De voordelen van Electronic Data Interchange (EDI) worden al lang erkend door detailhandelaren, die hun processen hebben vereenvoudigd en de efficiëntie hebben verhoogd door hun toeleveringsdocumenten te digitaliseren. Op dit moment integreren winkels in de doe-het-zelfsector EDI in hoog tempo in hun processen.
Ondanks de duidelijke voordelen die EDI biedt, waaronder de automatische verwerking van orders en facturen met honderden regels (met verschillende goederen en hun attributen), wordt deze oplossing nog niet zo veel gebruikt in de productie- en distributiesector en bij auto- en andere autodealers. Daarom onderzoeken we in dit artikel de redenen waarom de sector met het grootste potentieel om te profiteren nog maar weinig gebruik maakt van EDI.
Eeningewikkelder proces
De levering van goederen is vrij eenvoudig in de detailhandel: er wordt een bestelling verstuurd, de goederen worden geleverd en de winkel ontvangt ze. Bestellingen worden regelmatig gedaan, met gelijke tussenpozen (dagelijks of wekelijks, enz.). Het assortiment goederen is van tevoren afgesproken en bekend. De levering vindt meestal plaats op de afgesproken datum en duurt niet langer dan een week. De hele bestelling wordt in één zending uitgevoerd.
In de productie- en distributiesector liggen de zaken echter iets gecompliceerder. We bestellen geen consumptiegoederen, maar materialen, onderdelen, reserveonderdelen die bedoeld zijn voor productie, wederverkoop of servicebehoeften. Bestellingen worden vooraf geplaatst op basis van geplande productie-, verkoop- of servicebehoeften. De klant wil meestal weten wanneer en wat voor soort goederen geleverd zullen worden, of de hele hoeveelheid ontvangen zal worden. Als er niet voldoende goederen zijn, worden alternatieven gevraagd. Er kunnen ook wijzigingen in de bestelling worden aangebracht, en zelfs meerdere keren.
Al deze informatie moet worden gedocumenteerd en doorgegeven, en de procedure voor wijzigingen moet worden verstrekt. De bestelling van goederen kan niet één keer, maar meerdere keren worden geleverd. Aangekomen goederen moeten worden gekoppeld aan orders en in het systeem worden gevolgd om te zien of ze volledig zijn uitgevoerd. De factuur voor de goederen kan ook later worden ontvangen door meerdere zendingen te consolideren. Dit alles zorgt voor veel technische uitdagingen. Niet elke leverancier kan bijvoorbeeld het ordernummer op de factuur of de levertijd voor elk artikel afzonderlijk doorgeven, en de implementatie van extra velden in het ERP-systeem kan erg duur zijn.
Complexer gegevensbeheer
In de detailhandel worden weinig productattributen gebruikt - code, barcode, hoeveelheid, eenheid, verpakking, etc., maar in de productie en distributie dragen lotnummer, productiedatum, land van herkomst, gewicht, afmetingen en andere specifieke informatie ook bij. Een document kan meerdere regels met hetzelfde product bevatten, maar bijvoorbeeld met verschillende batchnummers. Bovendien worden goederen soms op speciale bestelling gemaakt en is de code ervan mogelijk niet bekend bij de ontvanger van het document en wordt deze mogelijk niet herkend door zijn systeem. Niet alle leveranciers kunnen alle verplichte velden in de documenten invullen, en er moeten scenario's worden voorzien wat er in dit geval zal gebeuren.
Oude standaarden en bedrijfseigen systemen
De meeste productie- en distributiesectoren werken samen met grote buitenlandse leveranciers die al tientallen jaren EDI gebruiken met verouderde documentformaten, kanalen en protocollen (Edifact, AS2, X.400). Dit betekent dat gegevensoverdracht technisch complexer is dan wanneer moderne formaten (bijv. XML) en kanalen (bijv. SFTP) worden gebruikt.
Sommige leveranciers geven er de voorkeur aan dat klanten goederen bestellen via hun online winkels. Maar inkopers hebben meestal tientallen leveranciers en verbinding maken met verschillende portals lijkt niet langer aantrekkelijk. Het kost meer tijd dan bestellingen plaatsen in je ERP-systeem.
Gecompliceerde samenwerking met leveranciers
Om bovenstaande redenen zijn leveranciers vaak niet bereid of in staat om een EDI-verbinding te maken - het is technisch te ingewikkeld, duur of ze denken dat hun inkoopportalen aan de behoeften voldoen.
Een grote inkoper in de detailhandel overtuigt zijn leverancier gemakkelijk om EDI te gebruiken (de clausule over EDI is opgenomen in het leveringscontract), omdat hij goederen van verschillende leveranciers kan kiezen. Helaas is de situatie in de bovengenoemde sectoren enigszins anders. Hun leveranciers zijn meestal grote buitenlandse bedrijven en er is niet veel keuze uit alternatieve leveranciers. Ondertussen zijn leveranciers niet altijd bereid om hun systemen te veranderen of te verbeteren voor één bepaalde klant.
In de detailhandel is een alternatief voor een geïntegreerde EDI-oplossing het gebruik van een EDI-portaal, maar het is praktisch onmogelijk om een grote leverancier hiervan te overtuigen.
Ondanks alle genoemde uitdagingen zijn er altijd oplossingen te vinden. Sommige leveranciers hebben hun eigen EDI-operators en er is een mogelijkheid om met hen te onderhandelen. Andere alternatieven zijn het verzenden van bestanden via e-mail en het converteren of digitaliseren van documenten.
Unifiedpost Group heeft veel ervaring opgedaan op dit gebied, biedt niet-standaard oplossingen en deelt deze informatie graag in een gratis webinar op 8 november 2023 om 11:00 uur.
Als u een inkoper bent van goederen in deze sector, met veel partners in het buitenland en in Litouwen, en u wilt de kosten van het leveringsproces verlagen - we kijken uit naar uw deelname!
