Murrelektronik GmbH solía procesar todos los documentos de facturación manualmente. Ahora, la empresa gestiona electrónicamente una proporción cada vez mayor con la solución de Unifiedpost Group.
Murrelektronik GmbH es un proveedor mundial de soluciones de aplicación para la industria de la automatización industrial. Fundada en Oppenweiler en 1975, la empresa emplea actualmente a casi 2.000 personas y es líder internacional en su campo.
Murrelektronik tiene unos 60.000 clientes. Cada día, el departamento de facturación procesa entre 1.000 y 1.500 documentos. Hasta hace poco menos de cuatro años, este proceso se realizaba íntegramente por correo postal; hoy en día, una proporción cada vez mayor se envía electrónicamente.
La evolución hacia procesos electrónicos y digitales
Antes de la transición a los procesos electrónicos y digitales, todo el proceso de pedidos y facturación de Murrelektronik se realizaba en papel. La empresa recibía los pedidos electrónicamente, por escrito o por teléfono, y tenía que introducirlos manualmente en el sistema ERP. Los albaranes de entrega y las facturas se escaneaban y transferían al sistema ERP SAP existente mediante software OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para su posterior procesamiento por el departamento de contabilidad o el equipo de ventas.
La demanda de un flujo de trabajo más eficiente iba en aumento. Tanto impulsada por los clientes de Murrelektronik como por el equipo directivo.
La demanda de procesos electrónicos y automatizados
En primer lugar, los propios clientes de Murrelektronik utilizaban cada vez más procesos electrónicos, lo que animó a Murrelektronik a plantearse un proceso totalmente electrónico y digitalizado. La demanda de procesamiento electrónico de datos era cada vez mayor, ya que las grandes empresas trabajan desde hace tiempo sobre la base del EDI (intercambio electrónico de datos).
En este proceso, las facturas digitalizadas tienen el mayor valor añadido para el destinatario, que ya no tiene que introducir o procesar manualmente los datos. Por parte del emisor de la factura, los datos se exportan directamente desde el ERP local.
La segunda influencia procedía del equipo directivo de Murrelektronik. Las dificultades con los albaranes de pedido y entrega, el enorme gasto de tiempo y la elevada tasa de errores ocasionaban grandes gastos. La dirección comprendió que optimizando los procesos se produciría una reducción de costes.
Ahorrar recursos con la experiencia del proveedor adecuado
La búsqueda de un proveedor de digitalización adecuado duró algo más de doce meses. Heidrun Beck, Project Manager SAP Rollout and EDI de Murrelektronik, participó en el proceso de selección desde el principio:
"Comparamos cuatro proveedores y al final nos decidimos por Unifiedpost Group. No solo nos convenció la oferta, sino también el hecho de que Unifiedpost Group ya tuviera actividad internacional y experiencia. También había referencias positivas".
Para Murrelektronik también era vital que el proveedor ofreciera una solución personalizada.
En primer lugar, se analizó el envío de facturas. Resultó que el sistema SAP instalado en la empresa podía crear y enviar facturas electrónicas sin problemas. En consecuencia, Unifiedpost Group funcionaba como interlocutor para el tratamiento de datos y gestionaba pedidos, respuestas a pedidos, albaranes y facturas. Las condiciones marco técnicas y la personalización del sistema se definieron conjuntamente. Para garantizar un proceso fluido, la interfaz con el cliente sólo tuvo que configurarse una vez.
La primera conexión exitosa con un cliente tuvo lugar en 2013. Desde entonces, la entrada de pedidos, las confirmaciones de pedidos y las facturas se procesan mediante EDI. Durante el proceso de incorporación, Unifiedpost Group se hizo cargo de casi toda la comunicación entre Murrelektronik y sus clientes.
La conexión tarda entre cuatro y seis semanas por cliente. Es especialmente importante que los datos maestros se introduzcan cuidadosamente en el sistema ERP. Esto incluye todos los datos relativos al cliente, así como información sobre precios y materiales.
Una experiencia positiva para todos
Hasta ahora, algunos clientes importantes se han integrado plenamente en el sistema.
La Sra. Beck afirma: "A primera vista, sólo hemos conectado una proporción muy pequeña de nuestros clientes al sistema, pero ya estamos procesando más de 1.000 transacciones al mes a través de Unifiedpost Group como socio de comunicación. Por supuesto, la incorporación de un socio también tenía un trasfondo financiero, ya que el potencial de ahorro es enorme. Al externalizar, hemos evitado tener que adquirir nosotros mismos los conocimientos técnicos, lo que no sólo ahorra personal, sino también tiempo y dinero. Confiamos plenamente en la experiencia de Unifiedpost Group."
La Sra. Beck calcula que puede ahorrarse entre un 30 y un 40% del trabajo administrativo gracias a las numerosas funciones automatizadas del sistema. Trabajar con un único proveedor también significa que el sistema utilizado por el cliente es completamente irrelevante, ya que los distintos formatos de datos se traducen directamente al formato adecuado.
Otra gran ventaja es la drástica reducción de errores en los procesos. La intervención manual externa sólo es necesaria si el cliente tiene requisitos individuales, por ejemplo en relación con la fecha de entrega o una cantidad modificada espontáneamente. Siempre que los datos maestros se hayan introducido cuidadosamente en el ERP, los errores en los procesos de pedido quedan prácticamente descartados.
Objetivo: proseguir la transición hacia la plena digitalización
La Sra. Beck explica que Murrelektronik tiene previsto conectar a otros tres grandes clientes de aquí a finales de año. El objetivo es conectar a otros diez clientes al año en un futuro próximo. Hasta ahora, el esfuerzo sólo ha dado sus frutos para los grandes clientes, pero no se descarta una conversión completa a largo plazo.
"Hasta ahora estamos muy satisfechos. La colaboración funciona a la perfección, podemos reaccionar rápidamente a los cambios espontáneos y, por supuesto, las cifras hablan por sí solas. En Unifiedpost Group, hemos encontrado un socio técnico que asume por nosotros la comunicación en el proceso de datos y lo gestiona limpiamente."
El estudio de caso estaba originalmente en alemán, creado por crossinx, el antiguo nombre de Unifiedpost Germany - la entidad alemana de Unifiedpost Group.
