Le groupe ABB, actif à l'échelle mondiale, est un leader dans le domaine des technologies de l'énergie et de l'automatisation. Chez ABB Allemagne, tous les services liés à la comptabilité sont fournis par ABB Business Services GmbH (BIS). Afin d'améliorer continuellement l'efficacité, la performance et la qualité, le centre de comptabilité s'appuie sur la coopération avec Unifiedpost Group pour l'expansion de leur échange de factures électroniques.
Depuis 2013, ABB en Allemagne utilise les services de facturation électronique deUnifiedpost Group. L'entreprise et ses cinq divisions commerciales reçoivent plus de 600 000 factures par an ; l'entreprise avait donc besoin d'une solution de facturation électronique (e-invoicing) capable de faire face aux quantités élevées de factures.
Le processus d'ABB avant une solution de facturation électronique
Jusqu'à l'introduction de la nouvelle solution de facturation électronique, les fournisseurs envoyaient des factures papier à ABB. Celles-ci étaient scannées et transférées dans le système ERP via des systèmes de reconnaissance de texte pour être ensuite traitées par l'équipe chargée de la comptabilité fournisseurs d'ABB. Jusqu'alors, seuls 6 % des factures étaient envoyées sous forme numérique. Un chiffre que l'équipe savait pouvoir augmenter de manière significative.
La procédure standard précédente ne semblait pas adaptée à un processus numérisé. Entre autres, les procédures standard nécessitaient un effort manuel important, ce qui entraînait des retards et limitait les possibilités d'optimisation.
ABB BIS a donc décidé d'opter pour une solution d'échange de factures électroniques afin d'améliorer son efficacité.
Objectif d'ABB : accroître l'automatisation et l'efficacité
"Notre objectif était d'augmenter le niveau d'automatisation afin de réduire les coûts et de rendre les processus plus efficaces", explique Franka Strache, chef de projet de la facturation électronique chez ABB Allemagne. "Nous voulions également améliorer la qualité des données du système de facturation électronique existant et améliorer les temps de traitement, par exemple pour augmenter le taux d'utilisation des remises.
Soutien du groupe Unifiedpost
Un soutien externe était nécessaire pour garantir la bonne réalisation des objectifs. L'entreprise a obtenu des offres de plusieurs fournisseurs de services de facturation électronique et a procédé à une comparaison des fournisseurs avec les clients existants ( Unifiedpost Group ).
"Le fait qu'un certain nombre de fournisseurs d'ABB coopéraient déjà avec le secteur local de l'entreprise a joué en faveur de Unifiedpost Group" , déclare M. Strache. "En outre, Unifiedpost Group dispose d'un vaste réseau de partenaires internationaux, ce qui nous permet de bénéficier des accords d'itinérance existants dans le cadre de l'internationalisation future de la réception électronique des factures.
Après la signature du contrat en juillet 2013, la mise en œuvre a suivi et s'est achevée en octobre 2013.
"Les fournisseurs ont d'abord été approchés par l'intermédiaire des contacts d'achat respectifs d'ABB. Nous avons ensuite fourni des conseils techniques aux différents fournisseurs. Les clients existants de Unifiedpost Group étaient déjà à bord de toute façon. Après une analyse ABC basée sur le volume de documents, la première étape a consisté à mettre en relation les fournisseurs A et ceux qui travaillaient déjà avec nous", se souvient Unifiedpost Group.
Qualité élevée des données et des factures
Comme la solution de Unifiedpost Group peut être adaptée aux besoins spécifiques du client, il est facile d'atteindre un niveau élevé de qualité des données et des factures. Il s'agit d'une condition préalable essentielle à une automatisation élevée et à des temps de traitement courts.
Il minimise également le nombre de vérifications manuelles requises en interne. Par exemple, les définitions des champs obligatoires et les fourchettes de numéros de commande peuvent être vérifiées. Une validation initiale des factures conformément au paragraphe 14 de l'UStG est effectuée par Unifiedpost Group. Si le résultat de cette validation est positif, l'enregistrement des données structurées et l'image de la facture sont transférés à l'ABB. En cas d'échec (règles de validation, champs obligatoires), la facture est renvoyée au fournisseur avec le code d'erreur correspondant. D'autres validations via des tables de correspondance, par exemple la lecture de mots-clés, complètent le processus de réception électronique des factures et contribuent à son efficacité.
Les processus automatisés garantissent des économies potentielles
"L'extension de la facturation électronique augmentera l'ensemble du processus de réception des factures et le taux d'automatisation des écritures. Cela permet à ABB d'économiser un temps précieux et donc des coûts" , souligne Jacqueline Sikora, responsable de la comptabilité fournisseurs.
En conséquence, l'utilisation des services de Unifiedpost Groupet le partenariat avec ABB ont été rentabilisés en peu de temps. De plus, le pourcentage de factures reçues par voie électronique a doublé par rapport à l'année précédente.
Forte de cette expérience positive, ABB continue de faire avancer le passage à la facturation électronique. De nouveaux partenaires commerciaux sont connectés en permanence et les premiers fournisseurs d'autres pays européens ont également été séduits par la facturation électronique avec ABB et Unifiedpost Group.
L'étude de cas était à l'origine en allemand, créée par crossinx, l'ancien nom d'Unifiedpost Germany - l'entité allemande de Unifiedpost Group.
