Murrelektronik GmbH töötles varem kõiki arvedokumente käsitsi. Nüüd menetleb ettevõte üha suuremat osa sellest elektrooniliselt, kasutades Unifiedpost Groupi lahendust.
Murrelektronik GmbH on ülemaailmne rakenduslahenduste pakkuja tööstusautomaatikatööstusele. Ettevõte asutati 1975. aastal Oppenweileris. Praegu töötab seal ligi 2000 inimest ja nad on oma valdkonna rahvusvaheline liider.
Murrelektronikil on umbes 60 000 klienti. Iga päev töötleb väljaminevate arvete osakond 1000 kuni 1500 dokumenti. Neli aastat tagasi toimus see protsess täielikult posti teel - tänapäeval saadetakse üha suurem osa neist elektrooniliselt.
Üleminek digitaalsetele protsessidele
Enne üleminekut elektroonilistele, digitaalsetele protsessidele oli Murrelektronikus kogu tellimis- ja arvete esitamise protsess paberil. Ettevõte sai tellimusi elektrooniliselt, kirjalikult või telefoni teel ning pidi iga tellimuse käsitsi ERP-süsteemi sisestama. Saatekirjad ja arved skaneeriti ja kanti OCR (optilise tähemärgituvastuse) tarkvara abil olemasolevasse SAP ERP-süsteemi, et raamatupidamine või müügimeeskond saaks neid edasi töödelda.
Nõudlus tõhusama töökorralduse järele kasvas. Seda nii Murrelektronik'i klientide kui ka juhtkonna poolt.
Nõudlus elektrooniliste, automatiseeritud protsesside järele
Esiteks kasutasid Murrelektronik'i kliendid ise üha enam elektroonilisi protsesse, mis julgustas Murrelektronik'i kaaluma täielikult elektroonilise, digitaliseeritud protsessi kasutuselevõttu. Nõudlus elektroonilise andmetöötluse järele kasvas, kuna suured ettevõtted on juba ammu töötanud EDI (elektrooniline andmevahetus) alusel.
Digitaliseeritud arvetel on selles protsessis vastuvõtja jaoks suurim lisandväärtus, kuna vastuvõtja ei pea enam käsitsi andmeid sisestama ega töötlema. Arve väljastava osapoole poolel eksporditakse andmed otse kohalikust ERPist.
Teine mõju tuli Murrelektronik'i juhtkonnalt. Raskused tellimis- ja saatelehtedega, tohutu ajakulu ja suur veamäär põhjustasid suuri kulutusi. Juhtkond mõistis, et protsesside optimeerimine vähendaks kulusid.
Ressursside säästmine õige teenusepakkuja oskusteabega
Sobiva digitaliseerimispakkuja otsimine võttis aega veidi üle kaheteistkümne kuu. Heidrun Beck, Murrelektronik'i projektijuht SAP Rollout ja EDI, osales valikuprotsessis algusest peale:
"Me võrdlesime nelja teenusepakkujat ja otsustasime lõpuks Unifiedpost Groupi kasuks. Meid ei veennud mitte ainult pakkumine, vaid ka asjaolu, et Unifiedpost Group oli juba rahvusvaheliselt aktiivne ja omab kogemusi. Samuti olid olemas mõned positiivsed referentsid."
Murrelektronikile oli samuti oluline, et teenusepakkuja pakuks personaalset lahendust.
Esiteks analüüsiti arvete saatmist. Selgus, et ettevõttesse paigaldatud SAP-süsteem suudab probleemideta koostada ja saata elektroonilisi arveid. Sellest tulenevalt, Unifiedpost Group toimis andmetöötluspartnerina ning käsitses tellimusi, tellimuste vastuseid, saatelehti ja arveid. Koos määratleti tehnilised raamtingimused ja süsteemi kohandamine. Sujuva protsessi tagamiseks tuli liidestus kliendiga luua vaid üks kord.
Esimene edukas kliendiühendus toimus 2013. aastal. Sellest ajast alates on tellimuste sisestamine, tellimuste kinnitused ja arvete töötlemine käinud EDI kaudu. Sisseelamisprotsessi ajal võttis Unifiedpost Group üle peaaegu kogu suhtluse Murrelektronik'i ja tema klientide vahel.
Ühenduse loomine võtab umbes neli kuni kuus nädalat kliendi kohta. Eriti oluline on, et põhiandmed sisestataks hoolikalt ERP-süsteemi. See hõlmab kõiki kliendiga seotud andmeid, samuti teavet hindade ja materjalide kohta.
Läbivalt positiivne kogemus kõigile
Praeguseks on mõned suuremad kliendid täielikult süsteemi integreeritud.
Beck väidab: "Esmapilgul oleme ühendanud süsteemiga vaid väga väikese osa oma klientidest, kuid juba praegu töötleme Unifiedpost Groupi kui sidepartneri kaudu üle 1000 tehingu kuus. Loomulikult oli partneri kaasamisel ka rahaline põhjus, sest kokkuhoiupotentsiaal on tohutu. Tänu allhankele ei ole meil endil vaja tehniliste teadmiste omandamist, mis säästab nii aega kui raha. Me toetume täielikult Unifiedpost Groupile."
Beck hindab, et tänu süsteemi paljudele automatiseeritud funktsioonidele saab umbes 30-40% haldustööle kuluvast ajast kokku hoida. Töötamine ühe teenusepakkujaga tähendab ka seda, et pole oluline, mis süsteemi klient kasutab, kuna erinevad andmeformaadid tõlgitakse otse sobivasse formaati.
Teine suur eelis on protsessides esinevate vigade drastiline vähenemine. Manuaalne väline sekkumine on vajalik ainult siis, kui kliendil on individuaalsed nõuded, näiteks seoses tarnekuupäeva või spontaanselt muutunud kogusega. Kui põhiandmed on ERP-süsteemi hoolikalt sisestatud, saab tellimisprotsessides tekkivad vead praktiliselt välistada.
Eesmärk: jätkuv üleminek täielikule digitaliseerimisele
Beck selgitab, et Murrelektronik kavatseb aasta lõpuks ühendada veel kolm suurt klienti. Eesmärgiks on lähitulevikus ühendada kümme klienti aastas. Seni on jõupingutused tasunud end ära ainult suurklientide puhul, kuid pikemas perspektiivis ei saa välistada täielikku üleminekut.
"Oleme siiani äärmiselt rahul. Koostöö sujub, spontaansetele muutustele reageerime kiiresti ja loomulikult räägivad arvud enda eest. Leidsime Unifiedpost Groupi näol endale tehnilise partneri, kes võtab meie eest üle kommunikatsiooni andmetöötluses ja haldab seda puhtalt."
Kogemuslugu oli algselt saksakeelne, mille on loonud crossinx, endine Unifiedpost Germany - Unifiedpost Groupi Saksamaa üksus.
