Deutsche Bahn si è impegnata a snellire e standardizzare i processi aziendali di fatturazione in uscita in tutta l'organizzazione. Per portare avanti questo grande progetto, il partner digitale di Deutsche Bahn, DB Systel, collaborerà con il fornitore globale di fatture Unifiedpost Group.
Il processo è iniziato con DB Cargo, standardizzando i processi di fatturazione in uscita di tutte e quindici le entità DB Cargo. La standardizzazione di 15 entità in diversi Paesi ha certamente comportato delle sfide. Con requisiti legali specifici per ogni Paese e circa 150.000 fatture in uscita all'anno, il progetto internazionale, estremamente complesso e su larga scala, aveva molte parti in movimento. Ma dopo nove mesi di cambiamenti di processo, il progetto è stato completato!
Esplorate il viaggio del progetto su larga scala durante i nove mesi e approfondite i dettagli.
DB Cargo: una storia di affari internazionali
DB Cargo AG è una società di trasporto e logistica internazionale che raggruppa tutte le attività di trasporto ferroviario nazionale e internazionale di Deutsche Bahn. Alla società madre appartengono filiali in diciotto diversi Paesi europei.
In base al numero di chilometri percorsi, DB Cargo è leader in Europa. L'azienda è anche un pioniere per quanto riguarda la digitalizzazione della spedizione delle fatture: la rotta decisiva è stata tracciata più di dieci anni fa e tutti i processi sono stati adattati di conseguenza.
Tuttavia, la complessità dei processi aziendali transfrontalieri è in costante aumento e i requisiti legali incoerenti nei vari Paesi dell'UE rappresentano una nuova sfida. Ciò ha spinto il dipartimento finanziario di DB a incaricare il suo partner per la digitalizzazione, DB Systel, di offrire un servizio di fatturazione in uscita uniforme per tutte le entità.
L'uniformità rende tutto più semplice
La standardizzazione dei sistemi tra le varie entità è un obiettivo di DB dal 2018. DB Cargo è stata la prima entità a implementare il progetto con Unifiedpost Group alla fine del 2019.
"La nostra situazione iniziale era certamente piuttosto insolita per Unifiedpost Group: eravamo già digitalizzati, ma volevamo abbandonare la soluzione esistente, che era cresciuta in dieci anni e non era più orientata al futuro", affermaIngo von Ammon di DB Cargo.
Nel 2016, la proporzione di fatture elettroniche rispetto a quelle inviate fisicamente era ancora di 42:58. Nel 2019 era già 65:35 e nel 2020 71:29!
L'azienda ha fatto un ulteriore passo avanti in relazione ai processi di fatturazione con Unifiedpost Group elaborando anche gli invii delle fatture.
"Con Unifiedpost Group, DB ha trovato un fornitore di servizi che consente di soddisfare le più svariate esigenze internazionali nel campo della digitalizzazione della spedizione delle fatture attraverso un canale di output centrale", afferma von Ammon.
Sono stati inoltre implementati tutti i requisiti legali, come l'archiviazione a prova di audit. DB Cargo riceve tutte le fatture inviate al proprio archivio. A questo scopo è stato implementato un canale di ritorno al sistema di archiviazione di DB Cargo.
Calcoli complessi, enormi volumi di dati e una semplice soluzione digitale
Le fatture della DB - con un'ampia gamma di allegati come viaggi in treno, dettagli sulle tratte, tipi di carri e distribuzioni - comprendono enormi quantità di dati, a volte fino a cinque livelli per ogni voce di fattura elencata.
La creazione di file PDF così grandi richiede un'enorme potenza di calcolo da parte di Unifiedpost Group. Inoltre, la struttura delle voci delle fatture era soggetta a una logica sviluppata individualmente nel corso di molti anni dai dipartimenti informatici interni per le esigenze specifiche delle singole aziende.
"Comprendere nel dettaglio questa logica e rimapparla è stata una sfida importante per Unifiedpost Group" , afferma von Ammon. Una semplice implementazione 1:1 non era possibile, ma Unifiedpost Group ha lavorato con costanza su tutte le caratteristiche speciali e ha trovato una soluzione per quasi tutte le esigenze". Oggi, forse, alcune applicazioni non sono più così flessibili come un tempo, ma a parte questo, la standardizzazione ci porta chiari vantaggi nel processo, nella manutenzione e come investimento nel futuro", riassume il project manager.
Tutti i diciotto Paesi sono stati gradualmente convertiti. Il piano prevedeva l'attivazione graduale di tutti i clienti delle quindici società e della casa madre, per poi apportare rapidamente modifiche in base ai rispettivi risultati. L'ampia portata del progetto ha richiesto uno scambio particolarmente intenso all'interno del team di progetto.
"All'inizio abbiamo decisamente sottovalutato la necessità e lo sforzo da entrambe le parti", ricorda von Ammon. "Innanzitutto, abbiamo dovuto definire i termini in modo che tutti i soggetti coinvolti utilizzassero la stessa formulazione. Poi abbiamo avuto bisogno di più tempo e di più personale. Abbiamo utilizzato una lavagna Kanban come strumento di gestione del progetto, poiché il precedente scambio via telefono e via e-mail non era sufficientemente efficace".
Alla fine sono stati coinvolti fino a otto membri del progetto da entrambe le parti e le conferenze online si sono stabilizzate a una volta alla settimana e infine a una settimana sì e una no.
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Il caso di studio era originariamente in tedesco, creato da crossinx, il nome precedente di Unifiedpost Germany - l'entità tedesca di Unifiedpost Group.
