ABB Group, kas darbojas visā pasaulē, ir līderis enerģētikas un automatizācijas tehnoloģiju jomā. ABB Vācijā visus ar grāmatvedību saistītos pakalpojumus nodrošina ABB Business Services GmbH (BIS). Lai pastāvīgi paaugstinātu efektivitāti, veiktspēju un kvalitāti, grāmatvedības centrs paļaujas uz sadarbību ar Unifiedpost Group , lai paplašinātu elektronisko rēķinu apmaiņu.
Kopš 2013. gada ABB Vācijā izmanto Unifiedpost Groupelektronisko rēķinu izrakstīšanas pakalpojumus. Uzņēmums un tā piecas uzņēmējdarbības nodaļas katru gadu saņem vairāk nekā 600 000 rēķinu, tāpēc uzņēmumam bija nepieciešams elektroniskās rēķinu izrakstīšanas (e-rēķinu izrakstīšanas) risinājums, kas varētu tikt galā ar lielo rēķinu daudzumu.
ABB process pirms e-rēķinu risinājuma ieviešanas
Līdz jaunā e-rēķinu risinājuma ieviešanai piegādātāji standarta kārtībā sūtīja ABB papīra rēķinus. Tos skenēja un, izmantojot teksta atpazīšanas sistēmas, pārsūtīja uz ERP sistēmu, lai ABB Maksājamo rēķinu komanda (AP) tos tālāk apstrādātu. Līdz tam tikai 6 % rēķinu tika nosūtīti digitalizētā formātā. Komanda zināja, ka šo skaitli varētu ievērojami palielināt.
Iepriekšējā standarta procedūra nešķita piemērota digitalizētam procesam. Cita starpā standarta procedūras prasīja lielu roku darbu, kas radīja laika kavēšanos un ierobežoja turpmākas optimizācijas iespējas.
Tāpēc ABB BIS nolēma izvēlēties elektronisko rēķinu apmaiņas risinājumu, lai uzlabotu efektivitāti.
ABB mērķis: palielināt automatizāciju un efektivitāti
"Mūsu mērķis bija paaugstināt automatizācijas līmeni, lai samazinātu izmaksas un padarītu procesus efektīvākus," saka Franka Strache, ABB e-rēķinu projekta vadītāja Vācijā. "Mēs arī vēlējāmies uzlabot esošās e-rēķinu sistēmas datu kvalitāti un uzlabot caurlaides laiku - piemēram, lai palielinātu atlaižu izmantošanas līmeni."
Unifiedpost Group"atbalstu
Lai nodrošinātu netraucētu mērķu sasniegšanu, bija nepieciešams ārējs atbalsts. Uzņēmums saņēma piedāvājumus no vairākiem e-rēķinu pakalpojumu sniedzējiem un veica piegādātāju salīdzinājumu ar esošajiem Unifiedpost Group klientiem.
"Fakts, ka vairāki ABB piegādātāji jau sadarbojās ar vietējo uzņēmuma teritoriju, liecināja par labu Unifiedpost Group," saka Strache. "Turklāt Unifiedpost Group ir plašs starptautisko partneru tīkls, tāpēc mēs varam izmantot esošos viesabonēšanas līgumus, nākotnē internacionalizējot elektronisko rēķinu saņemšanu."
Pēc līguma parakstīšanas 2013. gada jūlijā sekoja projekta īstenošana, kas tika pabeigta līdz 2013. gada oktobrim.
"Piegādātāji sākotnēji tika uzrunāti ar attiecīgo ABB iepirkumu kontaktpersonu starpniecību. Pēc tam mēs sniedzām tehniskas konsultācijas atsevišķiem piegādātājiem. Esošie Unifiedpost Group klienti jau bija iesaistījušies šajā projektā. Pēc ABC analīzes, pamatojoties uz dokumentu apjomu, pirmais solis bija savienot A piegādātājus un tos, kas jau sadarbojās ar mums," atceras Unifiedpost Group.
Augsta datu un rēķinu kvalitāte
Tā kā Unifiedpost Group risinājumu var pielāgot, lai tas atbilstu konkrētām klientu prasībām, ir viegli sasniegt augstu datu un rēķinu kvalitātes līmeni. Tas ir būtisks priekšnoteikums augstam automatizācijas līmenim un īsam apstrādes laikam.
Tas arī samazina manuālo pārbaužu apjomu, kas jāveic uzņēmumā. Piemēram, var pārbaudīt obligāto lauku definīcijas un numuru diapazonus pasūtījumu numuriem. Rēķinu sākotnējo validāciju saskaņā ar UStG 14. pantu veic Unifiedpost Group. Ja šīs validācijas rezultāts ir pozitīvs, strukturēto datu ierakstu un rēķina attēlu pārsūta uz ABB. Ja tas nav sekmīgs (validācijas noteikumi, obligātie lauki), rēķins tiek nosūtīts atpakaļ piegādātājam ar attiecīgu kļūdas kodu. Papildu validācijas, izmantojot kartēšanas tabulas, piemēram, atslēgvārdu nolasīšana, papildina elektroniskā rēķina saņemšanas procesu un veicina tā efektivitāti.
Automatizēti procesi nodrošina potenciālos ietaupījumus
"E-rēķinu izrakstīšanas paplašināšana palielinās visu rēķinu saņemšanas procesu un iegrāmatojumu automatizācijas līmeni. Tas ietaupīs ABB dārgo laiku un līdz ar to arī izmaksas," uzsver Žaklīna Sikora, Maksājumu uzskaites vadītāja.
Rezultātā Unifiedpost Grouppakalpojumu izmantošana un sadarbība ar ABB atmaksājās jau pēc neilga laika. Turklāt digitāli saņemto rēķinu īpatsvars ir divkāršojies salīdzinājumā ar iepriekšējo gadu.
Balstoties uz pozitīvo pieredzi, ABB turpina virzīt pāreju uz e-rēķiniem. Tiek pastāvīgi piesaistīti jauni sadarbības partneri, un pirmie piegādātāji no citām Eiropas valstīm arī ir ieguvuši e-rēķinus ar ABB un Unifiedpost Group.
Sākotnēji šis gadījuma pētījums bija vācu valodā, un to izveidoja crossinx, bijušais nosaukums Unifiedpost Germany - Unifiedpost Group Vācijas struktūrvienība.
