Murrelektronik GmbH agrāk visus rēķinu dokumentus apstrādāja manuāli. Tagad uzņēmums arvien lielāku daļu no tiem apstrādā elektroniski, izmantojot Unifiedpost Group risinājumu.
Murrelektronik GmbH ir globāls lietojumprogrammu risinājumu piegādātājs rūpnieciskās automatizācijas nozarē. Uzņēmums, kas dibināts 1975. gadā Oppenveilera (Oppenweiler), šobrīd nodarbina gandrīz 2000 darbinieku un ir starptautisks līderis savā nozarē.
Murrelektronik ir aptuveni 60 000 klientu. Katru dienu izejošo rēķinu nodaļa apstrādā no 1000 līdz 1500 dokumentu. Vēl pirms nepilniem četriem gadiem šo procesu pilnībā veica pa pastu - šodien arvien lielāka daļa tiek nosūtīta elektroniski.
Pāreja uz elektroniskiem, digitāliem procesiem
Pirms pārejas uz elektroniskiem, digitāliem procesiem Murrelektronik viss pasūtīšanas un rēķinu izrakstīšanas process tika veikts papīra formātā. Uzņēmums pasūtījumus saņēma elektroniski, rakstiski vai telefoniski, un katrs pasūtījums bija manuāli jāievada ERP sistēmā. Piegādes pavadzīmes un rēķini tika skenēti un, izmantojot OCR (optiskās rakstzīmju atpazīšanas) programmatūru, pārsūtīti uz esošo SAP ERP sistēmu, lai grāmatvedība vai pārdošanas komanda tos tālāk apstrādātu.
Pieprasījums pēc efektīvākas darba plūsmas pieauga. To veicināja gan Murrelektronik klienti, gan vadības komanda.
Pieprasījums pēc elektroniskiem, automatizētiem procesiem
Pirmkārt, Murrelektronik klienti arvien vairāk izmantoja elektroniskus procesus, tādējādi mudinot Murrelektronik apsvērt pilnībā elektronisku, digitalizētu procesu. Pieprasījums pēc elektroniskas datu apstrādes pieauga, jo lielie uzņēmumi jau sen strādā, izmantojot EDI (elektronisko datu apmaiņu).
Digitalizētiem rēķiniem šajā procesā ir vislielākā pievienotā vērtība saņēmējam, jo saņēmējam vairs nav manuāli jāievada vai jāapstrādā dati. Rēķinu izrakstītāja pusē dati tiek eksportēti tieši no vietējās ERP sistēmas.
Otra ietekme bija no Murrelektronik vadības komandas puses. Grūtības ar pasūtījumu un piegādes pavadzīmēm, milzīgi laika izdevumi un augsts kļūdu īpatsvars radīja lielas izmaksas. Vadība saprata, ka, optimizējot procesus, varētu samazināties izmaksas.
Resursu taupīšana, izmantojot pareizā pakalpojumu sniedzēja zināšanas
Piemērota digitalizācijas pakalpojumu sniedzēja meklējumi ilga nedaudz vairāk nekā divpadsmit mēnešus. Heidruna Bek (Heidrun Beck), Murrelektronik SAP ieviešanas un EDI projektu vadītāja, piedalījās atlases procesā jau no paša sākuma:
"Mēs salīdzinājām četrus pakalpojumu sniedzējus un galu galā pieņēmām lēmumu par labu Unifiedpost Group. Mūs pārliecināja ne tikai piedāvājums, bet arī tas, ka Unifiedpost Group jau darbojas starptautiskā mērogā un tam ir pieredze. Bija arī dažas pozitīvas atsauksmes."
Murrelektronik bija svarīgi arī tas, lai piegādātājs piedāvātu pielāgotu risinājumu.
