ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH, qui fait partie du groupe ASSA ABLOY, produit et distribue des solutions de sécurité mécaniques et électromécaniques pour la protection, la sécurité et la commodité dans les bâtiments privés et publics. Le groupe international emploie plus de 43 000 personnes dans plus de 40 pays.
En tant que plus grande entreprise de son secteur, ASSA ABLOY s'est toujours considérée comme un leader technologique et préfère concentrer ses investissements sur des domaines qui profitent directement au client : Des produits de haute qualité et un service exceptionnel. Les processus administratifs qui ne profitent pas directement aux clients doivent être accélérés en conséquence et maintenus à un niveau réduit.
Les processus manuels ont dominé le travail de l'équipe comptable
En Allemagne, ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH compte actuellement environ 10 000 clients, ce qui équivaut à 230 000 factures sortantes et 35 000 factures entrantes par an.
La comptabilité, le traitement et le rapprochement de ces documents sont assurés par un centre de services partagés. Auparavant, il s'agissait d'un processus de rapprochement manuel de toutes les factures et de tous les bons de commande sur papier. Ce travail manuel mobilisait les ressources, car il fallait jusqu'à quatre minutes pour traiter chaque facture.
La centralisation de la comptabilité des différents sites dans un centre de services partagés a constitué une étape vers une plus grande efficacité. Le passage de la facturation manuelle à la facturation électronique a été l'étape logique suivante avec l'introduction d'un système de commande électronique.
Un processus standard uniforme pour la facturation électronique
ASSA ABLOY s'est donc fixé pour objectif de convertir l'échange de données relatives aux commandes et aux factures en processus électroniques et de créer son propre format standard. Les clients et les fournisseurs peuvent ainsi échanger des informations sur une base uniforme.
"Lors de la recherche d'un partenaire approprié, nous nous sommes concentrés sur quatre critères ", se souvient Jürn Jakob Schultze-Berndt, responsable du Shared Service Center Accounting chez ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH. "Il était important pour nous que la solution choisie fonctionne indépendamment de SAP, qu'elle évolue en fonction des besoins de notre entreprise et qu'elle s'intègre dans le paysage informatique non homogène du groupe ASSA ABLOY. Nous recherchions également un fournisseur capable de nous guider tout au long de l'implémentation et de nous accompagner pendant le changement."
Après une analyse approfondie du marché, la décision a été prise en faveur de la solution de facturation électronique de Unifiedpost Group.
Le début de la transition
Tout d'abord, le reçu de la facture a été converti. Unifiedpost Group a également pris en charge l'intégration des 150 plus grands fournisseurs d'ASSA ABLOY.
Unifiedpost Group se souvient : "Lors de l'intégration des fournisseurs, nous avons également dû intégrer un grand nombre de petites et moyennes entreprises. En plus de la correspondance, nous avons également dû proposer un large éventail de solutions techniques pour répondre aux besoins et aux exigences de ces fournisseurs en matière d'infrastructure, qu'il s'agisse d'entreprises de production de taille moyenne ou de petites entreprises artisanales. Le fait qu'ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH utilise différents systèmes ERP sur ses sites d'Albstadt et de Berlin a constitué un autre défi. Ces systèmes fonctionnent selon des logiques différentes, que nous avons dû prendre en compte et refléter dans notre solution".
La numérisation et la conversion des tâches d'envoi des factures complètent le processus.
Dans l'étape suivante, ASSA ABLOY a décidé d'intégrer la solution de numérisation OCR de Unifiedpost Group. Les fournisseurs qui continuent à utiliser des factures papier peuvent les envoyer au centre de services partagés.
Le Service Center les envoie à Unifiedpost Group pour les scanner, où elles sont traitées en conséquence, préparées électroniquement et regroupées une fois par jour pour être envoyées à ASSA ABLOY. Il s'agit d'un aspect important en termes de standard de fichier uniforme, que la facture soit électronique ou sur papier. Unifiedpost Group convertit une grande variété de formats de factures en un format standardisé spécifié par ASSA ABLOY, que l'entreprise peut ensuite traiter sans problème.
Enfin, Unifiedpost Group a également repris l'ensemble du processus de facturation sortante pour ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH, à la fois sous forme électronique et sous forme imprimée pour les destinataires qui continuent à recevoir des documents papier.
Depuis lors, ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH a bénéficié des avantages évidents de la comptabilité électronique. Outre les gains de temps considérables, l'entreprise a accru la fiabilité du processus de facturation, qui est sécurisé par des journaux d'erreurs appropriés. Les factures qui ont été vérifiées électroniquement et qui correspondent aux documents de commande ne passent plus du tout entre les mains des employés, mais sont directement comptabilisées via un flux de travail numérique.
Élaborer activement de nouvelles solutions ensemble
Dans un avenir proche, d'autres processus seront ajoutés, tels qu'un flux de travail pour le traitement numérique des factures sans référence à un bon de commande. Dans ce cas, l'échange de documents, y compris les processus d'approbation, se fera entièrement par voie électronique via un portail correspondant.
"Notre décision d'utiliser Unifiedpost Group était tout à fait juste. L'augmentation de l'efficacité que nous avons obtenue en passant à la comptabilité électronique parle d'elle-même. Mais ce qui nous impressionne le plus, c'est la capacité de Unifiedpost Group à faire avancer activement les développements techniques", ajoute Jürn Jakob Schultze-Berndt. "Avec Unifiedpost Group comme partenaire, nous participons à ces nouveaux développements et nous pouvons être à la hauteur de notre réputation de leader du marché, qui est d'initier et de façonner les développements dans notre secteur.
L'étude de cas était à l'origine en allemand, créée par crossinx, l'ancien nom d'Unifiedpost Germany - l'entité allemande de Unifiedpost Group.
