Działająca na całym świecie Grupa ABB jest liderem w dziedzinie technologii energetyki i automatyki. W ABB Niemcy wszystkie usługi związane z księgowością są świadczone przez ABB Business Services GmbH (BIS). Aby stale zwiększać efektywność, wydajność i jakość, centrum księgowe opiera się na współpracy z Unifiedpost Group w celu rozszerzenia elektronicznej wymiany faktur.
Od 2013 roku ABB w Niemczech korzysta z usług fakturowania elektronicznegoUnifiedpost Group. Firma i jej pięć oddziałów biznesowych otrzymują ponad 600 000 faktur rocznie; dlatego firma potrzebowała rozwiązania do fakturowania elektronicznego (e-fakturowania), które poradziłoby sobie z dużymi ilościami faktur.
Proces ABB przed wprowadzeniem rozwiązania e-fakturowania
Do czasu wprowadzenia nowego rozwiązania e-fakturowania dostawcy standardowo przesyłali do ABB faktury w formie papierowej. Były one skanowane i przesyłane do systemu ERP za pośrednictwem systemów rozpoznawania tekstu w celu dalszego przetwarzania przez zespół ABB Accounts Payable (AP). Do tego czasu tylko 6% faktur było wysyłanych w formacie cyfrowym. Zespół wiedział, że liczba ta może zostać znacznie zwiększona.
Poprzednia standardowa procedura nie wydawała się odpowiednia dla zdigitalizowanego procesu. Standardowe procedury wymagały między innymi dużego nakładu pracy ręcznej, co wiązało się z opóźnieniami czasowymi i oferowało ograniczone możliwości dalszej optymalizacji.
ABB BIS zdecydowała się zatem na rozwiązanie elektronicznej wymiany faktur, aby poprawić swoją wydajność.
Cel ABB: Zwiększenie automatyzacji i wydajności
"Naszym celem było zwiększenie poziomu automatyzacji w celu obniżenia kosztów i zwiększenia wydajności procesów" - mówi Franka Strache, kierownik projektu e-fakturowania ABB Niemcy. "Chcieliśmy również podnieść jakość danych w istniejącym systemie e-fakturowania i poprawić czasy przepustowości - na przykład w celu zwiększenia wskaźnika wykorzystania rabatów".
Wsparcie Unifiedpost Group
Aby zapewnić sprawne osiągnięcie celów, potrzebne było wsparcie zewnętrzne. Firma uzyskała oferty od kilku dostawców e-fakturowania i przeprowadziła porównanie dostawców z istniejącymi klientami Unifiedpost Group .
"Fakt, że wielu dostawców ABB współpracowało już z lokalnym obszarem działalności, przemawiał na korzyść Unifiedpost Group," mówi Strache. "Ponadto, Unifiedpost Group ma szeroką sieć międzynarodowych partnerów, dzięki czemu możemy skorzystać z istniejących umów roamingowych w przyszłej internacjonalizacji elektronicznego odbioru faktur".
Po podpisaniu umowy w lipcu 2013 r. nastąpiło wdrożenie, które zakończyło się w październiku 2013 r.
"Początkowo kontaktowaliśmy się z dostawcami za pośrednictwem odpowiednich osób kontaktowych ABB ds. zakupów. Następnie zapewniliśmy doradztwo techniczne poszczególnym dostawcom. Istniejący klienci Unifiedpost Group i tak byli już na pokładzie. Po analizie ABC opartej na ilości dokumentów, pierwszym krokiem było połączenie dostawców A i tych, którzy już z nami współpracowali", wspomina Unifiedpost Group.
Wysoka jakość danych i faktur
Ponieważ rozwiązanie Unifiedpost Group można dostosować do konkretnych wymagań klienta, łatwo jest osiągnąć wysoki poziom jakości danych i faktur. Jest to kluczowy warunek wstępny dla wysokiej automatyzacji i krótkich czasów przetwarzania.
Minimalizuje to również ilość ręcznej kontroli wymaganej w firmie. Na przykład można sprawdzić obowiązkowe definicje pól i zakresy numerów zamówień. Wstępna walidacja faktur zgodnie z §14 UStG jest przeprowadzana przez Unifiedpost Group. Jeśli wynik tej walidacji jest pozytywny, rekord danych strukturalnych i obraz faktury są przesyłane do ABB. W przypadku niepowodzenia (reguły walidacji, pola obowiązkowe) faktura jest odsyłana do dostawcy z odpowiednim kodem błędu. Dalsze walidacje za pomocą tabel mapowania, na przykład odczyt słów kluczowych, uzupełniają proces elektronicznego odbioru faktury i przyczyniają się do jego wydajności.
Zautomatyzowane procesy zapewniają potencjalne oszczędności
"Rozszerzenie e-fakturowania zwiększy cały proces odbioru faktur i stopień automatyzacji księgowań. Oszczędza to cenny czas ABB, a tym samym koszty" - podkreśla Jacqueline Sikora, dyrektor ds. zobowiązań.
W rezultacie korzystanie z usług Unifiedpost Groupi partnerstwo z ABB opłaciło się już po krótkim czasie. Ponadto odsetek faktur otrzymywanych cyfrowo podwoił się w porównaniu z poprzednim rokiem.
Bazując na pozytywnych doświadczeniach, ABB kontynuuje proces przechodzenia na e-fakturowanie. Nowi partnerzy biznesowi są podłączani na bieżąco, a pierwsi dostawcy z innych krajów europejskich również zostali pozyskani przez e-fakturowanie z ABB i Unifiedpost Group.
Studium przypadku było pierwotnie w języku niemieckim, stworzone przez crossinx, dawną nazwę Unifiedpost Germany - niemieckiego podmiotu Unifiedpost Group.
