Leica Geosystems, fabricante mundial de instrumentos de medición de precisión para la topografía de la construcción, tomó las medidas necesarias para garantizar que su filial italiana cumpliera la normativa nacional sobre facturación electrónica. Todo ello con la ayuda de Unifiedpost Group.
Desde enero de 2019, la facturación electrónica(e-factura) es obligatoria en Italia para todas las empresas nacionales que envíen facturas a clientes italianos. Las empresas deben enviar primero sus facturas a la plataforma oficial italiana "Sistema di Interscambio" (SdI) antes de que lleguen al destinatario. Leica Geosystems tomó las medidas necesarias para garantizar que su filial italiana cumplía la legislación local.
Ocasión: La revolución italiana de la facturación electrónica obligatoria
La Directiva 2014/55/UE de la Comisión Europea pretende fomentar el "uso de la facturación electrónica en los contratos públicos promoviendo la garantía de la interoperabilidad semántica y la mejora de la seguridad jurídica". Para ello, Italia ha creado una plataforma oficial (SdI) por la que deben pasar todas las facturas.
Thomas Pitscheider, director de proyectos SAP en Leica Geosystems y responsable del cambio en Italia, no quería que surgiera ninguna complicación en la transición de la entidad italiana de la empresa a los procesos electrónicos de reclamación. Thomas abordó las medidas necesarias en un tiempo adecuado recurriendo a socios de servicio competentes.
"En general, la digitalización nos ayuda a alcanzar nuestros objetivos corporativos y permite optimizar procesos, trabajar de forma más eficiente y ahorrar costes. Sin embargo, los requisitos de facturación electrónica específicos de cada país en la UE están añadiendo actualmente requisitos adicionales. Algunos de los cuales plantean verdaderos retos técnicos", afirma Pitscheider.
La licitación: La elección de Unifiedpost Group como socio
Pitscheider recuerda la presión del tiempo a la que se enfrentó a mediados de 2018:
"A partir del 1 de enero de 2019, todas las empresas de Italia estaban obligadas a emitir facturas electrónicas en los sectores B2B y B2C, a enviarlas exclusivamente a través del sistema de intercambio oficial SdI, y a firmarlas con una firma electrónica reconocida. Para cumplir este plazo, tuvimos que encontrar socios competentes para la implementación técnica muy rápidamente. A principios de 2018, al principio intentamos buscar nosotros mismos proveedores en el mercado, pero luego tuvimos que tomar una decisión debido al gran número y a la falta de claridad, así como a la premura de tiempo. Pronto decidimos recurrir a un consultor", afirma Pitscheider.
El proyecto: Inicio tardío y plazos ajustados
A mediados de octubre de 2018, tras un exitoso proyecto de licitación, Leica adjudicó Unifiedpost Group el contrato. Sin embargo, solo quedaban doce semanas para que el proyecto entrara en funcionamiento, por lo que el equipo del proyecto se reunió a toda prisa y la reunión inicial tuvo lugar a principios de noviembre.
Por recomendación de Unifiedpost Group, Pitscheider había asignado la conexión al sistema SAP a los expertos de Arvato Bertelsmann. La distribución del proyecto estaba entonces clara:
- Leica Geosystems se encargó de extraer los datos de SAP.
- Arvato Bertelsmann programó la interfaz con Unifiedpost Group y se encargó de establecer la conexión con la solución de Unifiedpost Group y devolver los estados de confirmación a SAP.
- Unifiedpost Group convirtió los IDOC procedentes de SAP al formato FatturaPA (el formato exigido legalmente en Italia). Tras una comprobación interna, Unifiedpost Group envió los datos a la plataforma italiana SdI y devolvió los estados de acuse de recibo.
A mediados de noviembre de 2018, el concepto fue finalmente aprobado y el equipo del proyecto pudo comenzar la implementación.
La plataforma estatal: reto aceptado
Resumiendo, Pitscheider afirma: "Técnicamente, el proyecto fue sin duda un reto, y lo más difícil fue entender el formato FatturaPA de la plataforma. En cuanto a la presión de los plazos, afortunadamente Unifiedpost Group ya tenía experiencia en Italia. No obstante, las pruebas fueron difíciles porque los archivos de XML sólo se podían comprobar en cuanto a su corrección técnica, pero no en cuanto a su contenido. Por desgracia, tampoco había nadie a quien pudiéramos haber preguntado al respecto. Y la documentación existente sólo estaba disponible en italiano".
A pesar de todas las adversidades, Leica Geosystems pudo enviar las primeras facturas productivas a sus clientes a través del portal italiano SdI ¡a mediados de enero!
En Italia, Leica Geosystems registra una media de entre 9.000 y 10.000 facturas emitidas al año. El envío de las denominadas facturas de pago fraccionado a clientes de empresa a gobierno (B2G) resultó especialmente difícil. Sólo a ellos se les permitía rechazar facturas electrónicamente. Para ello, disponían de 14 días, plazo que solían agotar para solicitar una factura corregida. En las facturas de pago fraccionado, la administración sólo abona al proveedor el importe neto. Los impuestos se pagan directamente a la administración fiscal.
Recepción de la factura: Unifiedpost Group recupera los datos de la plataforma
Leica Geosystems ha estado procesando las facturas recibidas en muchas de sus empresas mediante un sistema inteligente de autoaprendizaje desarrollado por Tanro.
En el proceso, las facturas llegan por correo con archivos PDF adjuntos y se procesan mediante un escaneado OCR; en total, se trata de unas 100.000 facturas al año. Unifiedpost Group "recoge" la factura en la plataforma estatal, la convierte en formato PDF con estructura SdI y la envía en este formato a Leica para su posterior procesamiento.
Perspectivas: Europa se digitaliza
Tras el éxito de la transición a los procesos digitalizados, otros países europeos están ahora en la agenda de digitalización de Leica. Con una presencia internacional y con más de 130 empresas nacionales, Leica Geosystems tiene sin duda mucho que hacer para garantizar el cumplimiento de la normativa fiscal en todo el mundo.
Ni que decir tiene que Leica Geosystems vuelve a confiar en su acreditado socio Unifiedpost Group.
El estudio de caso estaba originalmente en alemán, creado por crossinx, el antiguo nombre de Unifiedpost Germany - la entidad alemana de Unifiedpost Group.
