Korzyści płynące z elektronicznej wymiany danych (EDI) zostały już dawno docenione przez sprzedawców detalicznych, którzy uprościli swoje procesy i zwiększyli wydajność poprzez cyfryzację dokumentów łańcucha dostaw. Obecnie sklepy w sektorze DIY szybko integrują EDI ze swoimi procesami.
Pomimo oczywistych zalet, jakie daje EDI, w tym automatycznego przetwarzania zamówień i faktur z setkami wierszy (z różnymi towarami i ich atrybutami), rozwiązanie to nie jest jeszcze tak szeroko stosowane w produkcji, dystrybucji, salonach samochodowych i innych salonach samochodowych. Dlatego w tym artykule analizujemy powody, dla których sektor o największym potencjale czerpania korzyści w niewielkim stopniu korzysta z EDI.
Bardziej skomplikowany proces
Proces dostarczania towarów w handlu detalicznym jest dość prosty: zamówienie jest wysyłane, towar jest dostarczany, a sklep je otrzymuje. Zamówienia realizowane są regularnie, w równych odstępach czasu (codziennie lub co tydzień itp.). Asortyment towarów jest uzgadniany i znany z góry. Dostawa realizowana jest zazwyczaj w uzgodnionym terminie i nie przekracza tygodnia. Całość zamówienia realizowana jest w jednej przesyłce.
Jednak w sektorach produkcji i dystrybucji sprawa jest nieco bardziej skomplikowana. Zamawiamy nie towary konsumpcyjne, ale materiały, komponenty, części zamienne, które są przeznaczone do produkcji, odsprzedaży lub na potrzeby serwisu. Zamówienia składane są z wyprzedzeniem w oparciu o planowane potrzeby produkcyjne, sprzedażowe lub serwisowe. Klient zazwyczaj chce wiedzieć, kiedy i jaki towar zostanie dostarczony lub czy zostanie odebrana cała ilość. W przypadku braku wystarczającej ilości towarów wymagane są rozwiązania alternatywne. Zmiany w zamówieniu można również wprowadzać, a nawet wielokrotnie.
Wszystkie te informacje muszą być udokumentowane i przekazane, a procedura zmian musi być zapewniona. Zamówienie towaru może być dostarczone nie raz, ale kilka razy. Dostarczone towary muszą być powiązane z zamówieniami i śledzone w systemie, aby sprawdzić, czy zostały w pełni zrealizowane. Fakturę za towar można również otrzymać później, konsolidując wiele wysyłek. Wszystko to stwarza wiele wyzwań technicznych. Na przykład nie każdy dostawca może przekazać numer zamówienia na fakturze lub czas dostawy dla każdego towaru z osobna, a wdrożenie dodatkowych pól w systemie ERP może być bardzo kosztowne.
Bardziej złożone zarządzanie danymi
W handlu detalicznym używanych jest kilka atrybutów produktu - kod, kod kreskowy, ilość, jednostka, opakowanie itp., ale w produkcji i dystrybucji, numer partii, data produkcji, kraj pochodzenia, waga, wymiary i inne specyficzne informacje również mają znaczenie. Dokument może zawierać kilka wierszy z tym samym produktem, ale na przykład z różnymi numerami partii. Ponadto towary są czasami produkowane na specjalne zamówienie, a ich kod może nie być znany odbiorcy dokumentu i może nie być rozpoznawany przez jego system. Nie wszyscy dostawcy mogą wypełnić wszystkie wymagane pola w dokumentach i należy przewidzieć scenariusze, co zostanie zrobione w takim przypadku.
Stare standardy i autorskie systemy
Większość sektorów produkcji i dystrybucji współpracuje z dużymi zagranicznymi dostawcami, którzy od kilkudziesięciu lat korzystają z EDI z przestarzałymi formatami dokumentów, kanałami i protokołami (Edifact, AS2, X.400). Oznacza to, że transfer danych jest technicznie bardziej złożony niż przy użyciu nowoczesnych formatów (np XML) i kanałów (np. SFTP).
Niektórzy dostawcy wolą, aby klienci zamawiali towary za pośrednictwem ich sklepów internetowych. Jednak kupujący mają zwykle dziesiątki dostawców, a łączenie się z różnymi portalami nie wydaje się już atrakcyjne. Zajmuje to więcej czasu niż składanie zamówień w systemie ERP.
Skomplikowane zaangażowanie dostawców
Z wyżej wymienionych powodów dostawcy często nie chcą lub nie są w stanie wykonać połączenia EDI - jest to albo zbyt skomplikowane technicznie, drogie, albo uważają, że ich portale zakupowe spełniają potrzeby.
Duży nabywca w handlu detalicznym z łatwością przekonuje swojego dostawcę do skorzystania z EDI (klauzula o EDI jest zawarta w umowie dostawy), ponieważ może wybierać towary od kilku dostawców. Niestety, sytuacja z wyżej wymienionymi sektorami jest nieco inna. W większości przypadków ich dostawcami są duże firmy zagraniczne, a wybór alternatywnych dostawców jest niewielki. Tymczasem dostawcy nie zawsze są skłonni do zmiany lub ulepszenia swoich systemów dla jednego konkretnego klienta.
W handlu detalicznym alternatywą dla zintegrowanego rozwiązania EDI jest skorzystanie z portalu EDI, ale przekonanie do tego dużego dostawcy jest praktycznie niemożliwe.
Pomimo wszystkich wymienionych wyzwań, zawsze można znaleźć rozwiązania. Niektórzy dostawcy mają własnych operatorów EDI i istnieje możliwość negocjacji z nimi. Inne alternatywy obejmują wysyłanie plików pocztą elektroniczną oraz konwersję lub digitalizację dokumentów.
Unifiedpost Group zgromadziła duże doświadczenie w tej dziedzinie, oferuje niestandardowe rozwiązania i chętnie podzieli się tymi informacjami podczas bezpłatnego webinarium, które odbędzie się 8 listopada 2023 r. o godz. 11:00.
Jeśli jesteś nabywcą towarów z tego sektora, z wieloma partnerami za granicą i na Litwie i chcesz obniżyć koszty procesu dostaw - czekamy na Twój udział!
