Il Gruppo ABB, attivo a livello globale, è leader nelle tecnologie per l'energia e l'automazione. In ABB Germania, tutti i servizi relativi alla contabilità sono forniti da ABB Business Services GmbH (BIS). Per aumentare continuamente l'efficienza, le prestazioni e la qualità, il centro di contabilità si affida alla collaborazione con Unifiedpost Group per l'espansione dello scambio di fatture elettroniche.
Dal 2013, ABB in Germania utilizza i servizi di fatturazione elettronica diUnifiedpost Group. L'azienda e le sue cinque divisioni aziendali ricevono oltre 600.000 fatture all'anno; per questo motivo l'azienda aveva bisogno di una soluzione di fatturazione elettronica (e-invoicing) in grado di gestire le elevate quantità di fatture.
Il processo di ABB prima di una soluzione di fatturazione elettronica
Fino all'introduzione della nuova soluzione di fatturazione elettronica, i fornitori inviavano ad ABB fatture cartacee. Queste venivano scansionate e trasferite al sistema ERP tramite sistemi di riconoscimento del testo per essere poi elaborate dal team Accounts Payable (AP) di ABB. Fino ad allora, solo il 6% delle fatture era stato inviato in formato digitale. Una cifra che il team sapeva di poter aumentare in modo significativo.
La precedente procedura standard non sembrava adatta a un processo digitalizzato. Tra l'altro, le procedure standard richiedevano un elevato impegno manuale, che comportava ritardi e offriva un margine limitato per un'ulteriore ottimizzazione.
ABB BIS ha quindi deciso di optare per una soluzione di scambio di fatture elettroniche per migliorare la propria efficienza.
L'obiettivo di ABB: aumentare l'automazione e l'efficienza
"Il nostro obiettivo era aumentare il livello di automazione per ridurre i costi e rendere i processi più efficienti", afferma Franka Strache, Project Manager della fatturazione elettronica di ABB Germania. "Volevamo anche aumentare la qualità dei dati del sistema di fatturazione elettronica esistente e migliorare i tempi di lavorazione, ad esempio per aumentare il tasso di utilizzo degli sconti".
Unifiedpost Groupsupporto
Per garantire il raggiungimento degli obiettivi era necessario un supporto esterno. L'azienda ha ricevuto offerte da diversi fornitori di fatturazione elettronica e ha effettuato un confronto tra i fornitori e gli attuali clienti di Unifiedpost Group .
"Il fatto che alcuni fornitori di ABB stessero già collaborando con l'area locale dell'azienda, ha giocato a favore di Unifiedpost Group", afferma Strache. "Inoltre, Unifiedpost Group dispone di un'ampia rete di partner internazionali, in modo da poter beneficiare degli accordi di roaming esistenti nella futura internazionalizzazione della ricezione elettronica delle fatture."
Dopo la firma del contratto nel luglio 2013, l'implementazione è seguita e si è conclusa nell'ottobre 2013.
"I fornitori sono stati inizialmente contattati tramite i rispettivi referenti per gli acquisti di ABB. Abbiamo poi fornito consulenza tecnica ai singoli fornitori. I clienti esistenti di Unifiedpost Group erano comunque già a bordo. Dopo un'analisi ABC basata sul volume dei documenti, il primo passo è stato quello di mettere in contatto i fornitori A e quelli che già lavoravano con noi", ricorda Unifiedpost Group.
Alta qualità dei dati e delle fatture
Poiché la soluzione di Unifiedpost Group può essere personalizzata per soddisfare le esigenze specifiche dei clienti, è facile ottenere un elevato livello di qualità dei dati e delle fatture. Questo è un prerequisito fondamentale per un'elevata automazione e tempi di elaborazione ridotti.
Inoltre, riduce al minimo la quantità di controlli manuali necessari all'interno dell'azienda. Ad esempio, è possibile controllare le definizioni dei campi obbligatori e gli intervalli di numeri per i numeri d'ordine. Una prima convalida delle fatture in conformità al paragrafo §14 UStG viene effettuata da Unifiedpost Group. Se il risultato di questa validazione è positivo, il record di dati strutturati e l'immagine della fattura vengono trasferiti ad ABB. In caso di esito negativo (regole di validazione, campi obbligatori), la fattura viene rinviata al fornitore con il relativo codice di errore. Ulteriori convalide tramite tabelle di mappatura, ad esempio la lettura di parole chiave, completano il processo di ricezione della fattura elettronica e contribuiscono alla sua efficienza.
I processi automatizzati garantiscono potenziali risparmi
"L'espansione della fatturazione elettronica aumenterà l'intero processo di ricezione delle fatture e il tasso di automazione delle registrazioni. Ciò consente ad ABB di risparmiare tempo prezioso e quindi costi", sottolinea Jacqueline Sikora, responsabile della contabilità fornitori.
Di conseguenza, l'utilizzo dei servizi di Unifiedpost Groupe la partnership con ABB si sono ripagati in breve tempo. Inoltre, la percentuale di fatture ricevute digitalmente è raddoppiata rispetto all'anno precedente.
Sulla base dell'esperienza positiva, ABB continua a promuovere il passaggio alla fatturazione elettronica. Nuovi partner commerciali sono in continuo collegamento e anche i primi fornitori di altri Paesi europei sono stati conquistati dalla fatturazione elettronica con ABB e Unifiedpost Group.
Il caso di studio era originariamente in tedesco, creato da crossinx, il nome precedente di Unifiedpost Germany - l'entità tedesca di Unifiedpost Group.
