Count-e, el programa de contabilidad de Linkmanage, con sede en Lovaina, cuenta con 25 años de experiencia en el sector escolar y es experto en gestión financiera de centros educativos. Su software de contabilidad es utilizado por más del 80% de las escuelas flamencas subvencionadas gratuitamente. En Count-e creen en la simplificación de los procesos financieros para que las escuelas puedan centrarse en su misión principal: ofrecer una educación de alta calidad. Sus avanzadas soluciones de software ofrecen una amplia gama de aplicaciones, todas centralizadas en una potente base de datos.
El reto
Muchas escuelas se enfrentaban a importantes retos en términos de tareas administrativas. El procesamiento de facturas era un área especialmente problemática, en la que las facturas en papel tenían que procesarse e introducirse manualmente, una tarea que requería mucho tiempo y era propensa a errores. Además, había problemas con la optimización de los pagos, ya que los pagos de los padres a las cuentas de las escuelas a menudo daban lugar a confusiones y errores, como pagos duplicados. Otra preocupación importante era la necesidad de eliminar el dinero en efectivo en la escuela, ya que los niños a menudo tenían que llevar dinero en efectivo para comprar material escolar, lo que planteaba problemas de seguridad y gestión.
La solución
Unifiedpost Group proporcionó a Conde-e las herramientas tecnológicas para hacer frente a estos retos. Las soluciones, adaptadas a las necesidades de las escuelas, incluyen facturación digital, facturas escolares electrónicas con un botón de pago y un sistema sin efectivo que permite a los niños recargar sus tarjetas escolares digitalmente.
Con estas soluciones, los centros escolares pueden digitalizar por completo el tratamiento de sus facturas, con lo que el procesamiento y la introducción manuales pasan a ser cosa del pasado. Las facturas escolares electrónicas, que se envían a los padres por correo electrónico, incorporan un botón de pago. Este sistema garantiza que los pagos sólo puedan realizarse una vez por factura, eliminando el riesgo de pagos duplicados y la confusión y los problemas asociados a ellos.
El sistema sin efectivo es otra innovación clave. Los niños pueden recargar sus tarjetas escolares digitalmente, eliminando por completo la necesidad de llevar dinero en efectivo a la escuela. Este sistema hace que todo el proceso de compra de material escolar sea más seguro y eficiente, y elimina la necesidad de que las escuelas manejen dinero en efectivo.
"Llevamos 25 años apoyando a las escuelas en sus procesos financieros con nuestro software Count-e. También hay una gran necesidad e interés en las escuelas por digitalizarse, pero los recursos a veces son limitados. Mediante asociaciones estratégicas, queremos apostar por la digitalización y la profesionalización, pero a un precio asequible. Al asociarnos con Unifiedpost Group, damos a las escuelas y a los consejos escolares acceso a una tecnología que de otro modo estaría fuera de su alcance. Es una situación en la que todas las partes salen ganando". - Dirk Fannes, director general de Count-e
Ventajas
La cooperación entre Count-e y Unifiedpost Group ya ha reportado varios beneficios:
- Digitalización: Los colegios han podido racionalizar y automatizar el procesamiento de sus facturas, lo que ha supuesto un importante ahorro de tiempo y costes. La eliminación del procesamiento manual ha reducido el riesgo de errores y mejorado la eficiencia del proceso de facturación.
- Optimización de los pagos: La introducción de facturas escolares electrónicas con un botón de pago ha eliminado el riesgo de pagos duplicados y la confusión entre los padres. Esto hace que el proceso de pago sea mucho más eficiente y cómodo para todos los implicados.
- Sistema sin efectivo: El sistema de cobro digital de las tarjetas escolares ha eliminado por completo las transacciones en efectivo en la escuela, lo que ha mejorado notablemente la seguridad y la eficiencia. Además, este sistema ha eliminado la necesidad de gestionar el efectivo en la escuela, lo que reduce significativamente la carga administrativa.
Conclusión
Gracias a la colaboración entre Count-e y Unifiedpost Group, las escuelas pueden ahora gestionar sus tareas administrativas de forma mucho más eficiente. También han podido crear un entorno más seguro para sus alumnos. Al dar estos importantes pasos hacia el futuro, estas escuelas están ahora mejor equipadas para afrontar los retos del siglo XXI.
