Deutsche Bahn ir apņēmusies racionalizēt un standartizēt korporatīvos izejošo rēķinu sagatavošanas procesus visā organizācijā. Lai īstenotu šo lielo projektu, Deutsche Bahn digitālais partneris DB Systel sadarbosies ar globālo rēķinu izrakstīšanas pakalpojumu sniedzēju Unifiedpost Group.
Šo procesu sāka DB Cargo, standartizējot visu piecpadsmit DB Cargo struktūrvienību izejošo rēķinu procesus. Standartizēt 15 struktūrvienības dažādās valstīs, protams, bija savi izaicinājumi. Ņemot vērā valstu specifiskās juridiskās prasības un aptuveni 150 000 izejošo rēķinu gadā, ļoti sarežģītajā, liela mēroga starptautiskajā projektā bija daudz kustīgu daļu. Taču pēc deviņu mēnešu veiksmīgas procesu izmaiņu veikšanas projekts tika pabeigts!
Izpētiet, kā deviņu mēnešu laikā tika īstenots vērienīgais projekts, un iedziļinieties detaļās.
DB Cargo: starptautiskā biznesa vēsture
DB Cargo AG ir starptautisks transporta un loģistikas uzņēmums, kas apvieno visas Deutsche Bahn nacionālās un starptautiskās dzelzceļa kravu pārvadājumu darbības. Mātesuzņēmumam pieder meitasuzņēmumi astoņpadsmit dažādās Eiropas valstīs.
Mērot pēc nobraukto kilometru skaita, DB Cargo ir līderis Eiropā. Uzņēmums ir pionieris arī rēķinu nosūtīšanas digitalizācijā: izšķirošā virzība tika noteikta pirms vairāk nekā desmit gadiem, un visi procesi tika attiecīgi pielāgoti.
Tomēr pārrobežu korporatīvo procesu sarežģītība nepārtraukti pieaug, un jaunu izaicinājumu rada dažādu ES valstu atšķirīgās juridiskās prasības. Tas pamudināja DB finanšu departamentu uzdot savam digitalizācijas partnerim DB Systel piedāvāt vienotu izejošo rēķinu pakalpojumu visās struktūrvienībās.
Vienveidība atvieglo darbu
Sistēmu standartizācija dažādās struktūrvienībās ir DB mērķis kopš 2018. gada. DB Cargo bija pirmā struktūrvienība, kas īstenoja projektu ar Unifiedpost Group 2019. gada beigās.
"Mūsu sākotnējā situācija bija diezgan neparasta Unifiedpost Group: mēs jau bijām digitalizēti, taču vēlējāmies atteikties no esošā risinājuma, kas bija attīstījies desmit gadu laikā un vairs nebija orientēts uz nākotni," stāstaIngo fon Amons no DB Cargo.
2016. gadā elektronisko rēķinu īpatsvars salīdzinājumā ar fiziski nosūtītajiem rēķiniem joprojām bija 42:58. Savukārt 2019. gadā tas jau bija 65:35 un 2020. gadā - 71:29!
Uzņēmums ir spēris vēl vienu soli uz priekšu saistībā ar rēķinu izrakstīšanas procesiem, izmantojot Unifiedpost Group apstrādājot arī rēķinu sūtījumus.
"Ar Unifiedpost Group DB ir atradusi pakalpojumu sniedzēju, kas ļauj izpildīt visdažādākās starptautiskās prasības rēķinu nosūtīšanas digitalizācijas jomā, izmantojot centrālo izejas kanālu," saka fon Ammons.
Tika īstenotas arī visas juridiskās prasības, piemēram, audita droša arhivēšana. DB Cargo saņem visus nosūtītos rēķinus atpakaļ savā arhīvā. Īpaši šim nolūkam tika ieviests atgriešanās kanāls uz DB Cargo arhīva sistēmu.
Sarežģīti aprēķini, lieli datu apjomi un vienkāršs digitālais risinājums
DB rēķini ar dažādiem pielikumiem, piemēram, vilcienu braucieniem, maršruta informāciju, vagonu tipiem un izvietojumiem, ietver milzīgu datu apjomu, dažkārt līdz pat pieciem līmeņiem katrā uzskaitītajā rēķina pozīcijā.
Šādu lielu PDF datņu izveidei ir nepieciešama milzīga skaitļošanas jauda no Unifiedpost Group. Turklāt rēķinu posteņu struktūra bija pakļauta loģikai, ko daudzu gadu garumā bija individuāli izstrādājuši iekšējie IT departamenti atbilstoši atsevišķu uzņēmumu specifiskajām prasībām.
"Detalizēta šīs loģikas izpratne un tās pārtapošana bija liels izaicinājums Unifiedpost Group," saka fon Amons. "Vienkārša 1:1 implementācija nebija iespējama, taču Unifiedpost Group neatlaidīgi izstrādāja visas īpašās funkcijas un atrada risinājumu gandrīz visām prasībām. Šodien dažas no lietojumprogrammām varbūt vairs nav tik elastīgas kā agrāk, taču, neskatoties uz to, standartizācija mums sniedz nepārprotamas priekšrocības gan procesā, gan uzturēšanā, gan kā ieguldījums nākotnē," rezumē projekta vadītājs.
Visas astoņpadsmit valstis pamazām tika pārveidotas. Bija plānots pakāpeniski aktivizēt visus toreizējo piecpadsmit uzņēmumu un mātesuzņēmuma klientus un ātri veikt korekcijas, pamatojoties uz attiecīgajiem rezultātiem. Projekta lielais apjoms prasīja īpaši intensīvu apmaiņu projekta komandā.
"Sākumā mēs noteikti nenovērtējām vajadzību un pūles no abām pusēm," atceras fon Amons. "Vispirms mums bija jādefinē termini, lai visi iesaistītie lietotu vienādu formulējumu. Pēc tam mums vajadzēja vairāk laika un personāla kapacitātes. Kā projekta vadības rīku mēs izmantojām Kanban tāfeli, jo iepriekšējā informācijas apmaiņa pa tālruni un e-pastu nebija pietiekami efektīva."
Galu galā abās pusēs bija iesaistīti līdz pat astoņiem projekta dalībniekiem, un tiešsaistes konferences notika reizi nedēļā un visbeidzot reizi divās nedēļās.
Ja vēlaties sekot DB Cargo procesiem, kas nodrošina nākotni, un vēlaties arī digitalizēt rēķinu sagatavošanas procesus, iepazīstieties ar mūsu globālo rēķinu sagatavošanas risinājumu jau šodien.
Sākotnēji šis gadījuma pētījums bija vācu valodā, un to izveidoja crossinx, bijušais nosaukums Unifiedpost Germany - Unifiedpost Group Vācijas struktūrvienība.
