedpost Group di promuovere attivamente gli sviluppi tecnici", aggiunge Jürn Jakob Schultze-Berndt. "Con Unifiedpost Group come partner, siamo parte di questi ulteriori sviluppi e possiamo essere all'altezza della nostra pretesa di leader di mercato di avviare e plasmare gli sviluppi nel nostro settore".
Il caso di studio era originariamente in tedesco, creato da crossinx, il nome precedente di Unifiedpost Germany - l'entità tedesca di Unifiedpost Group.
