Ülemaailmselt tegutsev ABB kontsern on energia- ja automaatikatehnoloogia valdkonna liider. ABBle osutab Saksamaal kõiki raamatupidamisega seotud teenuseid ABB Business Services GmbH (BIS). Tõhususe, tulemuslikkuse ja kvaliteedi pidevaks suurendamiseks tugineb raamatupidamiskeskus elektroonilise arvete vahetamise laiendamiseks koostööle Unifiedpost Groupiga.
Alates 2013. aastast on ABB Saksamaal kasutanud Unifiedpost Groupi elektroonilise arveldamise teenuseid. Ettevõte ja selle viis äriüksust saavad igal aastal üle 600 000 arve. Seetõttu vajas ettevõte e-arveldamise lahendust, mis tuleks toime suurte arvete kogustega.
ABB protsess enne e-arvete lahendust
Kuni uue e-arvete lahenduse kasutuselevõtmiseni saatsid tarnijad ABB-le tavapäraselt paberarveid. Need skaneeriti ja edastati ERP-süsteemi tekstituvastussüsteemide kaudu, et ABB raamatupidamiskohustuslaste meeskond saaks neid edasi töödelda. Kuni selle ajani saadeti ainult 6% arvetest digitaliseeritud kujul. Meeskond teadis, et seda arvu võiks oluliselt suurendada.
Varasem standardmenetlus ei tundunud sobivat digitaliseeritud protsessi jaoks. Muuhulgas nõudis standardmenetlus palju käsitsi tehtavaid töid, mis tõi kaasa ajalisi viivitusi ja piiras võimalusi edasiseks optimeerimiseks.
ABB BIS otsustas valida elektroonilise arvelduslahenduse, et suurendada tõhusust.
ABB eesmärk: automatiseerimise ja tõhususe suurendamine
"Meie eesmärk oli suurendada automatiseerituse taset, et vähendada kulusid ja muuta protsessid tõhusamaks," ütleb ABB Saksamaa e-arvelduse projektijuht Franka Strache. "Samuti soovisime tõsta olemasoleva e-arvete süsteemi andmete kvaliteeti ja parandada läbilaskeaegu - näiteks suurendada allahindluse kasutusastet."
Unifiedpost Group toetab
Eesmärkide sujuva saavutamise tagamiseks oli vaja välist toetust. Ettevõte sai pakkumisi mitmelt e-arvelduse pakkujalt ja viis läbi tarnijate võrdluse olemasolevate Unifiedpost Groupi klientidega.
"Asjaolu, et mitmed ABB tarnijad tegid juba koostööd ettevõtte kohaliku piirkonnaga, rääkis Unifiedpost Groupi kasuks ," ütleb Strache. "Lisaks on Unifiedpost Groupil laiaulatuslik rahvusvaheliste partnerite võrgustik, nii et saame e-arvelduse tulevase rahvusvahelistumise puhul kasutada olemasolevaid rändluslepinguid."
Pärast lepingu allkirjastamist 2013. aasta juulis järgnes selle rakendamine, mis lõppes 2013. aasta oktoobris.
"Esialgu pöörduti tarnijate poole vastavate ABB ostukontaktide kaudu. Seejärel andsime üksikutele tarnijatele tehnilist nõu. Olemasolevad kliendid Unifiedpost Groupist olid niikuinii juba kaasatud. Pärast dokumentide mahu põhjal tehtud ABC-analüüsi oli esimene samm A-tarnijate ja nendega, kes meiega juba koostööd tegid" meenutab Unifiedpost Group.
Kõrge andmete ja arvete kvaliteet
Kuna Unifiedpost Groupi lahendust saab kohandada vastavalt kliendi konkreetsetele vajadustele, on lihtne saavutada andmete ja arvete kõrge kvaliteet. See on kõrge automatiseerituse ja lühikese töötlemisaja oluline eeldus.
See vähendab ka ettevõttesisese käsitsi kontrollimise vajadust. Näiteks saab kontrollida kohustuslike väljade määratlusi ja järjekorranumbrite numbrivahemikke. Arvete esialgne valideerimine vastavalt UStG paragrahvile § 14 toimub Unifiedpost Groupi poolt. Kui selle valideerimise tulemus on positiivne, edastatakse struktureeritud andmestik ja arve kujutis ABB-le. Kui see ebaõnnestub (valideerimisreeglid, kohustuslikud väljad), saadetakse arve koos vastava veakoodiga tarnijale tagasi. Täiendavad valideerimised kaardistustabelite kaudu, näiteks märksõnade lugemine, täiendavad elektroonilise arve vastuvõtmise protsessi ja aitavad kaasa selle tõhususele.
Automatiseeritud protsessid tagavad potentsiaalse kokkuhoiu
"E-arvelduse laiendamine kiirendab kogu arvete laekumise protsessi ja kirjete automatiseerimise määra. See säästab ABB väärtuslikku aega ja seega ka kulusid, " rõhutab Jacqueline Sikora, raamatupidamisarvestuse juht.
Selle tulemusena tasus Unifiedpost Groupi teenuste kasutamine ja partnerlus ABBga ära juba lühikese aja pärast. Lisaks on digitaalselt saabunud arvete osakaal võrreldes eelmise aastaga kahekordistunud.
Positiivsetele kogemustele tuginedes jätkab ABB üleminekut e-arveldusele. Pidevalt ühendatakse uusi äripartnereid ning ka esimesed tarnijad teistest Euroopa riikidest on ABB ja Unifiedpost Groupi abil e-arvete esitamisest võitnud.
Kogemuslugu oli algselt saksakeelne, mille on loonud crossinx, endine Unifiedpost Germany - Unifiedpost Groupi Saksamaa üksus.
