Leica Geosystems - globalny producent precyzyjnych instrumentów pomiarowych dla geodezji budowlanej - podjął niezbędne środki, aby zapewnić zgodność swojej włoskiej spółki zależnej z krajowymi przepisami dotyczącymi fakturowania elektronicznego. Wszystko z pomocą Unifiedpost Group.
Od stycznia 2019 r. elektroniczne fakturowanie(e-fakturowanie) jest obowiązkowe we Włoszech dla wszystkich krajowych firm wysyłających faktury do włoskich klientów. Firmy muszą najpierw wysłać swoje faktury na oficjalną włoską platformę "Sistema di Interscambio" (SdI), zanim dotrą one do odbiorcy. Leica Geosystems podjęła niezbędne środki, aby zapewnić zgodność swojej włoskiej spółki zależnej z lokalnymi przepisami.
Okazja: Obowiązkowa rewolucja e-fakturowania we Włoszech
Dyrektywa Komisji Europejskiej 2014/55/UE ma na celu promowanie "stosowania fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych poprzez promowanie gwarancji interoperacyjności semantycznej i poprawy pewności prawnej". W tym celu Włochy stworzyły oficjalną platformę (SdI), przez którą muszą przechodzić wszystkie faktury.
Thomas Pitscheider, kierownik projektu SAP w Leica Geosystems, odpowiedzialny za przejście na system SAP we Włoszech, nie chciał, aby pojawiły się jakiekolwiek komplikacje podczas przechodzenia włoskiego oddziału firmy na elektroniczne procesy reklamacyjne. Thomas podjął niezbędne działania w odpowiednim czasie, korzystając z usług kompetentnych partnerów.
"Ogólnie rzecz biorąc, cyfryzacja wspiera nas w osiąganiu naszych celów korporacyjnych i umożliwia optymalizację procesów, wydajniejszą pracę i oszczędność kosztów. Jednak specyficzne dla danego kraju wymogi dotyczące e-fakturowania w UE wprowadzają obecnie dodatkowe wymagania. Niektóre z nich stanowią prawdziwe wyzwania techniczne" - mówi Pitscheider.
Przetarg: Wybór Unifiedpost Group jako partnera
Pitscheider pamięta presję czasu, z jaką musiał się zmierzyć w połowie 2018 roku:
"Od 1 stycznia 2019 r. wszystkie firmy we Włoszech zostały zobowiązane do wystawiania faktur elektronicznych w sektorach B2B i B2C, wysyłania ich wyłącznie za pośrednictwem oficjalnego systemu wymiany SdI i podpisywania ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Aby dotrzymać tego terminu, musieliśmy bardzo szybko znaleźć kompetentnych partnerów do wdrożenia technicznego. Na początku 2018 r. początkowo próbowaliśmy samodzielnie przeszukać rynek dostawców, ale potem musieliśmy podjąć decyzję ze względu na ich dużą liczbę, niepełne informacje oraz presję czasu. Wkrótce zdecydowaliśmy się skorzystać z usług konsultanta" - mówi Pitscheider.
Projekt: Późne rozpoczęcie i napięte ramy czasowe
W połowie października 2018 r., po udanym przetargu, Leica przyznała Unifiedpost Group kontrakt. Jednak do uruchomienia projektu pozostało tylko dwanaście tygodni, dlatego zespół projektowy został zebrany w wielkim pośpiechu, a spotkanie inauguracyjne odbyło się na początku listopada.
Na polecenie Unifiedpost Group, Pitscheider powierzył połączenie z systemem SAP ekspertom z Arvato Bertelsmann. Podział projektu był wtedy jasny:
- Leica Geosystems zajęła się ekstrakcją danych z SAP.
- Arvato Bertelsmann zaprogramował interfejs do Unifiedpost Group i zajął się nawiązaniem połączenia z rozwiązaniem Unifiedpost Group oraz odesłaniem stanów potwierdzenia do SAP.
- Unifiedpost Group przekonwertował IDOC dostarczony z SAP na format FatturaPA (prawnie wymagany format we Włoszech). Po wewnętrznej kontroli, Unifiedpost Group wysłał dane do włoskiej platformy SdI i zwrócił stany potwierdzenia.
W połowie listopada 2018 r. koncepcja została ostatecznie zatwierdzona, a zespół projektowy mógł rozpocząć jej wdrażanie.
Platforma państwowa: wyzwanie przyjęte
Podsumowując, Pitscheider mówi: "Z technicznego punktu widzenia projekt był z pewnością wyzwaniem, a najtrudniejszą częścią było zrozumienie formatu platformy FatturaPA. Jeśli chodzi o presję czasu, Unifiedpost Group na szczęście miał już doświadczenie we Włoszech. Niemniej jednak testy były trudne, ponieważ pliki XML można było sprawdzić tylko pod kątem poprawności technicznej, ale nie pod kątem treści. Niestety, nie było też nikogo, kogo moglibyśmy o to zapytać. Istniejąca dokumentacja była dostępna tylko w języku włoskim".
Pomimo wszystkich przeciwności, Leica Geosystems była w stanie wysłać pierwsze faktury do swoich klientów za pośrednictwem włoskiego portalu SdI w połowie stycznia!
We Włoszech Leica Geosystems rejestruje średnio od 9 000 do 10 000 faktur wychodzących rocznie. Wysyłanie tak zwanych faktur z podzieloną płatnością do klientów B2G (business-to-government) okazało się szczególnie trudne. Tylko oni mogli odrzucać faktury drogą elektroniczną. Mieli na to 14 dni i okres ten był zazwyczaj wykorzystywany na złożenie wniosku o korektę faktury. W przypadku faktur z podzieloną płatnością, tylko kwota netto jest wypłacana dostawcy przez urząd. Podatki są płacone bezpośrednio organowi podatkowemu.
Odbiór faktury: Unifiedpost Group pobiera dane z platformy.
Leica Geosystems przetwarza faktury przychodzące w wielu swoich spółkach przy użyciu inteligentnego, samouczącego się systemu opracowanego przez Tanro.
W ramach tego procesu faktury przychodzą pocztą z załącznikami w formacie PDF i są przetwarzane za pomocą skanowania OCR; dotyczy to łącznie około 100 000 faktur rocznie. Unifiedpost Group "odbiera" fakturę na platformie państwowej, konwertuje ją do formatu PDF ze strukturą SdI i wysyła w tej formie do Leica w celu dalszego przetwarzania.
Perspektywy: Europa przechodzi na technologię cyfrową
Po udanym przejściu na procesy cyfrowe, inne kraje europejskie znajdują się teraz w programie cyfryzacji Leica. Dzięki międzynarodowej obecności i ponad 130 spółkom krajowym, Leica Geosystems z pewnością ma wiele do zrobienia, aby zapewnić zgodność z przepisami podatkowymi na całym świecie.
Nie trzeba dodawać, że Leica Geosystems po raz kolejny polega na swoim wypróbowanym i przetestowanym partnerze Unifiedpost Group.
Studium przypadku było pierwotnie w języku niemieckim, stworzone przez crossinx, dawną nazwę Unifiedpost Germany - niemieckiego podmiotu Unifiedpost Group.
