ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH, część ASSA ABLOY Group, produkuje i dystrybuuje mechaniczne i elektromechaniczne rozwiązania zabezpieczające do ochrony, bezpieczeństwa i wygody w budynkach prywatnych i publicznych. Międzynarodowa grupa zatrudnia ponad 43 000 osób w ponad 40 krajach.
Jako największa firma w swoim sektorze, ASSA ABLOY zawsze postrzegała siebie jako lidera technologicznego i woli koncentrować swoje inwestycje na obszarach, które bezpośrednio przynoszą korzyści klientowi: wysokiej jakości produktach i doskonałej obsłudze. Procesy administracyjne, które nie przynoszą bezpośrednich korzyści klientom, powinny zostać odpowiednio przyspieszone i utrzymane na niskim poziomie.
Ręczne procesy zdominowały pracę zespołu księgowego
W Niemczech ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH ma obecnie około 10 000 klientów, co odpowiada 230 000 faktur wychodzących i 35 000 faktur przychodzących rocznie.
Księgowaniem, przetwarzaniem i uzgadnianiem tych dokumentów zajmuje się centrum usług wspólnych. W przeszłości był to ręczny proces uzgadniania wszystkich pojedynczych papierowych faktur i zamówień zakupu. Praca ręczna wiązała zasoby, ponieważ przetworzenie każdej faktury zajmowało do czterech minut.
Centralizacja księgowości dla różnych lokalizacji w centrum usług wspólnych była krokiem w kierunku większej wydajności. Konwersja z ręcznych procesów fakturowania na elektroniczne była kolejnym logicznym krokiem wraz z wprowadzeniem elektronicznego systemu zamówień.
Jednolity standardowy proces fakturowania elektronicznego
Dlatego ASSA ABLOY postawiła sobie za cel przekształcenie wymiany danych zamówień i faktur w procesy elektroniczne i stworzenie własnego standardowego formatu. Dzięki temu klienci i dostawcy mogą teraz wymieniać informacje na jednolitych zasadach.
"Szukając odpowiedniego partnera, skupiliśmy się na czterech kryteriach", wspomina Jürn Jakob Schultze-Berndt, szef księgowości centrum usług wspólnych w ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH. "Ważne było dla nas, aby wybrane rozwiązanie działało niezależnie od SAP, rozwijało się indywidualnie wraz z potrzebami naszej firmy i pasowało do niejednorodnego krajobrazu IT grupy ASSA ABLOY. Szukaliśmy również dostawcy, który poprowadzi nas przez proces wdrożenia i będzie nam towarzyszył podczas zmiany".
Po dogłębnej analizie rynku podjęto decyzję o wyborze rozwiązania e-fakturowania od Unifiedpost Group.
Początek transformacji
W pierwszej kolejności dokonano konwersji paragonów z faktur. Unifiedpost Group przejął również onboarding 150 największych dostawców ASSA ABLOY.
Unifiedpost Group wspomina: "Podczas onboardingu dostawców musieliśmy również zintegrować dużą liczbę małych i średnich firm. Oprócz tego musieliśmy również zaoferować szeroką gamę rozwiązań technicznych, aby spełnić potrzeby i wymagania infrastrukturalne tych dostawców - od średnich firm produkcyjnych po małe firmy rzemieślnicze. Kolejnym wyzwaniem był fakt, że ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH korzysta z różnych systemów ERP w swoich zakładach w Albstadt i Berlinie. Systemy te działają w oparciu o różne logiki, co musieliśmy uwzględnić i odzwierciedlić w naszym rozwiązaniu".
Skanowanie i konwertowanie zadań wysyłki faktur kończy proces
W kolejnym kroku ASSA ABLOY zdecydowała się zintegrować rozwiązanie OCR do skanowania Unifiedpost Group. Dostawcy, którzy nadal korzystają z faktur papierowych, mogą wysyłać je do Centrum Usług Wspólnych.
Centrum serwisowe wysyła je do Unifiedpost Group w celu zeskanowania, gdzie są odpowiednio przetwarzane, przygotowywane elektronicznie i łączone raz dziennie i wysyłane do ASSA ABLOY. Jest to ważny aspekt pod względem jednolitego standardu plików: niezależnie od tego, czy faktura jest elektroniczna, czy papierowa. Unifiedpost Group konwertuje szeroką gamę formatów faktur do znormalizowanego formatu określonego przez ASSA ABLOY, który firma może następnie płynnie przetwarzać.
Wreszcie, Unifiedpost Group przejął również cały proces wystawiania faktur wychodzących dla ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH; zarówno w formie elektronicznej, jak i - dla odbiorców, którzy nadal otrzymują dokumenty papierowe - w formie drukowanej.
Od tego czasu ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH korzysta z wyraźnych zalet elektronicznej księgowości. Oprócz znacznej oszczędności czasu, firma zwiększyła niezawodność procesu fakturowania, który jest zabezpieczony odpowiednimi dziennikami błędów. Faktury, które zostały sprawdzone elektronicznie i są zgodne z dokumentami zamówienia, nie przechodzą już przez ręce pracowników, ale są bezpośrednio księgowane za pośrednictwem cyfrowego obiegu dokumentów.
Aktywne wspólne kształtowanie nowych rozwiązań
W niedalekiej przyszłości mają zostać dodane kolejne procesy, takie jak przepływ pracy do cyfrowego przetwarzania faktur bez odniesienia do zamówienia zakupu. W tym przypadku wymiana dokumentów, w tym procesy zatwierdzania, będzie odbywać się całkowicie elektronicznie za pośrednictwem odpowiedniego portalu.
"Nasza decyzja o skorzystaniu z Unifiedpost Group była absolutnie słuszna. Wzrost wydajności, jaki osiągnęliśmy dzięki przejściu na księgowość elektroniczną, mówi sam za siebie. Ale to, co robi na nas największe wrażenie, to zdolność Unifiedpost Group do aktywnego napędzania rozwoju technicznego", dodaje Jürn Jakob Schultze-Berndt. "Z Unifiedpost Group jako partnerem, jesteśmy częścią tego dalszego rozwoju i możemy spełnić nasze roszczenie jako lidera rynku, aby inicjować i kształtować rozwój w naszej branży".
Studium przypadku było pierwotnie w języku niemieckim, stworzone przez crossinx, dawną nazwę Unifiedpost Germany - niemieckiego podmiotu Unifiedpost Group.
