ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH, kas ir daļa no ASSA ABLOY Group, ražo un izplata mehāniskos un elektromehāniskos drošības risinājumus privātām un sabiedriskām ēkām, lai nodrošinātu aizsardzību, drošību un ērtības. Šajā starptautiskajā grupā vairāk nekā 40 valstīs strādā vairāk nekā 43 000 darbinieku.
ASSA ABLOY kā lielākais uzņēmums savā nozarē vienmēr ir uzskatījis sevi par tehnoloģiju līderi un dod priekšroku investīcijām jomās, kas sniedz tiešu labumu klientiem: Augstas kvalitātes produkti un izcils serviss. Administratīvie procesi, kas nesniedz tiešu labumu klientiem, ir attiecīgi jāpaātrina un jāsaglabā taupības līmenī.
Grāmatvedības komandas darbā dominēja manuāli procesi
Vācijā ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH pašlaik ir aptuveni 10 000 klientu, kas atbilst 230 000 izejošo un 35 000 ienākošo rēķinu gadā.
Šo dokumentu uzskaiti, apstrādi un saskaņošanu veic koplietošanas pakalpojumu centrs. Agrāk tas bija manuāls process, kurā saskaņoja visus atsevišķos papīra formātā izdotos rēķinus un iepirkuma pasūtījumus. Manuālais darbs bija saistīts ar resursiem, jo katra rēķina apstrāde prasīja līdz četrām minūtēm.
Dažādo vietu grāmatvedības uzskaites centralizācija koplietošanas pakalpojumu centrā bija solis ceļā uz lielāku efektivitāti. Nākamais loģiskais solis bija pāreja no manuāliem rēķinu izrakstīšanas procesiem uz elektroniskiem, ieviešot elektronisko pasūtījumu sistēmu.
Vienots standarta process elektronisko rēķinu izrakstīšanai
Tāpēc ASSA ABLOY izvirzīja mērķi pārvērst pasūtījumu un rēķinu datu apmaiņu elektroniskos procesos un izveidot savu standarta formātu. Tādējādi klienti un piegādātāji tagad var apmainīties ar informāciju uz vienota pamata.
"Meklējot piemērotu partneri, mēs koncentrējāmies uz četriem kritērijiem," atceras Jirns Jakobs Šulce-Bernds, ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH Kopīgā pakalpojumu centra grāmatvedības vadītājs. "Mums bija svarīgi, lai izvēlētais risinājums darbotos neatkarīgi no SAP, augtu individuāli atbilstoši mūsu uzņēmuma vajadzībām un iekļautos ASSA ABLOY grupas neviendabīgajā IT vidē. Mēs arī meklējām pakalpojumu sniedzēju, kas spētu mūs vadīt ieviešanas gaitā un pavadītu mūs pārejas laikā."
Pēc rūpīgas tirgus analīzes tika pieņemts lēmums par labu e-rēķinu risinājumam no Unifiedpost Group.
Pārejas sākums
Vispirms tika konvertēta rēķinu saņemšana. Unifiedpost Group pārņēma arī ASSA ABLOY 150 lielāko piegādātāju uzņemšanu darbā.
Unifiedpost Group atsaukumi: "Piegādātāju piesaistes laikā mums nācās integrēt arī lielu skaitu mazo un vidējo uzņēmumu. Papildus atbilstošajiem mums bija jāpiedāvā arī plašs tehnisko risinājumu klāsts, lai apmierinātu šo piegādātāju infrastruktūras vajadzības un prasības - no vidēja lieluma ražošanas uzņēmumiem līdz maziem amatniecības uzņēmumiem. Vēl viens izaicinājums bija tas, ka ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH savās ražotnēs Albštatē un Berlīnē izmanto dažādas ERP sistēmas. Šīs sistēmas darbojas ar atšķirīgu loģiku, kas mums bija jāņem vērā un jāatspoguļo mūsu risinājumā."
Faktūras nosūtīšanas uzdevumu skenēšana un konvertēšana pabeidz procesu.
Nākamajā posmā ASSA ABLOY nolēma integrēt Unifiedpost Group skenēšanas OCR risinājumu. Piegādātāji, kas turpina izmantot papīra formāta rēķinus, tos var nosūtīt uz Koplietošanas pakalpojumu centru.
Pakalpojumu centrs tos nosūta uz Unifiedpost Group skenēšanai, kur tie tiek attiecīgi apstrādāti, sagatavoti elektroniski un reizi dienā iesaiņoti un nosūtīti ASSA ABLOY. Tas ir svarīgs aspekts vienota failu standarta ziņā: neatkarīgi no tā, vai rēķins ir elektronisks vai papīra formātā. Unifiedpost Group pārvērš visdažādākos rēķinu formātus ASSA ABLOY noteiktajā standartizētajā formātā, ko uzņēmums pēc tam var bez problēmām apstrādāt.
Visbeidzot, Unifiedpost Group pārņēma arī visu ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH izejošo rēķinu procesu; gan elektroniskā veidā, gan drukātā veidā tiem saņēmējiem, kuri turpina saņemt papīra dokumentus.
Kopš tā laika ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH ir guvusi priekšrocības, ko sniedz elektroniskā grāmatvedība. Papildus ievērojamam laika ietaupījumam uzņēmums ir palielinājis rēķinu izrakstīšanas procesa uzticamību, ko nodrošina atbilstoši kļūdu žurnāli. Rēķini, kas ir elektroniski pārbaudīti un atbilst pasūtījuma dokumentiem, vairs nenonāk caur darbinieku rokām, bet tiek tieši iegrāmatoti, izmantojot digitālo darba plūsmu.
Aktīvi kopā veidojam jaunus risinājumus
Tuvākajā nākotnē tiks pievienoti vēl citi procesi, piemēram, darbplūsma rēķinu digitālajai apstrādei bez atsauces uz iepirkuma pasūtījumu. Šajā gadījumā dokumentu apmaiņa, tostarp apstiprināšanas procesi, notiks pilnībā elektroniski, izmantojot attiecīgu portālu.
"Mūsu lēmums izmantot Unifiedpost Group bija pilnīgi pareizs. Efektivitātes pieaugums, ko esam panākuši, pārejot uz elektronisko grāmatvedību, runā pats par sevi. Bet visvairāk mūs pārsteidz Unifiedpost Group spēja aktīvi virzīt uz priekšu tehnisko attīstību," piebilst Jirns Jakobs Šulce-Bernds. "Ar Unifiedpost Group kā partneri mēs esam daļa no šīs turpmākās attīstības un varam attaisnot savu tirgus līdera statusu, lai iniciētu un veidotu attīstību mūsu nozarē."
Sākotnēji šis gadījuma pētījums bija vācu valodā, un to izveidoja crossinx, bijušais nosaukums Unifiedpost Germany - Unifiedpost Group Vācijas struktūrvienība.
