Küpsised
Tere tulemast Unifiedpost Groupi kodulehele! Meie ja kolmandad osapooled kasutame meie kodulehel küpsiseid. Kasutame neid, et muuta oma koduleht lihtsamini kasutatavaks, analüüsida veebilehe kasutamist ja et pakkuda turundutegevuste kaudu infot, mis vastab just sinu vajadustele. Meie küpsiste kohta saad rohkem lugeda ja oma eelistusi muuta, kui klõpsad "Muuda oma seadeid". Vajutades nupule "Nõustun kõigi küpsistega", nõustud kõigi küpsiste kasutamisega nii, nagu need on kirjeldatud meie küpsistepoliitikas.
Transport

DB Cargo teekond digitaliseeritud väljaminevate arvete esitamise protsessidele

Deutsche Bahn on võtnud endale kohustuse ühtlustada ja standardiseerida oma ettevõtte väljaminevate arvete esitamise protsesse kogu organisatsioonis. Suure projekti elluviimiseks teeb Deutsche Bahni digitaalne partner DB Systel koostööd ülemaailmse arveldusteenuse pakkuja Unifiedpost Groupiga.

Protsess algas DB Cargo puhul kõigi viieteistkümne DB Cargo üksuse väljaminevate arvete menetluste standardiseerimisega. Erinevates riikides asuvate 15 üksuse standardiseerimisel olid kindlasti omad väljakutsed. Riigipõhiste õiguslike nõuete ja aasta ligikaudu 150 000 väljamineva arve tõttu oli väga keerukas ja laiaulatuslik rahvusvaheline projekt, milles oli palju muutuvaid osi. Kuid pärast üheksa kuud kestnud protsessimuudatusi viidi projekt edukalt lõpule.

Tutvu laiaulatusliku projekti teekonnaga, kuidas need üheksa kuud möödusid.

DB Cargo: rahvusvahelise äritegevuse ajalugu

DB Cargo AG on rahvusvaheline transpordi- ja logistikaettevõte, mis koondab kogu Deutsche Bahni siseriikliku ja rahvusvahelise raudteekaubaveo tegevuse. Emaettevõttele kuuluvad tütarettevõtted kaheksateistkümnes erinevas Euroopa riigis.

DB Cargo on läbitud kilomeetrite põhjal Euroopa liider. Ettevõte on teerajaja ka arvete lähetamise digitaliseerimise osas: otsustav kurss pandi paika juba rohkem kui kümme aastat tagasi ja kõik protsessid kohandati vastavalt sellele.

Piiriülesed ettevõtlusprotsessid on järjest keerukamad ja erinevate ELi riikide vastuolulised õiguslikud nõuded kujutavad endast uut väljakutset. See ajendas DB finantsosakonda tellima oma digitaliseerimispartnerilt DB Systelilt kõigi üksuste jaoks ühine väljaminevate arvete lahendus.

Ühtne loogika teeb selle lihtsamaks

Süsteemide ühtlustamine eri üksustes on olnud DB eesmärk alates 2018. aastast. DB Cargo oli esimene üksus, mis rakendas projekti koos Unifiedpost Groupiga 2019. aasta lõpus.

"Meie esialgne olukord oli Unifiedpost Groupi jaoks kindlasti üsna ebatavaline : me olime juba digitaliseeritud, kuid tahtsime eemalduda olemasolevast lahendusest, mis oli kümne aasta jooksul kasvanud ja ei olnud enam tulevikku suunatud," ütlebIngo von Ammon DB Cargo'st.

2016. aastal oli elektrooniliste arvete ja füüsiliselt postitatud arvete suhe endiselt 42:58. Aastal 2019 oli see juba 65:35 ja 2020. aastal 71:29!

Ettevõte astus oma arveldusprotsessides veel ühe sammu edasi, kui Unifiedpost Group ka nende arvete postituste töötlemisega tegelema hakkas.

"DB on leidnud Unifiedpost Groupis endale teenusepakkuja, kes võimaldab täita ka kõige erinevamaid rahvusvahelisi nõudeid arvete lähetamise digitaliseerimise valdkonnas keskse väljundkanali kaudu, " ütleb von Ammon.

Samuti rakendati kõiki õiguslikke nõudeid, näiteks auditeerimiskindlat arhiveerimist. DB Cargo saab kõik saadetud arved tagasi oma arhiivi. Selleks rakendati spetsiaalselt DB Cargo arhiivisüsteemi tagasisaatmise kanal.

Keerulised arvutused, suured andmemahud ja lihtne digitaalne lahendus

DB arved - koos paljude lisadega, nagu rongireisid, marsruudi andmed, vagunitüübid ja kasutuskohad - sisaldavad tohutuid andmehulki, mõnikord kuni viis tasandit iga loetletud arveartikli kohta.

Selliste suurte PDF-failide loomine nõuab Unifiedpost Groupilt tohutut arvutusvõimsust. Lisaks sellele oli arvete kirjete struktuur allutatud loogikale, mille sisesed IT osakonnad olid aastate jooksul rätsepalahendusena välja töötanud ettevõtete erinõuete jaoks.

"Selle loogika üksikasjalik mõistmine ja selle ümberkujundamine oli Unifiedpost Groupile suur väljakutse," ütleb von Ammon. "Lihtne 1:1 rakendamine ei olnud võimalik, kuid Unifiedpost Group tegeles järjekindlalt kõigi eripäradega ja leidis peaaegu igale nõudele lahenduse. Täna ei ole mõned rakendused ehk enam nii paindlikud kui varem, kuid peale selle toob standardiseerimine meile selgeid eeliseid protsessis, hoolduses ja investeeringuna tulevikku, " võtab projektijuht kokku.

Kõigis kaheksateistkümnes riigis toimus järk-järgult ümberkujundamine. Plaan oli aktiveerida järk-järgult kõik tollaste viieteistkümne ettevõtte ja emaettevõtte kliendid ning teha kiiresti kohandusi vastavate tulemuste põhjal. Projekti suur ulatus nõudis eriti intensiivset teabevahetust projektimeeskonnas.

"Alguses alahindasime kindlasti vajadusi ja jõupingutusi mõlemal poolel, " meenutab von Ammon. "Kõigepealt pidime määratlema terminid, et kõik asjaosalised kasutaksid sama sõnastust. Seejärel vajasime rohkem aega ja personalivõimsust. Projektijuhtimise vahendina kasutasime Kanbani tahvlit, sest varasem telefoni ja e-posti teel toimuv teabevahetus ei olnud piisavalt tõhus."

Lõpuks osales mõlemal poolel kuni kaheksa projektiliiget ning veebikonverentsid toimusid kord nädalas ja lõpuks iga kahe nädala tagant.

Kui soovid järgida DB Cargo tulevikukindlaid protsesse ning oma arvete koostamise töövooge digitaliseerida, tutvu juba täna meie ülemaailmse arvete koostamise lahendusega.

Kogemuslugu oli algselt saksakeelne, mille on loonud crossinx, endine Unifiedpost Germany - Unifiedpost Groupi Saksamaa üksus.