ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH, parte del Grupo ASSA ABLOY, produce y distribuye soluciones de seguridad mecánicas y electromecánicas para la protección, seguridad y comodidad en edificios privados y públicos. El grupo internacional emplea a más de 43.000 personas en más de 40 países.
Como la mayor empresa de su sector, ASSA ABLOY siempre se ha considerado líder tecnológico y prefiere centrar sus inversiones en áreas que beneficien directamente al cliente: Productos de alta calidad y un servicio excelente. Los procesos administrativos que no benefician directamente al cliente deben acelerarse en consecuencia y mantenerse a un nivel reducido.
Los procesos manuales dominaban el trabajo del equipo contable
En Alemania, ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH cuenta actualmente con unos 10.000 clientes, lo que equivale a 230.000 facturas emitidas y 35.000 recibidas al año.
La contabilidad, el tratamiento y la conciliación de estos documentos corren a cargo de un centro de servicios compartidos. En el pasado, se trataba de un proceso de conciliación manual de todas las facturas y órdenes de compra individuales en papel. El trabajo manual agotaba los recursos, ya que se tardaba hasta cuatro minutos en procesar cada factura.
La centralización de la contabilidad de las distintas sedes en un centro de servicios compartidos fue un paso hacia una mayor eficiencia. La conversión de los procesos de facturación manuales a electrónicos fue el siguiente paso lógico con la introducción de un sistema electrónico de pedidos.
Un proceso estándar uniforme para la facturación electrónica
Por ello, ASSA ABLOY se fijó el objetivo de convertir el intercambio de datos de pedidos y facturas a procesos electrónicos y crear su propio formato estándar. De este modo, clientes y proveedores pueden intercambiar información de forma uniforme.
"A la hora de buscar un socio adecuado, nos centramos en cuatro criterios", recuerda Jürn Jakob Schultze-Berndt, Director del Centro de Servicios Compartidos de Contabilidad de ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH. "Para nosotros era importante que la solución elegida funcionara independientemente de SAP, creciera individualmente con las necesidades de nuestro negocio y encajara en el panorama informático poco homogéneo del Grupo ASSA ABLOY. También buscábamos un proveedor que pudiera guiarnos durante la implantación y nos acompañara durante el cambio."
Tras un exhaustivo análisis del mercado, se optó por la solución de facturación electrónica de Unifiedpost Group.
El inicio de la transición
En primer lugar, se convirtió la recepción de facturas. Unifiedpost Group también se hizo cargo de la incorporación de los 150 mayores proveedores de ASSA ABLOY.
Unifiedpost Group recuerda: "Durante la incorporación de los proveedores, también tuvimos que integrar a un gran número de pequeñas y medianas empresas. Además de lo correspondiente, también tuvimos que ofrecer una amplia gama de soluciones técnicas para satisfacer las necesidades y requisitos infraestructurales de estos proveedores, desde medianas empresas de producción hasta pequeñas empresas artesanales. Otro reto era el hecho de que ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH utiliza diferentes sistemas ERP en sus sedes de Albstadt y Berlín. Los sistemas funcionan con lógicas diferentes, que tuvimos que tener en cuenta y reflejar en nuestra solución".
La digitalización y la conversión de las tareas de expedición de facturas completan el proceso
En el siguiente paso, ASSA ABLOY decidió integrar la solución de escaneado OCR de Unifiedpost Group. Los proveedores que sigan utilizando facturas en papel podrán enviarlas al Centro de Servicios Compartidos.
El Centro de Servicios las envía a Unifiedpost Group para su escaneado, donde se procesan como corresponde, se preparan electrónicamente y se agrupan una vez al día y se envían a ASSA ABLOY. Este es un aspecto importante en términos de un estándar de archivo uniforme: independientemente de si la factura es electrónica o en papel. Unifiedpost Group convierte una amplia variedad de formatos de factura en un formato estandarizado especificado por ASSA ABLOY, que la empresa puede procesar sin problemas.
Por último, Unifiedpost Group también se hizo cargo del proceso completo de emisión de facturas para ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH; tanto en formato electrónico como -para los destinatarios que siguen recibiendo documentos en papel- en formato impreso.
Desde entonces, ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH se ha beneficiado de las claras ventajas de la contabilidad electrónica. Además del importante ahorro de tiempo, la empresa ha aumentado la fiabilidad del proceso de facturación, que está asegurado por los correspondientes registros de errores. Las facturas que se han comprobado electrónicamente y coinciden con los documentos de pedido ya no pasan por las manos de los empleados, sino que se contabilizan directamente a través de un flujo de trabajo digital.
Dar forma juntos a nuevas soluciones
En un futuro próximo se añadirán otros procesos, como un flujo de trabajo para la tramitación digital de facturas sin referencia a un pedido de compra. En este caso, el intercambio de documentos, incluidos los procesos de aprobación, se realizará de forma completamente electrónica a través del portal correspondiente.
"Nuestra decisión de utilizar Unifiedpost Group fue absolutamente acertada. El aumento de la eficiencia que hemos conseguido al pasar a la contabilidad electrónica habla por sí solo. Pero lo que más nos impresiona es la capacidad de Unifiedpost Group para impulsar activamente los avances técnicos", añade Jürn Jakob Schultze-Berndt. "Con Unifiedpost Group como socio, formamos parte de estos nuevos avances y podemos estar a la altura de nuestra pretensión como líderes del mercado de iniciar y dar forma a los desarrollos de nuestro sector."
El estudio de caso estaba originalmente en alemán, creado por crossinx, el antiguo nombre de Unifiedpost Germany - la entidad alemana de Unifiedpost Group.
