ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH, mis kuulub ASSA ABLOY kontserni, toodab ja turustab mehaanilisi ja elektromehaanilisi turvalahendusi kaitse, turvalisuse ja mugavuse tagamiseks era- ja avalikes hoonetes. Rahvusvahelises kontsernis töötab üle 43 000 inimese enam kui 40 riigis.
Oma sektori suurima ettevõttena on ASSA ABLOY alati pidanud end tehnoloogialiidriks ja eelistab keskenduda oma investeeringutes valdkondadele, mis toovad otsest kasu kliendile: Kvaliteetsed tooted ja silmapaistev teenindus. Haldusprotsesse, millest ei ole otsest kasu kliendile, tuleb vastavalt kiirendada ja hoida neid õhukesena.
Raamatupidamismeeskonna töös domineerisid manuaalsed protsessid.
Saksamaal on ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH-l praegu umbes 10 000 klienti, mis tähendab 230 000 väljaminevat ja 35 000 sissetulevat arvet aastas.
Nende dokumentide raamatupidamisarvestust, töötlemist ja kooskõlastamist korraldab ühine teeninduskeskus. Varem oli see kõigi üksikute paberarvete ja ostutellimuste käsitsi kooskõlastamine. Manuaalne töö nõudis palju ressursse, sest iga arve töötlemiseks kulus kuni neli minutit.
Erinevate asukohtade raamatupidamise tsentraliseerimine ühises teeninduskeskuses oli samm suurema tõhususe suunas. Järgmise loogilise sammuna võeti kasutusele elektrooniline tellimissüsteem, mis viis käsitsi koostatud arvete esitamise protsessid elektrooniliseks.
Elektroonilise arveldamise ühtne standardprotsess
Seetõttu seadis ASSA ABLOY endale eesmärgiks muuta tellimuste ja arvete andmete vahetamine elektrooniliseks ning luua oma standardformaat. Seda tehes saavad kliendid ja tarnijad nüüd ühtsetel alustel teavet vahetada.
"Sobiva partneri otsimisel keskendusime neljale kriteeriumile, " meenutab Jürn Jakob Schultze-Berndt, ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH jagatud teeninduskeskuse raamatupidamise juht. "Meie jaoks oli oluline, et valitud lahendus töötaks SAPist sõltumatult, kasvaks individuaalselt koos meie ettevõtte vajadustega ja sobiks ASSA ABLOY Groupi ebaühtlasesse IT-maastikku. Samuti otsisime teenusepakkujat, kes oskaks meid juurutamisel juhendada ja toetaks meid kogu ülemineku aja."
Pärast põhjalikku turuanalüüsi langetati otsus Unifiedpost Groupi e-arvete lahenduse kasuks.
Ülemineku algus
Kõigepealt konverteeriti arvete laekumine. Unifiedpost Group võttis üle ka ASSA ABLOY 150 suurima tarnija registreerimise.
Unifiedpost Group meenutab: "Tarnijate kaasamise käigus pidime integreerima ka suure hulga väikese ja keskmise suurusega ettevõtteid. Lisaks pidime pakkuma ka mitmesuguseid tehnilisi lahendusi, et rahuldada nende tarnijate - alates keskmise suurusega tootmisettevõtetest kuni väikeste käsitööettevõteteni - infrastruktuurivajadusi ja -nõudeid. Teine väljakutse oli asjaolu, et ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH kasutab oma Albstadtis ja Berliinis asuvates tegevuskohtades erinevaid ERP-süsteeme. Need süsteemid töötavad erineva loogikaga, mida pidime arvestama ja oma lahenduses kajastama."
Arvete skaneerimine ja teisendamine lõpetab protsessi.
Järgmise sammuna otsustas ASSA ABLOY integreerida Unifiedpost Groupi digiteerimise OCR-lahenduse. Tarnijad, kes kasutavad jätkuvalt paberarveid, saavad need seejärel saata ühisteeninduskeskusesse.
Teeninduskeskus saadab need skaneerimiseks Unifiedpost Groupile, kus neid vastavalt töödeldakse, valmistatakse elektrooniliselt ette ja komplekteeritakse kord päevas ning saadetakse ASSA ABLOY-le. See on oluline aspekt ühtse failistandardi seisukohast: olenemata sellest, kas arve on elektrooniline või paberkandjal. Unifiedpost Group konverteerib väga erinevaid arveformaate ASSA ABLOY poolt määratud standardiseeritud formaati, mida ettevõte saab seejärel sujuvalt töödelda.
Lõpuks võttis Unifiedpost Group ka ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH jaoks üle kogu väljaminevate arvete protsessi; nii elektroonilisel kujul kui ka - nende saajate jaoks, kes saavad jätkuvalt paberdokumente - trükitud kujul.
Sellest ajast alates on ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH saanud kasu elektroonilise raamatupidamisarvestuse selgetest eelistest. Lisaks märkimisväärsele aja kokkuhoiule on ettevõte suurendanud arvete esitamise protsessi usaldusväärsust, mis on tagatud asjakohaste veaprotokollide abil. Elektrooniliselt kontrollitud ja tellimusdokumentidega kooskõlas olevad arved ei liigu enam üldse töötajate käest läbi, vaid need kirjendatakse otse digitaalse töövoo kaudu.
Loome aktiivselt ja ühiselt uusi lahendusi
Lähitulevikus on kavas lisada täiendavaid protsesse, näiteks töövoog ostutellimuse viiteta arvete digitaalseks töötlemiseks. Siin toimub dokumentide vahetamine, sealhulgas kinnitusprotsessid, täielikult elektrooniliselt vastava portaali kaudu.
"Meie otsus kasutada Unifiedpost Groupi oli täiesti õige. Elektroonilisele raamatupidamisele üleminekuga saavutatud tõhususe kasv räägib enda eest. Kuid kõige rohkem avaldab meile muljet Unifiedpost Groupi võime aktiivselt edendada tehnilist arengut, " lisab Jürn Jakob Schultze-Berndt. "Koos Unifiedpost Groupiga oleme osa nende edasistest arengutest ja saame oma turuliidrile omase nõudmise kohaselt algatada ja kujundada arenguid oma valdkonnas."
Kogemuslugu oli algselt saksakeelne, mille on loonud crossinx, endine Unifiedpost Germany - Unifiedpost Groupi Saksamaa üksus.