Vispirms tika analizēta rēķinu nosūtīšana. Izrādījās, ka uzņēmumā uzstādītā SAP sistēma varēja bez problēmām izveidot un nosūtīt elektroniskos rēķinus. Attiecīgi, Unifiedpost Group darbojās kā datu apstrādes partneris un apstrādāja pasūtījumus, pasūtījumu atbildes, pavadzīmes un rēķinus. Kopā tika definēti sistēmas tehniskie pamatnosacījumi un pielāgošana. Lai nodrošinātu netraucētu procesu, saskarni ar klientu vajadzēja iestatīt tikai vienu reizi.
Pirmais veiksmīgais klientu savienojums notika 2013. gadā. Kopš tā laika pasūtījumu ievadīšana, pasūtījumu apstiprinājumi un rēķini tiek apstrādāti, izmantojot EDI. Uzņemšanas procesa laikā Unifiedpost Group pārņēma gandrīz visu saziņu starp Murrelektronik un klientiem.
Pieslēgšana vienam klientam ilgst aptuveni četras līdz sešas nedēļas. Īpaši svarīgi ir rūpīgi ievadīt pamatdatus ERP sistēmā. Tas ietver visus ar klientu saistītos datus, kā arī informāciju par cenām un materiāliem.
Vienmēr pozitīva pieredze visiem
Līdz šim daži lielākie klienti ir pilnībā integrēti sistēmā.
Bekas kundze apgalvo: "No pirmā acu uzmetiena šķiet, ka mēs esam pieslēguši sistēmai tikai nelielu daļu savu klientu, taču, izmantojot Unifiedpost Group kā saziņas partneri, mēs jau apstrādājam vairāk nekā 1000 darījumu mēnesī. Protams, partnera piesaistei bija arī finansiāls pamatojums, jo ietaupījumu potenciāls ir milzīgs. Izmantojot ārpakalpojumus, mēs izvairījāmies no nepieciešamības pašiem apgūt tehniskās zināšanas, kas ne tikai ietaupa darbiniekus, bet arī laiku un naudu. Mēs pilnībā paļaujamies uz Unifiedpost Group kompetenci."
Bekas kundze lēš, ka, pateicoties daudzajām automatizētajām sistēmas funkcijām, var ietaupīt aptuveni 30-40 % administratīvā darba. Darbs ar vienu pakalpojumu sniedzēju nozīmē arī to, ka klienta izmantotajai sistēmai nav nekādas nozīmes, jo dažādi datu formāti tiek tieši pārveidoti atbilstošā formātā.
Vēl viena milzīga priekšrocība ir krasi samazināt kļūdu skaitu procesos. Manuāla ārēja iejaukšanās ir nepieciešama tikai tad, ja klientam ir individuālas prasības, piemēram, attiecībā uz piegādes datumu vai spontāni mainītu daudzumu. Ja pamatdati ir rūpīgi ievadīti ERP sistēmā, kļūdas pasūtīšanas procesos var praktiski izslēgt.
Mērķis: Turpināt pāreju uz pilnīgu digitalizāciju
Bekas kundze skaidro, ka līdz gada beigām Murrelektronik plāno pieslēgt vēl trīs lielus klientus. Tuvākajā nākotnē plānots pieslēgt vēl desmit klientus gadā. Līdz šim pūliņi ir atmaksājušies tikai lielākajiem klientiem, taču ilgtermiņā nevar izslēgt pilnīgu pāreju uz citu sistēmu.
"Līdz šim esam ļoti apmierināti. Sadarbība norit raiti, mēs varam ātri reaģēt uz spontānām izmaiņām un, protams, skaitļi runā paši par sevi. Portālā Unifiedpost Group mēs esam atraduši tehnisko partneri, kas pārņem komunikāciju datu apstrādes procesā un tīri tīri to pārvalda."
Sākotnēji šis gadījuma pētījums bija vācu valodā, un to izveidoja crossinx, bijušais nosaukums Unifiedpost Germany - Unifiedpost Group Vācijas struktūrvienība.
