Murrelektronik GmbH przetwarzała wszystkie dokumenty fakturowe ręcznie. Obecnie firma obsługuje coraz większą ich część elektronicznie dzięki rozwiązaniu Unifiedpost Group.
Murrelektronik GmbH jest globalnym dostawcą rozwiązań aplikacyjnych dla branży automatyki przemysłowej. Założona w 1975 roku w Oppenweiler firma zatrudnia obecnie prawie 2000 osób i jest międzynarodowym liderem w swojej dziedzinie.
Murrelektronik ma około 60 000 klientów. Każdego dnia dział faktur wychodzących przetwarza od 1000 do 1500 dokumentów. Jeszcze niecałe cztery lata temu proces ten był w całości obsługiwany pocztą - obecnie stale rosnąca część jest wysyłana elektronicznie.
Przejście na elektroniczne, cyfrowe procesy
Przed przejściem na elektroniczne, cyfrowe procesy cały proces zamawiania i fakturowania w firmie Murrelektronik odbywał się na papierze. Firma otrzymywała zamówienia elektronicznie, pisemnie lub telefonicznie i musiała ręcznie wprowadzać każde zamówienie do systemu ERP. Dowody dostawy i faktury były skanowane i przesyłane do istniejącego systemu SAP ERP za pomocą oprogramowania OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) w celu dalszego przetwarzania przez dział księgowości lub zespół sprzedaży.
Zapotrzebowanie na bardziej wydajny przepływ pracy rosło. Zarówno ze strony klientów Murrelektronik, jak i zespołu zarządzającego.
Zapotrzebowanie na elektroniczne, zautomatyzowane procesy
Po pierwsze, klienci Murrelektronik coraz częściej sami korzystali z procesów elektronicznych, co zachęciło Murrelektronik do rozważenia w pełni elektronicznego, zdigitalizowanego procesu. Zapotrzebowanie na elektroniczne przetwarzanie danych rosło, ponieważ duże firmy od dawna pracują w oparciu o EDI (elektroniczną wymianę danych).
Cyfrowe faktury mają największą wartość dodaną dla odbiorcy w tym procesie, ponieważ odbiorca nie musi już ręcznie wprowadzać ani przetwarzać danych. Po stronie wystawcy faktury dane są eksportowane bezpośrednio z lokalnego systemu ERP.
Drugi wpływ miał zespół zarządzający Murrelektronik. Trudności z zamówieniami i dokumentami dostawy, ogromne nakłady czasu i wysoki wskaźnik błędów powodowały duże koszty. Kierownictwo zrozumiało, że optymalizacja procesów pozwoli na redukcję kosztów.
Oszczędność zasobów dzięki doświadczeniu właściwego dostawcy
Poszukiwania odpowiedniego dostawcy usług cyfryzacji trwały nieco ponad dwanaście miesięcy. Heidrun Beck, Project Manager SAP Rollout and EDI w Murrelektronik, uczestniczyła w procesie selekcji od samego początku:
"Porównaliśmy czterech dostawców i ostatecznie zdecydowaliśmy się na Unifiedpost Group. Przekonała nas nie tylko oferta, ale także fakt, że Unifiedpost Group był już aktywny na arenie międzynarodowej i miał doświadczenie. Było też kilka pozytywnych referencji".
Dla Murrelektronik istotne było również, aby dostawca oferował rozwiązanie dostosowane do potrzeb klienta.
W pierwszej kolejności przeanalizowano wysyłkę faktur. Okazało się, że system SAP zainstalowany w firmie może bez problemu tworzyć i wysyłać faktury elektroniczne. Odpowiednio, Unifiedpost Group funkcjonował jako partner do przetwarzania danych i obsługi zamówień, odpowiedzi na zamówienia, dowodów dostawy i faktur. Wspólnie zdefiniowano techniczne warunki ramowe i dostosowanie systemu. Aby zapewnić płynny proces, interfejs do klienta musiał zostać skonfigurowany tylko raz.
Pierwsze udane połączenie z klientem miało miejsce w 2013 roku. Od tego czasu wprowadzanie zamówień, potwierdzenia zamówień i faktury są przetwarzane za pośrednictwem EDI. Podczas procesu wdrażania Unifiedpost Group przejął prawie całą komunikację między Murrelektronik a ich klientami.
Połączenie trwa około czterech do sześciu tygodni na klienta. Szczególnie ważne jest staranne wprowadzenie danych podstawowych do systemu ERP. Obejmuje to wszystkie dane dotyczące klienta, a także informacje o cenach i materiałach.
Konsekwentnie pozytywne doświadczenie dla wszystkich
Do tej pory niektórzy główni klienci zostali w pełni zintegrowani z systemem.
Pani Beck stwierdza: "Na pierwszy rzut oka podłączyliśmy do systemu tylko bardzo niewielką część naszych klientów, ale już teraz przetwarzamy ponad 1000 transakcji miesięcznie za pośrednictwem Unifiedpost Group jako partnera komunikacyjnego. Oczywiście wprowadzenie partnera na pokład miało również podłoże finansowe, ponieważ potencjał oszczędności jest ogromny. Dzięki outsourcingowi uniknęliśmy konieczności samodzielnego zdobywania wiedzy technicznej, co nie tylko oszczędza personel, ale także czas i pieniądze. W pełni polegamy na doświadczeniu Unifiedpost Group."
Pani Beck szacuje, że dzięki wielu zautomatyzowanym funkcjom systemu można zaoszczędzić około 30-40% pracy administracyjnej. Współpraca z jednym dostawcą oznacza również, że system używany przez klienta jest całkowicie nieistotny, ponieważ różne formaty danych przekładają się bezpośrednio na odpowiedni format.
Kolejną ogromną zaletą jest drastyczna redukcja błędów w procesach. Ręczna interwencja zewnętrzna jest konieczna tylko wtedy, gdy klient ma indywidualne wymagania, na przykład dotyczące daty dostawy lub spontanicznie zmienionej ilości. Pod warunkiem, że dane podstawowe zostały starannie wprowadzone do systemu ERP, błędy w procesach zamawiania można praktycznie wykluczyć.
Cel: Kontynuacja przejścia na pełną cyfryzację
Pani Beck wyjaśnia, że Murrelektronik planuje podłączyć trzech kolejnych dużych klientów do końca roku. Celem jest podłączenie kolejnych dziesięciu klientów rocznie w najbliższej przyszłości. Jak dotąd wysiłek opłacił się tylko w przypadku głównych klientów, ale w dłuższej perspektywie nie można wykluczyć całkowitego przejścia na nowy system.
"Jak dotąd jesteśmy bardzo zadowoleni. Współpraca przebiega płynnie, możemy szybko reagować na spontaniczne zmiany i oczywiście liczby mówią same za siebie. W Unifiedpost Group znaleźliśmy partnera technicznego, który przejmuje za nas komunikację w procesie przetwarzania danych i sprawnie nią zarządza."
Studium przypadku było pierwotnie w języku niemieckim, stworzone przez crossinx, dawną nazwę Unifiedpost Germany - niemieckiego podmiotu Unifiedpost Group.
