El Grupo ABB, activo en todo el mundo, es líder en tecnología energética y de automatización. En ABB Alemania, todos los servicios relacionados con la contabilidad son prestados por ABB Business Services GmbH (BIS). Con el fin de aumentar continuamente la eficiencia, el rendimiento y la calidad, el centro de contabilidad confía en la cooperación con Unifiedpost Group para la expansión de su intercambio electrónico de facturas.
Desde 2013, ABB en Alemania utiliza los servicios de facturación electrónica deUnifiedpost Group. La empresa y sus cinco divisiones reciben más de 600 000 facturas al año, por lo que necesitaban una solución de facturación electrónica que pudiera hacer frente al elevado volumen de facturas.
El proceso de ABB antes de una solución de facturación electrónica
Hasta la introducción de la nueva solución de facturación electrónica, los proveedores enviaban normalmente facturas en papel a ABB. Éstas se escaneaban y transferían al sistema ERP mediante sistemas de reconocimiento de texto para su posterior procesamiento por el equipo de cuentas a pagar de ABB. Hasta entonces, sólo el 6% de las facturas se enviaban en formato digitalizado. Una cifra que el equipo sabía que podía aumentar considerablemente.
El procedimiento estándar anterior no parecía adecuado para un proceso digitalizado. Entre otras cosas, los procedimientos estándar requerían un gran esfuerzo manual, lo que implicaba retrasos y ofrecía un margen limitado para una mayor optimización.
Por ello, ABB BIS decidió optar por una solución de intercambio electrónico de facturas para mejorar su eficacia.
El objetivo de ABB: aumentar la automatización y la eficiencia
"Nuestro objetivo era aumentar el nivel de automatización para reducir costes y hacer más eficientes los procesos", afirma Franka Strache, Jefa de Proyecto de facturación electrónica de ABB Alemania. "También queríamos aumentar la calidad de los datos del sistema de facturación electrónica existente y mejorar los tiempos de procesamiento, por ejemplo, para aumentar la tasa de utilización de descuentos".
Unifiedpost Groupde apoyo
Se necesitaba apoyo externo para garantizar la consecución de los objetivos sin contratiempos. La empresa obtuvo ofertas de varios proveedores de facturación electrónica y realizó una comparación de proveedores con los clientes existentes de Unifiedpost Group .
"El hecho de que varios proveedores de ABB ya colaboraran con el área local de la empresa, jugó a favor de Unifiedpost Group", afirma Strache. "Además, Unifiedpost Group cuenta con una amplia red de socios internacionales, por lo que podemos beneficiarnos de los acuerdos de itinerancia existentes en la futura internacionalización de la recepción electrónica de facturas."
Tras la firma del contrato en julio de 2013, se procedió a su ejecución, que finalizó en octubre de 2013.
"Inicialmente se contactó con los proveedores a través de los respectivos contactos de compras de ABB. A continuación, les proporcionamos asesoramiento técnico. Los clientes existentes de Unifiedpost Group ya estaban a bordo de todos modos. Tras un análisis ABC basado en el volumen de documentos, el primer paso fue poner en contacto a los proveedores A y a los que ya trabajaban con nosotros", recuerda Unifiedpost Group.
Alta calidad de datos y facturas
Dado que la solución de Unifiedpost Group puede personalizarse para satisfacer los requisitos específicos del cliente, es fácil alcanzar un alto nivel de calidad de los datos y las facturas. Se trata de un requisito esencial para lograr un alto grado de automatización y tiempos de procesamiento cortos.
También reduce al mínimo la cantidad de comprobaciones manuales necesarias internamente. Por ejemplo, pueden comprobarse las definiciones de los campos obligatorios y los rangos de números de los números de pedido. Unifiedpost Group lleva a cabo una validación inicial de las facturas de conformidad con el artículo 14 de la UStG. Si el resultado de esta validación es positivo, el registro de datos estructurados y la imagen de la factura se transfieren a ABB. Si falla (reglas de validación, campos obligatorios), la factura se devuelve al proveedor con el código de error correspondiente. Otras validaciones mediante tablas de correspondencia, por ejemplo la lectura de palabras clave, complementan el proceso de recepción electrónica de facturas y contribuyen a su eficacia.
Los procesos automatizados garantizan el ahorro potencial
"La expansión de la facturación electrónica aumentará todo el proceso de recepción de facturas y la tasa de automatización de las contabilizaciones. Esto ahorra a ABB un tiempo valioso y, por tanto, costes", subraya Jacqueline Sikora, responsable de Cuentas a Pagar.
Como resultado, el uso de los servicios de Unifiedpost Groupy la asociación con ABB dieron sus frutos al poco tiempo. Además, el porcentaje de facturas recibidas digitalmente se ha duplicado con respecto al año anterior.
Basándose en la experiencia positiva, ABB sigue impulsando el cambio a la facturación electrónica. Se están conectando continuamente nuevos socios comerciales y los primeros proveedores de otros países europeos también se han dejado convencer por la facturación electrónica con ABB y Unifiedpost Group.
El estudio de caso estaba originalmente en alemán, creado por crossinx, el antiguo nombre de Unifiedpost Germany - la entidad alemana de Unifiedpost Group.
