Murrelektronik GmbH avait l'habitude de traiter manuellement tous les documents de facturation. Aujourd'hui, l'entreprise en traite une part croissante par voie électronique grâce à la solution de Unifiedpost Group.
Murrelektronik GmbH est un fournisseur mondial de solutions d'application pour l'industrie de l'automatisation industrielle. Fondée à Oppenweiler en 1975, l'entreprise emploie aujourd'hui près de 2 000 personnes et est un leader international dans son domaine.
Murrelektronik compte environ 60 000 clients. Chaque jour, le service des factures sortantes traite entre 1 000 et 1 500 documents. Jusqu'à il y a un peu moins de quatre ans, ce processus était entièrement effectué par voie postale - aujourd'hui, une part de plus en plus importante est envoyée par voie électronique.
L'évolution vers des processus électroniques et numériques
Avant la transition vers des processus électroniques et numériques, l'ensemble du processus de commande et de facturation de Murrelektronik était basé sur le papier. L'entreprise recevait les commandes par voie électronique, par écrit ou par téléphone et devait saisir manuellement chaque commande dans le système ERP. Les bons de livraison et les factures étaient scannés et transférés vers le système ERP SAP existant via un logiciel OCR (reconnaissance optique de caractères) pour être traités par le service comptable ou l'équipe de vente.
La demande d'un flux de travail plus efficace augmentait. Les clients de Murrelektronik et l'équipe de direction y ont tous deux contribué.
La demande de processus électroniques et automatisés
Tout d'abord, les clients de Murrelektronik utilisaient de plus en plus eux-mêmes des processus électroniques, ce qui incitait Murrelektronik à envisager un processus entièrement électronique et numérisé. La demande de traitement électronique des données augmentait, les grandes entreprises travaillant depuis longtemps sur la base de l'EDI (échange de données informatisées).
Les factures numérisées présentent la plus grande valeur ajoutée pour le destinataire dans ce processus, puisqu'il ne doit plus saisir ou traiter manuellement les données. Du côté de l'émetteur de la facture, les données sont exportées directement à partir de l'ERP local.
La deuxième influence est venue de l'équipe de direction de Murrelektronik. Les difficultés liées aux bons de commande et de livraison, les pertes de temps considérables et le taux d'erreur élevé entraînaient des dépenses importantes. La direction a compris que l'optimisation des processus permettrait de réduire les coûts.
Économiser des ressources grâce à l'expertise du bon fournisseur
La recherche d'un fournisseur de services de numérisation approprié a duré un peu plus de douze mois. Heidrun Beck, chef de projet SAP Rollout et EDI chez Murrelektronik, a participé au processus de sélection dès le début :
"Nous avons comparé quatre fournisseurs et avons finalement opté pour Unifiedpost Group. Nous avons été convaincus non seulement par l'offre, mais aussi par le fait que Unifiedpost Group était déjà actif au niveau international et avait de l'expérience. Il y avait également des références positives.
Il était également essentiel pour Murrelektronik que le fournisseur propose une solution personnalisée.
Tout d'abord, l'envoi des factures a été analysé. Il s'est avéré que le système SAP installé dans l'entreprise pouvait créer et envoyer des factures électroniques sans aucun problème. En conséquence, Unifiedpost Group a fonctionné comme un partenaire pour le traitement des données et a traité les commandes, les réponses aux commandes, les bons de livraison et les factures. Les conditions-cadres techniques et la personnalisation du système ont été définies ensemble. Afin de garantir un processus fluide, l'interface avec le client n'a dû être configurée qu'une seule fois.
La première connexion réussie avec un client a eu lieu en 2013. Depuis lors, l'entrée des commandes, les confirmations de commandes et les factures sont traitées par EDI. Au cours du processus d'intégration, Unifiedpost Group a pris en charge la quasi-totalité de la communication entre Murrelektronik et ses clients.
La connexion prend environ quatre à six semaines par client. Il est particulièrement important que les données de base soient soigneusement introduites dans le système ERP. Il s'agit de toutes les données relatives au client, ainsi que des informations sur les prix et les matériaux.
Une expérience toujours positive pour tous
Jusqu'à présent, certains clients importants ont été entièrement intégrés dans le système.
Mme Beck déclare : " À première vue, nous n'avons connecté qu'une très petite partie de nos clients au système : "À première vue, nous n'avons connecté qu'une très petite partie de nos clients au système, mais nous traitons déjà plus de 1 000 transactions par mois via Unifiedpost Group en tant que partenaire de communication. Bien entendu, l'arrivée d'un partenaire s'inscrivait également dans un contexte financier, car le potentiel d'économies est énorme. En externalisant, nous avons évité de devoir acquérir nous-mêmes l'expertise technique, ce qui permet non seulement d'économiser du personnel, mais aussi du temps et de l'argent. Nous faisons entièrement confiance à l'expertise de Unifiedpost Group."
Mme Beck estime qu'environ 30 à 40 % du travail administratif peut être économisé grâce aux nombreuses fonctions automatisées du système. Le fait de travailler avec un seul fournisseur signifie également que le système utilisé par le client n'a aucune importance, car les différents formats de données sont directement traduits dans le format approprié.
Un autre avantage considérable est la réduction drastique des erreurs dans les processus. Une intervention manuelle externe n'est nécessaire que si le client a des exigences particulières, par exemple en ce qui concerne la date de livraison ou une modification spontanée de la quantité. Si les données de base ont été soigneusement introduites dans l'ERP, les erreurs dans les processus de commande peuvent être pratiquement exclues.
Objectif : poursuivre la transition vers une numérisation complète
Mme Beck explique que Murrelektronik prévoit de raccorder trois autres clients importants d'ici la fin de l'année. L'objectif est de raccorder dix autres clients par an dans un avenir proche. Jusqu'à présent, l'effort n'a porté ses fruits que pour les gros clients, mais un passage complet au numérique n'est pas à exclure à long terme.
"Nous sommes extrêmement satisfaits jusqu'à présent. La collaboration se déroule sans problème, nous pouvons réagir rapidement aux changements spontanés et, bien sûr, les chiffres parlent d'eux-mêmes. Nous avons trouvé en Unifiedpost Group un partenaire technique qui prend en charge la communication dans le traitement des données et la gère proprement."
L'étude de cas était à l'origine en allemand, créée par crossinx, l'ancien nom d'Unifiedpost Germany - l'entité allemande de Unifiedpost Group.
