Deutsche Bahn zobowiązała się do usprawnienia i standaryzacji swoich korporacyjnych procesów fakturowania wychodzącego w całej organizacji. Aby posunąć naprzód ten duży projekt, cyfrowy partner Deutsche Bahn, DB Systel, będzie współpracował z globalnym dostawcą usług fakturowania Unifiedpost Group.
Proces rozpoczął się w DB Cargo od standaryzacji procesów faktur wychodzących we wszystkich piętnastu podmiotach DB Cargo. Standaryzacja 15 podmiotów w różnych krajach z pewnością wiązała się z wyzwaniami. Ze względu na specyficzne dla danego kraju wymogi prawne i około 150 000 faktur wychodzących rocznie, ten bardzo złożony, zakrojony na szeroką skalę międzynarodowy projekt miał wiele ruchomych części. Jednak po udanych dziewięciu miesiącach wprowadzania zmian w procesach, projekt został ukończony!
Zapoznaj się z trwającą dziewięć miesięcy podróżą przez ten zakrojony na szeroką skalę projekt i zagłęb się w jego szczegóły.
DB Cargo: Historia międzynarodowego biznesu
DB Cargo AG to międzynarodowa firma transportowo-logistyczna, która łączy wszystkie krajowe i międzynarodowe działania Deutsche Bahn w zakresie kolejowych przewozów towarowych. Do spółki dominującej należą spółki zależne w osiemnastu różnych krajach europejskich.
Pod względem liczby przejechanych kilometrów DB Cargo jest liderem w Europie. Firma jest również pionierem, jeśli chodzi o cyfryzację wysyłki faktur: decydujący kurs został wyznaczony ponad dziesięć lat temu, a wszystkie procesy zostały odpowiednio dostosowane.
Jednak złożoność transgranicznych procesów korporacyjnych stale rośnie, a niespójne wymogi prawne w różnych krajach UE stanowią nowe wyzwanie. Skłoniło to dział finansowy DB do zlecenia swojemu partnerowi ds. cyfryzacji, DB Systel, zaoferowania jednolitej usługi faktur wychodzących we wszystkich podmiotach.
Jednolitość ułatwia pracę
Standaryzacja systemów w różnych podmiotach jest celem DB od 2018 roku. DB Cargo był pierwszym podmiotem, który wdrożył projekt Unifiedpost Group pod koniec 2019 roku.
"Nasza początkowa sytuacja była z pewnością dość nietypowa dla Unifiedpost Group: byliśmy już zdigitalizowani, ale chcieliśmy odejść od istniejącego rozwiązania, które rozwijało się przez dziesięć lat i nie było już zorientowane na przyszłość" - mówiIngo von Ammon z DB Cargo.
W 2016 r. proporcja faktur elektronicznych w stosunku do faktur zaksięgowanych fizycznie nadal wynosiła 42:58. W 2019 r. było to już 65:35, a w 2020 r. 71:29!
Firma poszła o krok dalej w odniesieniu do swoich procesów fakturowania z Unifiedpost Group, przetwarzając również wysyłki faktur.
"Dzięki Unifiedpost Group DB znalazło dostawcę usług, który umożliwia spełnienie najbardziej zróżnicowanych międzynarodowych wymagań w zakresie cyfryzacji wysyłki faktur za pośrednictwem centralnego kanału wyjściowego" - mówi von Ammon.
Wdrożono również wszystkie wymogi prawne, takie jak archiwizacja zgodna z wymogami audytów. DB Cargo otrzymuje wszystkie faktury odesłane do własnego archiwum. Specjalnie w tym celu wdrożono kanał zwrotny do systemu archiwizacji DB Cargo.
Złożone obliczenia, ogromne ilości danych i proste rozwiązanie cyfrowe
Faktury DB - z szerokim zakresem załączników, takich jak przejazdy pociągów, szczegóły tras, typy wagonów i rozmieszczenia - zawierają ogromne ilości danych, czasami nawet z pięcioma poziomami na wyszczególnioną pozycję faktury.
Tworzenie tak dużych plików PDF wymaga ogromnej mocy obliczeniowej ze strony Unifiedpost Group. Ponadto struktura pozycji faktur podlegała logice, która była indywidualnie opracowywana przez wiele lat przez wewnętrzne działy IT dla unikalnych wymagań poszczególnych firm.
"Zrozumienie tej logiki w szczegółach i przekształcenie jej było dużym wyzwaniem dla Unifiedpost Group," mówi von Ammon. "Prosta implementacja 1:1 nie była możliwa, ale Unifiedpost Group wytrwale pracował nad wszystkimi specjalnymi funkcjami i znalazł rozwiązanie dla prawie każdego wymagania. Obecnie niektóre aplikacje nie są już tak elastyczne jak kiedyś, ale poza tym standaryzacja przynosi nam wyraźne korzyści w procesie, konserwacji i jako inwestycja w przyszłość" - podsumowuje kierownik projektu.
Wszystkie osiemnaście krajów zostało stopniowo przekształconych. Plan zakładał stopniową aktywację wszystkich klientów dla ówczesnych piętnastu firm i firmy macierzystej oraz szybkie wprowadzanie korekt w oparciu o odpowiednie wyniki. Duży zakres projektu wymagał szczególnie intensywnej wymiany w ramach zespołu projektowego.
"Na początku zdecydowanie nie doceniliśmy potrzeb i wysiłku po obu stronach", wspomina von Ammon. "Przede wszystkim musieliśmy zdefiniować terminy, aby wszyscy zaangażowani używali tego samego sformułowania. Następnie potrzebowaliśmy więcej czasu i personelu. Użyliśmy tablicy Kanban jako narzędzia do zarządzania projektem, ponieważ wcześniejsza wymiana informacji przez telefon i e-mail nie była wystarczająco skuteczna".
Ostatecznie w projekt zaangażowanych było do ośmiu członków po obu stronach, a konferencje online odbywały się raz w tygodniu, a ostatecznie co drugi tydzień.
Jeśli chcesz podążać za przyszłościowymi procesami DB Cargo, a także chcesz zdigitalizować swoje procesy fakturowania, już dziś zapoznaj się z naszym globalnym rozwiązaniem do fakturowania.
Studium przypadku było pierwotnie w języku niemieckim, stworzone przez crossinx, dawną nazwę Unifiedpost Germany - niemieckiego podmiotu Unifiedpost Group.
