Deutsche Bahn se ha comprometido a racionalizar y estandarizar sus procesos corporativos de facturación saliente en toda la organización. Para avanzar en este gran proyecto, el socio digital de Deutsche Bahn, DB Systel, trabajará con el proveedor global de facturación Unifiedpost Group.
El proceso comenzó con DB Cargo, estandarizando los procesos de emisión de facturas de las quince entidades de DB Cargo. La normalización de 15 entidades en varios países planteaba ciertamente sus retos. Con requisitos legales específicos para cada país y unas 150.000 facturas emitidas al año, este proyecto internacional a gran escala y de gran complejidad tenía muchas partes móviles. Pero tras nueve meses de cambios en los procesos, el proyecto se completó con éxito.
Explora el recorrido de este proyecto a gran escala a lo largo de nueve meses y profundiza en los detalles.
DB Cargo: Una historia de negocios internacionales
DB Cargo AG es una empresa internacional de transporte y logística que agrupa todas las actividades nacionales e internacionales de transporte de mercancías por ferrocarril de Deutsche Bahn. A la empresa matriz pertenecen filiales en dieciocho países europeos diferentes.
Medido por el número de kilómetros recorridos, DB Cargo es líder en Europa. La empresa también es pionera en lo que respecta a la digitalización de la expedición de facturas: el rumbo decisivo se marcó hace más de diez años, y todos los procesos se adaptaron en consecuencia.
Sin embargo, la complejidad de los procesos corporativos transfronterizos aumenta constantemente, y la incoherencia de los requisitos legales en varios países de la UE plantea un nuevo reto. Esto llevó al departamento financiero de DB a encargar a su socio de digitalización, DB Systel, que ofreciera un servicio uniforme de emisión de facturas en todas las entidades.
La uniformidad facilita las cosas
La estandarización de los sistemas en las distintas entidades ha sido un objetivo para DB desde 2018. DB Cargo fue la primera entidad en implementar el proyecto con Unifiedpost Group a finales de 2019.
"Nuestra situación inicial era ciertamente bastante inusual para Unifiedpost Group: ya estábamos digitalizados, pero queríamos alejarnos de la solución existente, que había crecido a lo largo de diez años y ya no estaba orientada al futuro", afirmaIngo von Ammon, de DB Cargo.
En 2016, la proporción de facturas electrónicas en comparación con las facturas contabilizadas físicamente seguía siendo de 42:58. ¡En 2019 ya era de 65:35 y en 2020 de 71:29!
La empresa dio un paso más en relación con sus procesos de facturación con Unifiedpost Group procesando también sus envíos de facturas.
"Con Unifiedpost Group, DB ha encontrado un proveedor de servicios que permite cumplir los requisitos internacionales más diversos en el ámbito de la digitalización del envío de facturas a través de un canal de salida central", afirma von Ammon.
También se aplicaron todos los requisitos legales, como el archivado a prueba de auditorías. DB Cargo recibe todas las facturas enviadas de vuelta a su propio archivo. Para ello, se implementó un canal de retorno al sistema de archivo de DB Cargo.
Cálculos complejos, grandes volúmenes de datos y una sencilla solución digital
Las facturas de DB -con una amplia gama de anexos, como trayectos en tren, detalles de rutas, tipos de vagones y despliegues- comprenden enormes cantidades de datos, a veces con hasta cinco niveles por partida de factura enumerada.
La creación de archivos PDF tan grandes requiere una enorme potencia de cálculo por parte de Unifiedpost Group. Además, la estructura de las partidas de las facturas estaba sujeta a una lógica desarrollada individualmente a lo largo de muchos años por los departamentos informáticos internos para los requisitos específicos de cada empresa.
"Comprender en detalle esta lógica y adaptarla fue un gran reto para Unifiedpost Group" , afirma von Ammon. "Una simple implementación 1:1 no era posible, pero Unifiedpost Group trabajó persistentemente en todas las características especiales y encontró una solución para casi todos los requisitos". Hoy en día, algunas de las aplicaciones quizá ya no sean tan flexibles como antes, pero aparte de eso, la estandarización nos aporta claras ventajas en el proceso, en el mantenimiento y como inversión de futuro", resume el director del proyecto.
Los dieciocho países se fueron convirtiendo gradualmente. El plan consistía en activar gradualmente a todos los clientes de las entonces quince empresas y la matriz, y realizar rápidamente ajustes en función de los respectivos resultados. El gran alcance del proyecto exigió un intercambio especialmente intenso dentro del equipo del proyecto.
"Al principio subestimamos la necesidad y el esfuerzo de ambas partes", recuerda von Ammon. "En primer lugar, tuvimos que definir los términos para que todos los implicados utilizaran la misma redacción. Luego necesitábamos más tiempo y capacidad de personal. Utilizamos un tablero Kanban como herramienta de gestión de proyectos, ya que el intercambio previo por teléfono y correo electrónico no era suficientemente eficaz."
Al final, hasta ocho miembros del proyecto participaban por ambas partes y las conferencias en línea pasaron a celebrarse una vez a la semana y, finalmente, cada dos semanas.
Si deseas seguir los procesos preparados para el futuro de DB Cargo y también deseas digitalizar tus flujos de trabajo de facturación, echa un vistazo a nuestra solución de facturación global hoy mismo.
El estudio de caso estaba originalmente en alemán, creado por crossinx, el antiguo nombre de Unifiedpost Germany - la entidad alemana de Unifiedpost Group.
