
Leica Geosystems - ülemaailmne ehitusmõõteriistade tootja - võttis vajalikud meetmed, et tagada oma Itaalia tütarettevõtte vastavus riiklikele elektroonilise arveldamise eeskirjadele. Kõik see toimus Unifiedpost Groupi abil.
Alates 2019. aasta jaanuarist on e-arvete esitamine Itaalias kohustuslik kõigile kodumaistele ettevõtetele, kes saadavad arveid Itaalia klientidele. Ettevõtted peavad oma arved enne nende saajani jõudmist esmalt saatma Itaalia ametlikule platvormile "Sistema di Interscambio" (SdI). Leica Geosystems võttis vajalikud meetmed, et tagada oma Itaalia tütarettevõtte vastavus kohalikele õigusaktidele.
Sündmus: Itaalia kohustuslik e-arvelduse revolutsioon
Euroopa Komisjoni ELi direktiivi 2014/55/EL eesmärk on edendada "elektrooniliste arvete kasutamist riigihankelepingute puhul, edendades semantilise koostalitlusvõime tagamist ja õiguskindluse parandamist". Selleks on Itaalia loonud ametliku platvormi (SdI), mille peavad kõik arved läbima.

Thomas Pitscheider, Leica Geosystems'i SAP projektijuht, kes vastutab ülemineku eest Itaalias, ei soovinud, et Itaalia ettevõtte üleminekul kaebuste esitamise elektroonilistele protsessidele tekiks mingeid komplikatsioone. Thomas tegeles vajalike meetmetega sobiva aja jooksul, kasutades selleks pädevaid teeninduspartnereid.
"Üldiselt toetab digitaliseerimine meid ettevõtte eesmärkide saavutamisel ning võimaldab optimeeritud protsesse, tõhusamat tööd ja kulude kokkuhoidu. Praegu lisavad aga riigipõhised e-arvete nõuded ELis täiendavaid nõudeid. Mõned neist tekitavad tõelisi tehnilisi väljakutseid," ütleb Pitscheider.
Pakkumine: Unifiedpost Groupi valimine partneriks
Pitscheider mäletab ajasurvet, millega ta 2018. aasta keskel silmitsi seisis:
"Alates 1. jaanuarist 2019 olid kõik Itaalia ettevõtted kohustatud B2B- ja B2C-sektoris väljastama elektroonilisi arveid, saatma neid ainult ametliku vahetussüsteemi SdI kaudu ja allkirjastama need kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga. Selleks, et sellest tähtajast kinni pidada, pidime väga kiiresti leidma pädevaid partnereid tehniliseks rakendamiseks. 2018. aasta alguses püüdsime esialgu ise turul pakkujaid otsida, kuid pidime siis suure hulga ja ebaselguse ning ajasurve tõttu otsuse tegema. Otsustasime peagi konsultandi appi kutsuda," ütleb Pitscheider.
Projekt: Hilinenud algus ja tihe ajakava
2018. aasta oktoobri keskel sõlmis Leica pärast edukat pakkumisprojekti lepingu Unifiedpost Groupiga . Projekti käivitamiseni oli aga jäänud vaid kaksteist nädalat, mistõttu projektimeeskond pandi kiirelt kokku ja stardikohtumine toimus novembri alguses.

Unifiedpost Groupi soovitusel oli Pitscheider andnud SAP-süsteemiga ühendamise Arvato Bertelsmanni ekspertidele. Projekti jaotus oli siis selge:
- Leica Geosystems hoolitses andmete väljavõtte eest SAPist.
- Arvato Bertelsmann programmeeris liidese Unifiedpost Groupile ja hoolitses ühenduse loomise eest Unifiedpost Groupi lahendusega ning tagastas SAPile kinnituse staatused.
- Unifiedpost Group konverteeris SAPist saadud IDOCi FatturaPA-vormingusse (Itaalia seadusega nõutav vorming). Pärast sisekontrolli saatis Unifiedpost Group andmed Itaalia platvormile SdI ja saatis tagasi kinnituse.
2018. aasta novembri keskel kiideti kontseptsioon lõpuks heaks ja projektimeeskond sai alustada rakendamist.
Riiklik platvorm: väljakutse vastu võetud
Kokkuvõtvalt ütleb Pitscheider: "Tehniliselt oli projekt kindlasti väljakutse, kõige raskem oli mõista platvormi FatturaPA formaati. Mis puutub ajasurvetesse, siis õnneks oli Unifiedpost Groupil Itaalias juba kogemusi. Sellegipoolest olid testid keerulised, sest XML faile sai kontrollida ainult tehnilise korrektsuse, kuid mitte sisu osas. Kahjuks ei olnud ka kedagi, kellelt oleksime võinud selle kohta küsida. Ja olemasolev dokumentatsioon oli kättesaadav ainult itaalia keeles."
Vaatamata kõigile takistustele suutis Leica Geosystems jaanuari keskel saata esimesed arved oma klientidele Itaalia portaali SdI kaudu!

Leica Geosystems registreerib Itaalias keskmiselt 9000 kuni 10 000 väljaminevat arvet aastas. Eriti keeruliseks osutus nn jagatud maksega arvete saatmine B2G klientidele. Ainult neil oli lubatud arveid elektrooniliselt tagasi lükata. Selleks oli neil aega 14 päeva ja seda aega kasutati tavaliselt selleks, et nõuda parandatud arve esitamist. Jagatud maksega arvete puhul maksab asutus tarnijale ainult netosumma. Maksud makstakse otse maksuhaldurile.
Arve laekumine: Unifiedpost Group saab andmed platvormilt.
Leica Geosystems on paljudes oma ettevõtetes töödelnud sissetulevaid arveid Tanro poolt välja töötatud intelligentse, iseõppiva süsteemi abil.
Protsessi käigus saabuvad arved posti teel koos PDF-lisadega ja neid töödeldakse OCR-skaneerimise abil; see hõlmab umbes 100 000 arvet aastas. Unifiedpost Group "korjab" arve riigi platvormil, konverteerib selle PDF-formaati koos SdI struktuuriga ja saadab selle sellisel kujul Leicale edasiseks töötlemiseks.
Väljavaated: Euroopa muutub digitaalseks
Pärast edukat üleminekut digitaliseeritud protsessidele on nüüd ka teised Euroopa riigid Leica digitaliseerimiskavas. Rahvusvaheliselt tegutseva ja enam kui 130 riigiettevõttega Leica Geosystemsil on kindlasti palju teha, et olla maksukuulekas kogu maailmas.
On ütlematagi selge, et Leica Geosystems toetub taaskord oma järeleproovitud partnerile Unifiedpost Groupile.
Kogemuslugu oli algselt saksakeelne, mille on loonud crossinx, endine Unifiedpost Germany - Unifiedpost Groupi Saksamaa üksus.